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La Produzione e la preparazione di documenti e Tecnologia Assistita

Questa unità si occupa di produrre documenti di alta qualità, di esplorazione del tipo di documenti che incontrerai, di alcuni dei processi con cui potresti essere coinvolto quando si sviluppano scartoffie, e la tecnologia che ti può supportare per completare questi compiti professionalmente.

Completando questa sezione, l'allievo: Understand lo scopo di produrre documenti di alta qualità e attraenti in un ambiente aziendale Conoscere le risorse e le tecnologie disponibili e come utilizzarle quando si producono documenti in un ambiente di business Understand lo scopo di seguire le procedure in fase di produzione di documenti in un ambiente di business Essere in grado di predisporre i documenti Essere in grado di produrre documenti a specifiche concorsuali Sconto allo scopo di preparare e valutare una presentazione Essere in grado di sviluppare una presentazione Sviluppo di una comprensione di base Microsoft Word e le ragioni / i vantaggi di utilizzarlo sviluppatore di una comprensione di base Microsoft PowerPoint e i motivi / vantaggi di utilizzarlo sviluppatore di una comprensione di base Microsoft Excel e i motivi / vantaggi di utilizzarlo sviluppatore di una comprensione di base Microsoft Outlook e i motivi / benefici dell'utilizzarlo
Questa sezione consisterà in esercizi e attività di riflessione. Ci sarà un requisito per preparare e consegnare una presentazione al di fuori di questo Modulo, che non sarà ufficialmente valutato, ma vi permetterà di praticare e valutare le vostre tecniche di presentazione. Si consiglia di ottenere qualche esperienza pratica di utilizzo di Microsoft Office, in quanto gli strumenti sono utilizzati su larga scala all'interno del mondo aziendale. Questo modulo richiederà circa 7 ore per completare.

Documenti - Capire lo scopo e il valore della progettazione e produzione di documenti di alta qualità e attraenti

