Loading
Nota de Estudos
Study Reminders
Support
Text Version

Introdução-O que é um Sistema Diario?

Set your study reminders

We will email you at these times to remind you to study.
  • Monday

    -

    7am

    +

    Tuesday

    -

    7am

    +

    Wednesday

    -

    7am

    +

    Thursday

    -

    7am

    +

    Friday

    -

    7am

    +

    Saturday

    -

    7am

    +

    Sunday

    -

    7am

    +

Introdução-O que é um sistema diário?
Usar um sistema diário tem muitas finalidades diferentes e pode trazer muitos benefícios para o negócio. Dentro da maioria das empresas há muitos escritórios diferentes e às vezes pode ser difícil se comunicar uns com os outros e saber exatamente o que cada pessoa está fazendo em que dia. Eles podem ser baseados em papel na forma de um diário tradicional vinculado, ou podem estar em formato eletrônico.
Ao usar um sistema diário fica muito mais fácil descobrir se uma determinada pessoa está no escritório ou se estão em compromissos. Ele também garante que ninguém é ‘ double reservado ’, significando que se eles tiverem um compromisso em um determinado dia, eles podem verificar o sistema diário e garantir que eles não reservem nada a mais ao mesmo tempo. O gerenciamento de tempo é um propósito muito importante de usar um sistema diário como significa que os funcionários don ’ t precisam gastar muito tempo coordenando diários para agendar compromissos ou reuniões.
Muitos diários eletrônicos podem ser acessados a partir de qualquer computador ou dispositivo portá-mão, desde que o usuário tenha a informação e a senha correta do sinal. Isso permite que as informações sejam alteradas, confirmadas ou revisadas a qualquer momento de quase qualquer lugar do mundo.
Se você estiver gerenciando um sistema diário para o seu gerente:

Antes de confirmar uma reunião no calendário, sempre veja o que o seu gerente agendou em qualquer lado do encontro.   Eles têm uma reunião difícil que irá impactar sobre o seu humor, eles têm algo programado que requer   sua concentração   – escrevendo um relatório por exemplo. Faça uma olhada em como suas outras reuniões irão impactar sobre seu desempenho e planejar adequadamente. Se eles têm um prazo importante para uma reportagem naquela manhã, agende um pouco o espaço de respiração naquela tarde para que eles possam tomar um café, ou fazer algum general pegando fogo.
Sempre fator em tempos de viagem e um pouco extra. Por mais que seu gerente possa querer crá muito em seu dia a dia você don ’ t quer que eles cheguem a uma reunião completamente amassada.
Pesquisa mostra que há uma chance maior de 75% de que uma pessoa complete uma tarefa se estiver em seu calendário. Nessa estatística sozinha vale a pena incluir prazos no calendário do seu gerente ’ e tempo de agendamento para o seu gerente       concluir tarefas importantes.
Toda decisão que você tomar em relação ao calendário do seu gerente ’ deve ser decisiva e ela deve ser feita com o tempo de seu gerente ’ s tempo em mente. Você é o gatekeeper e você está lá para garantir que o dia a dia do seu gerente ’ seja produtivo. Ao responder a compromissos diários todos devem fornecê-lo com uma agenda ou propósito para a reunião.  

 
Exercício de Reflexões
 
Você já usou um calendário ou diário?  
 
Se não, como você se lembra de eventos e atividades?
 
Se sim, quão útil você encontra estes?
 
 
Como Usar um Sistema Diario

Você pode imprimir o seu diário para que você tenha um documento de trabalho para o dia. Isso vai ajudar se você precisar levar com você para reuniões, e você don ’ t ter um telefone para guardar seu calendário com você. Você pode então estar no tempo se precisar sair se o seu compromisso parece provável de superação.
Toda entrada de calendário deve vir com as seguintes informações (em um mínimo necessário):

Data, hora, local
Atendees
Agenda / propósito de encontro
Documentos de Apoio
Tipo de reunião (chamada de conferência, face a face, etc.)

