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Planejamento e Organizar Reuniões

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O aprendiz irá: Entenda os arranjos e ações necessárias para o planejamento e organização das reuniões Seja capaz de se preparar para uma reunião Como acompanhar uma reunião

Geralmente, as reuniões movimentam ações de grupo para frente. Chamamos isso de foco de tarefa. Para isso, os participantes fazem duas coisas em reuniões: Eles apresentam informações para os outros.
Eles colaboram-revisam, avaliam, discutem, problematiam-resolvem, decidem-uns com os outros. Esse é um comportamento apropriado e positivo para exibir.

As pessoas também se encontram por razões sociais: A necessidade de pertencer e a rede
A necessidade de alcançar e fazer um impacto.
Um desejo de comunicar, construir e compartilhar uma realidade comum.

No planejamento de uma reunião, lembre-se de que para a tarefa precisa ser atendida, as necessidades sociais devem ser atendidas e para que as necessidades sociais sejam atendidas, as necessidades de tarefa devem ser atendidas. O conteúdo da reunião abordará as necessidades da tarefa enquanto o processo de reunião atende às necessidades sociais. E, fique tranquilo, prestar atenção no processo garante que tarefas sejam feitas!

Processo de Reunião

Fique claro sobre o objetivo da reunião. Por que isso é importante? Se os participantes não podem articular o propósito claro de uma reunião, eles vão compor o próprio. Se isso acontecer, seu encontro vai vagar em tantas direções quanto houver participantes.
Criar uma agenda sólida. Uma agenda é um esboço de coisas a serem discutidas no encontro, juntamente com um orçamento de tempo para cada item. Para criar a sua agenda, primeiro olhar para o objetivo de encontro, já que sua agenda é um caminho para alcançá-lo. Então olhe para os participantes já que eles também terão ideias sobre o que é importante. Há duas dicas importantes sobre a agenda: Priorizar itens de agenda em termos de importância para a maioria dos participantes.
Atribua quantidades realistas de tempo a cada item da agenda.

Prepare-se com antecedência. Aprovetem o tempo para se preparar para a reunião. Isso pode levar apenas alguns minutos para coletar seus pensamentos e jovê-los para baixo ou pode levar horas para uma apresentação formal. Mas a preparação avançada permitirá que a reunião avance tranquilamente, eliminando o tempo desperdiçado e a impressão de que a reunião foi improdutiva.

Quem vai participar? Em uma equipe de projeto ou força-tarefa de pequeno porte, será fácil determinar quem deve participar de reuniões. Essas perguntas fornecem um filtro útil para a escolha dos participantes: De quem é a entrada que precisamos?
Quem é necessário para tomar uma decisão?
De quem é a compra-em-que precisamos avançar?
Responda a essas perguntas e você saberá quem precisa estar lá. Fazer isso pode também eliminar muitos desperdícios-do tempo dos colegas e discussões desnecessárias.
Alguns acordos úteis incluem: Início e término de reuniões a tempo.
Segure uma conversa de cada vez.
Honra diferentes pontos de vista Não interrompa.
Fale abertamente e honestamente.



Uma estrutura simples, mas útil para uma reunião é: WASP Welcome, Say, Ask, Part

A melhor maneira de criar comprometimento e participação em reuniões é ser claro sobre por que você vai se encontrar. Envolva o maior número possível de participantes possíveis no planejamento do conteúdo ou do processo da reunião.
Antes da reunião certifique-se de considerar o seguinte: Advance agenda Particicalças
Horário e local Preparação de materiais Lista de equipamentos de áudio / visual disponíveis para apresentadores Solicitações para quaisquer necessidades especiais

Após a Reunião e Ações de Acompanhamento Capturar e informar resultados fundamentais da reunião são fundamentais para as atividades de acompanhamento. No mínimo, certifique-se de capturar esses itens em suas notas de reunião: Decisões
Itens de ação Abrir questões Uma vez que a reunião tenha concluído, providencie para que as notas do gravador sejam postadas ou distribuídas para todos os participantes. A comunicação pós-reunião fornece forma e encerramento tanto para as contribuições dos participantes quanto para suas necessidades sociais. Uma falta de clareza nas notas de reunião pode arrastar os negócios inacabados para a vanguarda do seu próximo encontro e desacelerar desnecessariamente o progresso do grupo em direção aos seus objetivos de longo alcance. Se registrados forem enviados como um checklist em execução, todas as pessoas relevantes podem ver e / ou acessar isso. Isso ajudará na preparação da agenda do próximo encontro, incluindo o fornecimento de um resumo de eventos na próxima reunião. E o mais importante, garante que as coisas estão sendo feitas e que todos estão cientes do que eles são responsáveis.
Todos os documentos de reunião incluindo a agenda, os minutos e os documentos de apoio devem ser mantidos juntos e arquivados.
Esses registros podem ser conferidos quando surgirem questões sobre decisões ou ações passadas. É desencorajador a comissão ou membros do grupo a repor discussões prévios ou decisões por causa da má manutenção dos registros.
Tendendo para ambos os aspectos de conteúdo e de processo de suas reuniões irá percorrer um longo caminho em direção a torná-los mais eficazes e produtivos.

Exercício Prático:

Usando as informações acima, identifique uma reunião que você possa ir com e veja quais funções você observa durante a reunião ou discussão. Use reuniões fora do trabalho se você não tiver exemplos baseados em trabalho.

Quais funções você poderia identificar?


Que comportamentos cada uma dessas funções exibia?


Parte Dois:

Use o WASP para se preparar para uma reunião:

Bem-vindo: Como você cumprirá a pessoa?

Pergunta: Que informações você precisa? O que eles vão pedir em troca?

Diga: Discute as necessidades conjuntas e concorde com quaisquer ações, prazos e responsabilidades

Parte: Fim a reunião e discuta se há necessidade de reservar um acompanhamento por telefone ou cara-a-cara. Quem vai assumir a responsabilidade por quais ações?

W-

A-

S-

P-