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Viagens de Negócios ou Alojamento

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A maioria das organizações tem uma política de viagens e despesas de negócios. As organizações maiores têm mesmo uma secção de viagens de negócio interna para organizar as viagens se lhes for atribuído um itinerário e um centro de custos (a fim de cobrar os custos) com a autorização de gestor relevante. Além disso, a maioria das organizações tem pelo menos um fornecedor preferencial para usar para os hotéis. Para as organizações menores, no entanto, o papel de reserva de viagens e acomodação cai para um administrador de negócios.

Nesta seção, o aluno explorará as viagens de negócios e como obter informações para poder organizar as viagens, mantendo-se ao mesmo tempo um orçamento. O aluno aprenderá: Entenda o propósito de confirmar um breve e orçamento para viagens de negócios ou alojamento Conhecer as fontes de informação e instalações disponíveis para fazer viagens de negócios ou convênios de alojamento poderão apoiar a organização com viagens de negócios ou convênios de alojamento
É importante que as empresas melhorem o valor do dinheiro gasto em viagens e uma política de viagens seja a pedra angular sobre a qual a boa contratação pode atingir esse objetivo. Foi dito que uma política bem documentada, bem implementada, bem monitorada, pode reduzir os custos de viagem em pelo menos 10% e em até 30%.
Outros pontos: Comunicar a política a todos os funcionários: Certifique-se de que sua empresa de gestão de viagens constrói a política em sua ferramenta de auto-booking.
Coloque na sua empresa Intranet e tenha certeza que é fácil de encontrar.
Envie e-mail para todos cada vez que for atualizado.

Conteúdo de Política de Viagem Com uma política há diretrizes rígidas a seguir. Exemplos podem ser: Cap sobre o preço por noite para um quarto de hotel As viagens de trem de classe Segunda classe em vez de voos de classe de primeira classe Economy, em vez de negócios ou de primeira classe Empresas de milhagem de despesas Hire carros captados para o nível de economia nível médio de custo de custo-cap em uma refeição noturna ou custos de café da manhã em uma estadia de madrugada Os negócios podem ser reservados através de uma agência especializada, que usará seu modelo de negócio para entregar hotéis ou viagens dentro de uma faixa de preço. É assim que poderia funcionar, e este é conhecido como o "modelo opaco". A empresa coloca em frente um preço captado para a agência, e depois a agência procura os preços fornecidos pelos varejistas. A agência tentará obter a menor oferta por parte dos varejistas, para que eles possam fazer uma margem de lucro decente, e repassar o preço com seus custos para a empresa solicitando as viagens. Lembre-se que as taxas de hotéis negociadas (quando usadas por conta própria) podem não entregar o melhor valor quando se lança sites como booking.com e laterooms.com na mistura. Assim, enquanto as taxas negociadas são importantes, em vez de reservar a elas o tempo todo, só as use quando elas entregarão o melhor valor. Aqui está um exemplo de página de reserva de hotel:



Processos

Se reserva para o seu gestor, ou a si mesmo, verifique se as viagens e despesas são razoáveis e necessárias para a condução dos negócios da Companhia e se cumpre com as disposições da Política de Viagens. A maioria das políticas tem uma ressalva, que afirma, que é essencial que você considere as opções de vídeo / teleconferenciamento como um meio de reduzir custos e emissões de carbono.

Um formulário de reserva deve conter informações suficientes para habilitar a agência a reservar viagens e / ou alojamento de acordo com as suas necessidades (sujeito aos limites impostos pela política. Por favor, certifique-se de que o nome do passageiro está exatamente como este aparece em seu passaporte ou ID usado para viagens. Se as informações erradas são fornecidas, então podem ser incorridos os encargos de cancelamento. Uma vez concluído, obtenha-o checado pelo viajante com uma assinatura para confirmar isso está certo. Em seguida, você pode ir em frente e organizar a viagem, ou passá-la para a empresa de gestão de viagens. Aqui está um exemplo básico: SOLICITAÇÃO DE AVANÇO DE VIAGENS DE NEGÓCIOS


ID do Funcionador:

Nome completo:

Título:

Centro De Custo Dept.:

Destino:

Partida:

Retorno:

Finalidade:

Total Dias:

Tipo de Expense Descrição
Orçamento
Solicitação
Qtb
Unidades
Total
Passagem aérea

Trem

Hotel
Contratação De Carro



Requisitos de visto



Subsistência: refeições / bebidas

Custos de transporte local


Outro: Por favor, especifique



Total:

Notas:

Confirme que vou cumprir as diretrizes da política de viagens e todas as despesas a receber reclamadas são genuínas: Assinatura de Funcionário: Data:



Assinatura do Supervisor: Data:



Certidão-se de cópias duplicadas de itinerários, bilhetes, recibos, mapas, cartas de convite, apólices de seguro de viagem, recibos de moeda, e-mails de colegas para você e / ou seu gerente, e de você e / ou seu gerente para todos os envolvidos na viagem em qualquer nível. Se o seu itinerário cuidadosamente planejado foi extraviado, você também precisará de um nome de alguém, qualquer um, que possa ajudá-lo ou colocá-lo em contato com alguém que pode vir para o resgate.
Os Provedores de serviços de câmbio de Moeda Estrangeira podem enfrentar o primeiro e mais simples aspecto do pagamento no exterior-melhores taxas de câmbio do que as oferecidas pelos bancos, e taxas substancialmente reduzidas. Os clientes regulares também podem ser apoiados com um gerente de conta dedicado, gerenciamento de custos e ferramentas de rastreamento, relatórios e análises customizadas.
Se você está envolvido na obtenção de moeda para um viajante, verifique para ver quais são os seus estados de política de viagem primeiro. Pode haver um ponto de contato dedicado para conversar. Um provedor de serviços também pode auxiliar com uma variedade de opções para reduzir a exposição às flutuações das taxas de câmbio, permitindo economia de custos e mais certeza em torno do planejamento financeiro. Alguns países têm limites quanto ao quanto dinheiro pode ser transportado, por isso também pode valer a pena na obtenção de um cartão de crédito de empresa autorizado para cobrir emergências. Notas menores para táxis e transporte público são melhores do que grandes notas.