Uma maneira de configurar lembretes é usando o recurso de compromisso ‘ all day ’ no Office Outlook. Esta é uma ferramenta para lembrar de datas importantes, sua licença anual e a da equipe. Ele pode incluir qualquer informação geral que seus membros da equipe precisam saber mas não precisam de ação.  
Utilizar categorias e codificação de cores no Outlook Office. Color-coding e categorização podem se candidaar a tudo; desde aniversários, reuniões de clientes, 1-2-1s com os colegas, tempo de leitura e e-mail,   reuniões de realização e até mesmo almoço.   Todas as diferentes partes do seu dia podem ser codificadas de cor para que você saiba o que está fazendo em um olhar fácil.


Para priorizar os pedidos você deve garantir que você coloque os mais importantes primeiro. Isso garante que os que são urgentes, por exemplo, estão sendo tratados antes dos que podem não ser tão urgentes mas ainda são importantes
É importante manter a confidencialidade segura ao usar um sistema diário já que haverá muitas informações indo para as entradas do diário e isso pode incluir informações pessoais de clientes, por exemplo, e eles podem não querer que essas informações sejam repassadas para qualquer outra pessoa. Também é importante manter um sistema diário seguro, já que a organização não vai querer que ninguém consiga acessar o seu sistema diário.   Você pode, muitas vezes, usar uma função de privacidade que bloqueie a entrada para qualquer pessoa, mas você mesmo ou o seu gerente.

Estudo de Caso
Justin tinha acabado de começar a trabalhar dentro de uma nova empresa como Administrador de Finanças. Este foi o seu primeiro trabalho baseado em office-based. Justin foi convidado a gerenciar o diário de seu gerente, já que ele estará de férias por duas semanas. O gerente, Carl, pediu a Justin para pisar e apenas reservar reuniões essenciais, justificáveis, mas apenas para o mês depois que ele retornar e não sobressair o diário com mais de 50% das reuniões a cada dia de trabalho, a não ser que seja uma reunião de gestão sênior. A jornada de trabalho tem oito horas de duração, mais uma meia hora para o almoço, para que Justin saiba que ele pode ’ t book em qualquer coisa mais longa do que em torno de quatro horas. Você sabe como usar o sistema, e este é um desligamento, como Carl normalmente livros em seus próprios compromissos.
 
No Dia 1 de Carl ’ s holiday Justin tem três pedidos de emails para reservar em. Como ele deve lidar com esses pedidos?

O Diretor de Finanças está reprogramando uma reunião de equipe sênior de um dia inteiro, devido a feriados e solicitou um bloqueio de dia inteiro para fora. Trata-se de uma reunião mensal regular. Há uma reunião horária com o Gerente de RH naquela manhã para discutir a ausência de doença, portanto, há uma sobreposição com as duas nomeações.
Um fornecedor solicitou uma reunião por duas horas em seu site, que fica a vinte minutos de distância. Justin observou que reuniões anteriores foram realizadas no escritório de seu gerente ’.
Um pedido foi colocado através do qual disse que o seu gerente ‘ saberá o que é sobre ’.   É um pedido de fim de tarde, e você não tem certeza do que se trata. Quando você ’ pediu mais informações, o solicitante ganhou ’ t dizer por que eles querem a reunião.

 
 
 
Respostas Sugeridas:
 

Fale com o Gerente de RH e peça desculpas mas que você precise remarcar a reunião e dar um par de opções de data / hora alternativa o mais rápido possível, em torno da data em que a reunião foi agendada. Em seguida, concorde com a reunião do Diretor de Finanças ’ como prioridade.
Entre em contato com o fornecedor e reserve provisoriamente o slot solicitado e agende isso para acontecer seja no escritório do gerente ’ ou no site do fornecedor. Em seguida, Justin deve responder que seu empresário discutirá um local confirmado em seu retorno. Deixe-o como reserva provisória até que o gerente retorne. Deixe uma meia hora de lado para o caso de haver uma razão justificada para que Carl visite o site do fornecedor, o que permitirá que o tempo viaje de cada forma. Por sorte a reunião então não cobre mais de 50% da jornada de trabalho.
O gerente pode conhecer o – mas você don ’ t! Você precisará saber sobre cada reunião no caso de seu gerente perguntar – então pergunte! Novamente isso está em baixa para a comunicação, se você já está incerto sobre uma reunião, pergunte ao seu gerente. Por enquanto, dom ’ t programar isso em e responder que seu gerente irá discutir com eles em seu retorno, já que ele pediu apenas as mais altas reuniões de prioridade com uma razão justificável para ser agendada em sua ausência.