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Projetando Alta Qualidade e Documentos Atraentes

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A Produção e Preparação de Documentos e Tecnologia Assistiva

Esta unidade está preocupada em produzir documentos de alta qualidade, exploração do tipo de documentos que você encontrará, alguns dos processos com os quais você pode estar envolvido ao desenvolver papelada, e a tecnologia que pode te apoiar para concluir essas tarefas profissionalmente.

Ao completar esta seção, o aluno aprenderá: Entenda o propósito de produzir documentos de alta qualidade e atrativos em um ambiente de negócios Conhecer os recursos e a tecnologia disponíveis e como utilizá-los ao produzir documentos em um ambiente de negócios Entenda o propósito de seguir procedimentos ao elaborar documentos em um ambiente de negócios Seja capaz de elaborar documentos para especificações acordadas Entenda o propósito de se preparar e avaliar uma apresentação Seja capaz de desenvolver uma apresentação Desenvolver um entendimento básico Microsoft Word e as razões / benefícios de usá-lo Desenvolver um entendimento básico Microsoft PowerPoint e as razões / benefícios de usá-lo Desenvolver um entender básico o Microsoft Excel e as razões / benefícios do uso dele Desenvolver um entender básico o Microsoft Outlook e as razões / benefícios de utilizá-lo
Esta seção consistirá de exercícios de reflexão e atividades. Haverá uma exigência de preparação e entrega de uma apresentação fora deste Módulo, que não será avaliado oficialmente, mas permitirá praticar e avaliar suas técnicas de apresentação. Aconselhá-se que você obtenha alguma experiência prática de uso do Microsoft Office, já que as ferramentas são usadas em uma base generalizada dentro do mundo dos negócios. Este módulo levará cerca de 7 horas para ser concluído.

Documentos-Entender o propósito e o valor de projetar e produzir documentos de alta qualidade e atrativos

Nessa atual era de negócios, a maioria das organizações espera um nível básico de qualidade de produção, se os documentos são produzidos para reuniões, para clientes, ou para uso com organizações externas. Os diferentes tipos de documentos que podem ser projetados e produzidos poderiam ser: Letras-a maioria das organizações tem seu próprio modelo de letra padrão mas pode haver instâncias em que você terá que alterar a letra ou alterar o estilo para encaixar o público (por exemplo, alterar a fonte, adicionar imagens para ilustrar produtos, ou tamanho da fonte para aqueles com dislexia).
Agendas-Você pode não precisar de uma agenda em todas as reuniões da equipe, mas quando você faz é importante que seja clara e fácil de ler. Também é uma boa ideia deixar espaço para qualquer nota que as pessoas possam querer fazer durante a reunião. A seção de reunião mais cedo no módulo já cobriu isso em mais detalhes.
Memos-A maioria das empresas tem um gabarito padrão para um memorando que será simples, próprio para fins e geralmente conterá o logotipo da empresa e tagline.
Cartões De Visita-Os cartões de visita em uma organização podem diferir já que pode haver razões diferentes para produzir o cartão. As pessoas de vendas podem incluir incentivos de vendas ou confirmações de nomeação na parte de trás do cartão, enquanto o CEO pode não incluir o seu número de telemóvel pessoal, podendo adiar para o seu número de PA. Em todos os casos, os cartões de visita precisam ser feitos de uma qualidade, cartão grosso, com acabamento matt ou gloss, ou ser feito de plástico.
Minutos-como já coberto.
Relatórios e Planilhas-usando Word e Excel que serão cobertos em breve.
Apresentações-usando o PowerPoint ou outras ferramentas, ou handouts para dar o fora após a apresentação.
Newsletters-atualizando clientes e clientes em potencial com notícias e ofertas atuais.
Os documentos legais precisarão parecer profissionais e conter a terminologia correta e as cláusulas legais. Isso precisará ser minuciosamente verificado após a digitação para garantir que não haja erros contratuais ou erros de digitação.
Price-lists / Catalogues-necessidade de apresentar produtos e o design / produção pode ser terceirizado para uma agência especializada para coordenar e imprimir. A empresa ainda pode produzir novos preciosistas para promover ofertas que podem ser enviadas aos clientes; podem ser captados no-site, ou ser enviados por e-mail.
Formatos diferentes em que o texto pode ser apresentado podem ser Rich Text Format (.rtf), Plain Text (.txt) e Microsoft word (.doc &.docx). Outro formato que pode ser usado para apresentar texto é um PDF. Os arquivos PDF geralmente são usados para documentos acabados e não podem ser editados ou alterados. Alguns documentos em PDF no entanto, possuem campos para entrada de dados em determinados campos. Estes serão cobertos mais adiante nesta seção ao explorar o Microsoft Office como uma suíte de ferramentas.
Produzindo Documentos para Especificações acordadas Se esses documentos forem utilizados regularmente pela organização, o departamento funcional, por exemplo, RH, Marketing, Operações ou Vendas, pode optar por criar um modelo para que os funcionários usem e mantenham em uma unidade compartilhada, para que qualquer funcionário possa ter acesso rápido e fácil. Isso também significa que os documentos terão o mesmo formato e ser profissional e manter a alta qualidade e os padrões.
Concordar com a finalidade, o conteúdo, o layout, o estilo, os padrões de qualidade e prazos para o design e a produção de documentos garante que a marca ou imagem da empresa seja retratada de forma consistente. Ele também garante que o documento inclua as informações corretas e atenda aos padrões organizacionais, de conformidade ou de regulamentação.
Os recursos e a tecnologia disponíveis e como utilizá-los ao produzir documentos em um ambiente de negócios Muitas organizações são kemitidas com o hardware e o software para ajudar os funcionários a projetar e produzir documentos de alta qualidade e atrativos. Ferramentas usualmente utilizadas são: Photocopier de alta qualidade / impressora software de alta qualidade software ou apps Desktop Computers / Laptops Papel de qualidade para impressão ou acetatos para apresentações Ring Binding ou Heat-máquinas de ligação-para ligar relatórios profissionais ou documentos Guillotines-para criação de papéis de medida-medida
Quando os documentos são bem apresentados, os clientes e outras partes interessadas, como acionistas, investidores, funcionários e parceiros externos, sentem que é mais fácil ler através ou olhar sobre o fim. Se a qualidade é pobre, então isso refletirá sobre a sua imagem e reputação da empresa.
Os diferentes tipos de tecnologia disponíveis para incolocar, formatação e edição de texto são: Computador (com monitor & teclado ou um laptop) Printer, scanner Computer software-Adobe Photoshop (software de edição de imagens) /InDesign (desktop publishing software), Microsoft Word ou Works, Microsoft Publisher (parte do Office e é outro pacote de design para newsletters, certificados e brochuras) Computadores são a forma mais rápida de incolocar, formatação e edição de texto ao utilizar o software correto para o que você precisa. A palavra Microsoft é geralmente o software mais usado já que é compatível com a maioria dos computadores. A palavra Microsoft tem uma variedade de construídas em recursos que permitem níveis mais altos de edição, e formatação. É possível alterar e editar fontes, tamanhos, layouts, templates e cores. Isso será explorado mais adiante no Módulo. Outra forma de inserir texto é através de um scanner através de um JPEG ou PDF. Usando um software de reconhecimento de caracteres, é possível converter documentos digitalizados em documentos de palavras e fazer alterações conforme necessário. Para isso, no entanto, o sistema que você está operando e o próprio documento precisam ser de alta qualidade para o software ler o documento digitalizado.
Entenda a finalidade de seguir procedimentos ao produzir documentos em um ambiente de negócios

