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O gravador de uma ata de reunião tem a responsabilidade profissional de ser meticuloso e cuidadoso que as ações corretas e as contatabilidades sejam registradas.
Esta seção ajudará os envolvidos em minuto-levando a seguir um processo preciso e oportuno. O aprendizado será: Entenda a tarefa de tirar minutos nas reuniões Entenda o papel da cadeira e outras responsabilidades formais nas reuniões Saiam como levar minutos e o que fazer após a reunião

As dicas a seguir ajudarão você a levá-las com exatidão e facilidade.
Preparação-Para a reunião em si, certise-se de onde você vai precisar ir. Como tomador de minuto, não há nada pior do que se apressar na reunião no último minuto-a não ser que chegue atrasado! Deixe o tempo amplo para atrasos de trens e engarrafamentos, e garanta que você tenha qualquer liberação de segurança necessária com antecedência.
Distribuição-Distribuir minutos da reunião anterior antes daquela que você está se preparando para comparecer. Isso vai dar a você e a todos os outros uma chance de relembrar o que foi decidido, que precisava completar certas coisas, e o que ainda precisa ser feito.
Know the Purpose-Para entender a importância da tarefa, lembre-se que minutos servem a vários propósitos: Eles são um registro histórico das decisões e ações de um grupo e são um lembrete de quem foi dado como atribuições. São provas de prazos e são um benefício para as pessoas que estão ausentes quando as decisões são tomadas.
Obtenha a Agenda-Antes da reunião, obtenha a agenda da pessoa que conduz a reunião, e faça um esboço. Fazer isso vai economizar tempo, mas tirar nota precisa da ordem em que os principais itens são discutidos.

Entenda o papel da cadeira e outras responsabilidades formais nas reuniões O presidente para uma reunião preside o evento para garantir que os participantes estejam seguindo as convenções da reunião. O objetivo de um presidente é garantir que os participantes de uma reunião se pautem na agenda, se respeitem e respeitem as regras do encontro. O presidente de uma reunião também tem a palavra final quando se trata de definir a pauta do encontro.

O presidente da reunião deverá estar envolvido em todas as etapas do processo, desde o planejamento até o acompanhamento. Eles podem ter assistência de outras pessoas às vezes (por exemplo, finalizam planos) mas têm a responsabilidade final de coisas como confirmar a agenda e aprovar a ata.

Os participantes da reunião são indivíduos selecionados e são chamados por convite. Eles se juntam a uma reunião em resposta a um pedido de reunião enviado pelo facilitador ou organizador do encontro. Os papéis formais podem ser o 'Expert' do sujeito a ser discutido, por exemplo, o RH, se houver implicações de pessoas, ou uma 'função de suporte', por exemplo, um representante da Fazenda se for necessário um desligamento financeiro, ou uma ideia conhecida-pessoa para revigorar a discussão com pensamento criativo.

Saiba como levar minutos nas reuniões

No encontro, sente-se onde você pode ver e ouvir procedimentos claramente. Prepare seus materiais para a reunião: seu laptop ou notepad, seu dispositivo de gravação de áudio (se você estiver usando um), e sua agenda.
Os métodos de gravação comuns incluem: modelo de notebook e recorte de fita laptop gravador de forma abreviada

Qualquer que seja o método que você decidir usar, certise-se de ter tudo o que você precisará. Se for eletrônico, tenha certeza de que funciona. Só para o caso de seu método escolhido parar de funcionar, tenha um método de backup pronto. No entanto você decide tirar minutos, fornecer amplo espaço no papel para tomar notas.

Se possível, tenha os nomes de todos os participantes antes do início da reunião. Se esta não for uma opção, passe em volta de uma folha de presença uma vez que as pessoas chegam. Tome nota de quem está presente, quem está desaparecido, quem chega atrasado, e quem sai mais cedo. Certise-se de que todos os nomes estão soltos corretamente.


Capacidade de Preparar para Tomar Minutos

Uma vez que os minutos devem conter informações consistentes independentemente do que é discutido, ele poupa uma enorme quantidade de tempo para ter um modelo ou formulário preparado-em-branco para usar para que seu tempo não seja desperdiçado escrevendo informações padrão. Na verdade, grande parte das informações podem ser preenchidas antes que a reunião realmente comece. À medida que você prepara o gabarito, certise-se de ter as seguintes informações: Tipo de reunião (diária, semanal, mensal, etc.) Finalidade de reunião Data, hora e local de reunião Nome da pessoa que chamou a reunião para ordenar Nome de presidente ou facilitador se diferente da pessoa acima Nomes dos presentes na Indicação de participação que um quorum foi ou não estava presente Aprovação de minutos anteriores Todas as moções que são feitas e nomes de quem as fez

Habilidade ao Minuto reuniões Uma vez que o encontro se inicia, a pessoa que está tomando a ata tem a difícil tarefa de fazer várias coisas simultaneamente. Um bom encontro muitas vezes reúne pessoas que têm ideias interessantes e muito a dizer. Às vezes, isso significa que os debates podem ficar polêmicos, até mesmo aquecidos. Neutro, objetivo minuto-levar é tudo mais importante diante da polêmica. Por isso, certise-se de não tomar partido-seja na própria reunião ou em seus minutos.

Em um nível puramente prático, o tomador de minutos não deve participar do debate. É uma tarefa difícil de rabiscar ou digitar, e falar ao mesmo tempo. Talvez ainda mais importante, o tomador de minutos deve ser visto pelos outros participantes como sendo objetivo. Idealmente, a pessoa que levar minutos não deve ter interesse pessoal no resultado do encontro.


A parte mais difícil é entender o que de fato está sendo dito; focar em grandes questões, ações e decisões e não em comentários irrelevantes que possam ser interessantes mas que não têm nada a ver com o que está em discussão pelo grupo.

Melhorar as habilidades de atendimento, a fim de registrar informações adequadas, praticar a diferenciação entre afirmações que são fatos e aquelas que são opiniões. O gravador precisa se ater aos fatos. São peças de informação que estão além da disputa e objetiva na natureza. Em contraste, as opiniões pessoais são subjetivas e podem ser facilmente contestadas por outros.

Ninguém estará olhando para suas notas pessoais neste ponto, mas você deve ser capaz de fazer sentido para fora delas mesmo a fim de prepará-las para distribuição. Concentre-se nos principais pontos que foram feitos durante cada discussão e nas decisões que o grupo alcançou sobre esses pontos. Sua proofleitura garantirá que seus minutos não sejam preenchidos com palavras de misspelt, sentenças incompletas, abreviações e pontuação precisa. Se parte do seu trabalho inclui a distribuição dos minutos para todos, você deverá tê-los aprovados pela cadeira ou facilitador da reunião antes que eles estejam disponíveis para aqueles que precisam tê-los.


Exercício Reflexões-Complete isso em Seu Tempo Own

Ouça uma gravação de áudio envolvendo duas ou mais pessoas e depois resumir os pontos-chave. Isso vai te colocar em praticidade de escuta, note-tomada e habilidades resumidas. Prooflida depois para verificar a precisão.

Assista a um vídeo online que mostra simulações de reuniões e prática tirando minutos das discussões. Escolha aqueles com mais de três pessoas para que você consiga uma boa mistura de diálogo. Concentre-se nos principais pontos que foram feitos durante cada discussão e nas decisões que o grupo alcançou sobre esses pontos.