Contrôle des documents: des principes à la pratique

Le "contrôle des documents" décrit l'ensemble des procédures et des protocoles qui garantissent la production, l'évaluation, la distribution et la destruction systématiques des documents d'une organisation. Ce cours explique comment mettre en œuvre des stratégies de gestion de documents. Nous avons mis en place les avantages du logiciel de contrôle des documents, y compris leur capacité à épargner du temps aux employés lorsqu'ils utilisent des fichiers numériques plutôt que des rumeurs pour des documents réels dans un classeur. Le cours décrit ensuite les six phases du cycle de vie d'un document. Chaque étape introduit des pratiques de gestion de données uniques qui définissent les droits sous-jacents et la gestion des rôles.

Le cours explore les stratégies et les outils de contrôle des documents utilisés pour mettre en œuvre une bonne gouvernance de contrôle des documents, en commençant par le registre de documents maître (MDR) et la matrice de distribution de documents (DDM). Nous expliquons ensuite comment les documents sont numérotés et nous discutons de la façon de concevoir le meilleur système de calcul. Nous étudions différents modèles et des guides de style et de contenu pour une gamme de documents.

Le cours traite des questions de contrôle des documents qui peuvent impliquer les trois piliers: les personnes, le processus et la technologie (PPT). Nous démontrons comment les fonctions de contrôle de la qualité sont un mécanisme de rétroaction. Nous nous plongeons dans le rôle du contrôle des documents dans la gestion de projet. Nous comparons le rôle des entrepreneurs d'ingénierie, d'approvisionnement et de construction (EPC) dans les projets. Enfin, le cours porte sur les procédures d'examen et d'approbation des documents. Les protocoles de contrôle de documents sont importants pour les organisations, car ils gardent l'information sûre, fluide et accessible pour s'inscrire à ce cours afin d'apprendre à gérer les documents de façon professionnelle et à ajouter une nouvelle compétence précieuse à votre portefeuille.