É importante concordar com a finalidade, o conteúdo, o estilo e os prazos para a concepção e produção de documentos para que todos sejam claros sobre o que se espera e o resultado do documento esteja apto para o propósito. Concordando com a finalidade, o conteúdo, o estilo e o prazo garantirá que as informações cheguem ao público pretendido da melhor forma possível adequada a eles. Você também pode economizar tempo se você tiver uma ideia clara do que é esperado de você e você evitará qualquer desentendimento.
Essas são as principais maneiras pelas quais você pode pesquisar conteúdo necessário para documentos: arquivos de empresas ou manuais From Colleagues Internet (web mundial-que qualquer pessoa pode acessar) /Intranet (a versão da empresa interna para uso do funcionário) Relatórios organizacionais ou sites de Revisão de dados que comentam sobre sua organização Você pode organizar o conteúdo e a pesquisa para documentos colando informações semelhantes em pastas claras antes de começar a colocar tudo junto com títulos claros para que você saiba onde encontrar informações quando precisar.
Você também deve certificar-se de que você sabe o propósito do documento para que você tenha certeza de que o estilo do documento é apropriado (por exemplo, formal / não formal, público-alvo). Ao saber estes você pode criar um rascunho bruto e a partir daí você pode mostrar o originador do documento para ter certeza de que você está cobrindo todas as áreas acordadas e ele está apto para propósito.
Uma maneira simples de integrar e estabelecer texto e não texto é usar um processador de palavras como o Microsoft Office Word. O Microsoft Word possibilita a entrada de textos e imagens como gráficos, clip art e outras imagens. Você pode 'agrupar' texto em torno das imagens tornando o layout do documento fácil de ler. Você também pode alterar o layout da página adicionando colunas ou usando um construído em template. Outras publicações do Microsoft Office, como Excel, PowerPoint e Publisher também possuem recursos semelhantes para integrar e expor texto e não texto.
O objetivo da verificação de documentos acabados para precisão é garantir que o que você escreveu é compreensível para o público. E também dá uma imagem positiva da organização que é importante para as vendas e para o crescimento. Uma empresa que envia informações com erros ortográficos será evitada, ou zombada, e pressupostos serão feitos sobre o nível de qualidade na entrega de seus bens e serviços. Todos os documentos devem ser precisos em termos de ortografia, gramática e pontuação você evitará mal-entendidos se uma palavra for espelha errada ou pontuação incorreta for usada.
As maneiras que você pode conferir documentos acabados para exatidão são: Spell & Grammar check
Proofleitura
Pedir um colega à prova de leitura garantindo que os fatos que você incluiu estão corretos os documentos de Storing seguros e de forma segura possibilitará a surtibilidade de que informações sensíveis não serão divulgadas a pessoas não autorizadas. Armazenar documentos em segurança cumpre com a lei de proteção de dados e assegura que informações não são divulgadas a terceiros que não receberam permissão. Maneiras que você pode armazenar com segurança documentos são: armários de Filme Lockable (para cópias rígidas de arquivos) Documentos de arquivamento Digitalmente em um computador (protegido com senhas) Cópia de backup de arquivos digitais (back up deve ser realizada regularmente no caso de haver perdas ou cortes de energia quando os documentos forem abertos.)