Você também precisará fazer valer a requisição de recibos. As regras de casa da HMRC para reivindicar despesas de negócios-que elas devem ser "integral e exclusivamente" para fins de negócios-aplicam-se onde quer que você esteja no mundo. A exigência de manter a prova de compra também é mundial. Se uma fatura, fatura ou recibo tem gastos para benefício pessoal sobre ele, você não pode reivindicar de volta.
As taxas de subsistência podem ser visualizadas no site da HMRC. Aqui está um link: https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/359797/2014_Worldwide_subsistence_rates.pdf


Dicas para Viagem

Os requisitos de visto precisam ser investigados assim que o destino da viagem for conhecido-algumas embaixadas estrangeiras têm regulamentos muito datados e requisitos para viagens. Como exemplo, ao solicitar um visto para visitar a Índia, o tamanho da fotografia deve ser de 5cm x 5cm-que não é o tamanho que as cabines de fotos do Reino Unido proporcionam, mas as lojas de fotos podem redimensionar para você. A Índia também exige que os candidatos listem todos os países visitados nos últimos 10 anos, e se outros selos forem descobertos em um passaporte o pedido pode ser rejeitado. A Índia também exige que todos os candidatos incluam quaisquer nomes médios no formulário de candidatura, caso os tenham.
Verifique também se o viajante conseguiu todas as inoculações certas para o seu destino e que elas estão atuando. Os boosters podem ser necessários para o tétano, etc., portanto, esses pontos devem ser incluídos em um checklist.
Há muitos traje privados no Reino Unido trabalhando com empresas ou Empresas de Gestão de Viagens (TMCs) para adquirir vistos-e eles também podem lidar com aplicativos de passaporte. O maior, e também um player global, é o CIBT, enquanto o VisaSwift é um dos maiores jogadores caseiros. Isso se tornou um negócio altamente profissional, liderado por tecnologia, oferecendo a opção de turmas rápidas (no que diz que as embaixadas ou consulados permitem) para os empresários com pressa. Mas o custo pode ser alto, e você pode esperar pagar mais de £ 300 por alguns vistos multientrada, que precisarão ser orçados para.
Você pode conferir os links para obter mais informações: http://cibtvisas.co.uk/ https://visaswift.com/
Alguns países exigem que uma carta de convite empresarial seja permitida no país. Uma Carta Convite é um documento enviado à Embaixada da empresa convidativa, ou organização, no país que você está planejando visitar.
Os visitantes de negócios podem ser compradores existentes ou potenciais, investidores, shows comerciais ou visitantes de conferência, parceiros, funcionários ou indivíduos que virão para treinamento nas instalações da empresa.
Se precisar de visto, uma carta de convite não garante que um visto será emitido. Os oficiais de vistos avaliam os requerentes para saber se o viajante é elegível para visitar o país pretendido e alguns escritórios de vistos podem precisar dessas cartas para serem notarizados-assinados por um órgão oficial. Um exemplo de tal letra é incluído em seguida:


CONVITE DE NEGÓCIOS (de uma empresa no exterior)

Uma Carta Convite de Negócios deve ser impressa no papel timbado oficial da empresa e deverá conter detalhes das datas propostas de entrada e saída do requerente, sua duração de estadia e o tipo de negócio que estarão conduzindo durante a sua estadia. A carta deve:


indicar nome completo, endereço e número de telefone da empresa convidativa ou organização. ser datado (a carta não deve ter mais de um mês de idade no momento da aplicação).
ser assinado por uma pessoa cuja posição na empresa convidativa seja superior à do requerente. inclua um nome impresso, bem como uma assinatura.

Para: nome e endereço da embaixada (Este pode ser obtido clicando nos sites da embaixada link na parte superior do nosso website e, em seguida, selecionando o país relevante.) Data:

Prezados Srs,
Este é para confirmar que o nome do requerente (data & local de nascimento, nacionalidade & número de passaporte) foi convidado a visitar nome de empresa convidativa entre data e data.
O nome do requerente está visitando a empresa em uma viagem de negócios, com a finalidade de dar propósito, por exemplo, reuniões de negócios.
Se você precisar de mais informações sobre esta viagem, entre em contato com o nome de referência (dois necessários para vistos indianos) em nome da empresa convidativa em número de telefone número de telefone de empresa convidativa. Opcional: O nome do requerente será obrigado a visitar a empresa regularmente ao longo do próximo número meses com a finalidade de dar propósito. Nós, portanto, perguntamos se você pode emitir ele / ela com um visto de entrada múltiplo para este período.
Sua assistência nesta questão seria altamente apreciada.
Seu fielmente, Signature
Nome
Posição Agora que você está confiante em viagens de reserva, vamos nos mexer no planejamento e na organização das reuniões