« contrôle des documents » décrit l'ensemble de procédures et de protocoles qui garantissent que les documents d'une organisation sont produits, évalués, distribués et détruits systématiquement. Ce cours explique comment mettre en œuvre des stratégies de gestion de documents. Nous présentons les avantages des logiciels de contrôle des documents, notamment leur capacité à faire gagner du temps aux employés car ils utilisent des fichiers numériques au lieu de chercher de vrais papiers dans un classeur. Le cours décrit ensuite les six phases du cycle de vie d'un document. Chaque étape introduit des pratiques de gestion des données uniques qui définissent la gestion des droits et des rôles sous-jacents.

Le cours explore les stratégies et les outils de contrôle des documents utilisés pour mettre en œuvre une bonne gouvernance du contrôle des documents, en commençant par le registre des documents maîtres (MDR) et la matrice de distribution des documents (DDM). Nous expliquons ensuite comment les documents sont numérotés et comment concevoir le meilleur système de numérotation possible. Nous étudions différents modèles et des guides de style et de contenu prêts à l'emploi pour une gamme de documents.

Le cours aborde les problèmes de contrôle des documents qui peuvent impliquer les trois piliers : les personnes, les processus et la technologie (PPT). Nous démontrons comment le contrôle qualité fonctionne en tant que mécanisme de feedback. Nous étudions le rôle du contrôle des documents dans la gestion de projet. Nous comparons le rôle des entrepreneurs en ingénierie, approvisionnement et construction (EPC) dans les projets. Enfin, le cours couvre les procédures de révision et d'approbation des documents. Les protocoles de contrôle des documents sont importants pour les organisations car ils garantissent la sécurité, la circulation et l'accessibilité des informations. Inscrivez-vous à ce cours pour apprendre à gérer les documents de manière professionnelle et ajouter une nouvelle compétence précieuse à votre portefeuille.