In questa attuale età aziendale, la maggior parte delle organizzazioni si aspetta un livello base di qualità della produzione, se i documenti sono prodotti per riunioni, per i clienti o per l'utilizzo con le organizzazioni esterne. I diversi tipi di documenti che possono essere progettati e prodotti potrebbero essere: Lettere - la maggior parte delle organizzazioni hanno il proprio modello di lettera standard ma ci possono essere istanze in cui si dovrà alterare la lettera o cambiare lo stile per adattarsi al pubblico (ad esempio cambiando il font, aggiungendo immagini per illustrare prodotti, o dimensione di carattere per chi ha la dislessia).
Agende - Potrebbe non aver bisogno di un'agenda in tutti gli incontri di squadra, ma quando si fa è importante che sia chiaro e facile da leggere. È anche una buona idea lasciare spazio a qualsiasi nota che la gente possa voler fare durante l'incontro. La sezione di incontro in precedenza nel modulo ha già riguardato questo in più dettaglio.
Memos - La maggior parte delle aziende ha un modello standard per un memo che sarà semplice, adatto allo scopo e di solito conterrà il logo dell'azienda e il tagline.
Business Cards - Le schede aziendali in un'organizzazione possono differire come ci possono essere diverse ragioni per produrre la scheda. Le persone di vendita possono includere incentivi di vendita o conferme di nomina sul retro della carta, mentre l'amministratore delegato non può includere il proprio numero di cellulare personale, e può rinviare al proprio numero di PA. In tutti i casi, i biglietti da visita devono essere di qualità, carta spessa, con finitura matt o gloss, oppure essere realizzati in plastica.
Minuti - come già coperto.
Report e Spreadsheets - utilizzando Word ed Excel che saranno coperti a breve.
Presentazioni - utilizzando PowerPoint o altri strumenti, o handouts da distribuire dopo la presentazione.
Newsletter - aggiornamento clienti e potenziali clienti con notizie e offerte attuali.
I documenti legali dovranno sembrare professionali e contenere la terminologia giusta e le clausole legali. Questo dovrà essere accuratamente controllato dopo la digitazione per garantire che non ci siano errori contrattuali o tipos.
I listini prezzi / Cataloghi - necessitano di prodotti vetrari e la progettazione / produzione può essere esternalizzata a un'agenzia specializzata per coordinarsi e stampare. L'azienda può ancora produrre nuovi prezzi di prezzo per promuovere le offerte che possono essere inviate ai clienti; possono essere prelevate in loco o essere uscite in uscita.
Diversi formati in cui il testo può essere presentato possono essere Rich Text Format (.rtf), Plain Text (.txt) e Microsoft word (.doc &.docx). Un altro formato che può essere utilizzato per presentare testo è un PDF. I file PDF vengono solitamente utilizzati per i documenti finiti e non possono essere modificati o modificati. Alcuni documenti PDF tuttavia dispongono di campi per inserire dati in determinati campi. Questi saranno trattati in seguito in questa sezione durante l'esplorazione di Microsoft Office come suite di strumenti.
Produzione di documenti a Specifiche concordate Se questi documenti sono regolarmente utilizzati dall'organizzazione, il reparto funzionale, ad esempio HR, Marketing, Operations o Sales, può scegliere di creare un modello per i dipendenti da utilizzare e conservare su un'unità condivisa così qualsiasi dipendente può avere un accesso rapido e facile. Questo significa anche che i documenti avranno lo stesso formato ed essere professionali e mantenere l'alta qualità e gli standard.
Concordare lo scopo, il contenuto, il layout, lo stile, gli standard di qualità e le scadenze per la progettazione e la produzione di documenti garantisce il marchio aziendale o l'immagine è interpretata in modo coerente. Garantisce inoltre che il documento includa le informazioni corrette e soddisfi gli standard organizzativi, di conformità o normativi.
Le risorse e le tecnologie disponibili e come utilizzarle quando si producono documenti in un ambiente di business Molte organizzazioni vengono emesse con l'hardware e il software per aiutare i dipendenti a progettare e produrre documenti di alta qualità e attraenti. Gli strumenti di solito utilizzati sono: software per fotocopiatrici / stampanti di alta qualità di alta qualità o app Desktop Computer / Laptop di qualità per la stampa o gli acetati per presentazioni Ring Binding o macchine per il collegamento di calore - per legare report professionali o documenti Guillotines - per la creazione di carta - misura su misura
Quando i documenti sono ben presentati, i clienti e altri stakeholder, come gli azionisti, gli investitori, i dipendenti e i partner esterni, sentono che è più facile leggere o guardare oltre. Se la qualità è scarsa, allora questo rifletta sulla tua immagine e reputazione aziendale.
I diversi tipi di tecnologia disponibili per l'inserimento, la formattazione e la modifica del testo sono: Computer (con monitor & tastiera o un portatile) Printer, scanner Computer software - Adobe Photoshop (software di editing delle immagini) /InDesign (desktop publishing software), Microsoft Word o Works, Microsoft Publisher (parte di Office ed è un altro pacchetto di progettazione per newsletter, certificati e brochure) I Computer sono il modo più veloce di inserimento, formattazione e modifica del testo quando si utilizza il software corretto per ciò di cui hai bisogno. La parola Microsoft è generalmente il software più utilizzato in quanto compatibile con la maggior parte dei computer. La parola Microsoft ha una varietà di funzioni costruite in caratteristiche che consentono livelli superiori di editing e formattazione. È possibile modificare e modificare font, dimensioni, layout, modelli e colori. Questo verrà esplorato più avanti nel Modulo. Un altro modo per inserire testo è attraverso uno scanner tramite un JPEG o PDF. Utilizzando il software di riconoscimento dei caratteri, è possibile convertire i documenti scansati in documenti di parola e apportare modifiche come necessario. Per fare questo però il sistema che si sta operando e il documento stesso devono essere di alta qualità per il software per leggere il documento scansato.
Comprendere lo scopo di seguire le procedure quando si producono documenti in un ambiente aziendale

È importante concordare lo scopo, il contenuto, lo stile e le scadenze per la progettazione e la produzione di documenti in modo che tutti siano chiari su quanto previsto e l'esito del documento sia idoneo allo scopo. Concordare lo scopo, il contenuto, lo stile e la scadenza garantirà che le informazioni raggiunga il pubblico previsto nel miglior modo possibile adatto a loro. Puoi anche risparmiare tempo se hai un'idea chiara di ciò che ti aspetta e eviterai eventuali equivoci.
Questi sono i modi fondamentali in cui si possono trovare contenuti di ricerca necessari per i documenti: File aziendali o manuali Da Colleghi Internet (web worldwide - che chiunque può accedere) /Intranet (la versione aziendale interna per uso dipendente) Report organizzativi o siti di revisione dei dati che commentano la tua organizzazione potrai organizzare il contenuto e la ricerca per i documenti raccogliendo informazioni simili in cartelle chiare prima di iniziare a mettere tutto insieme con intestazioni chiare in modo da sapere dove trovare informazioni quando ne hai bisogno.
Dovresti anche assicurarti di conoscere lo scopo del documento così puoi assicurarti che lo stile del documento sia appropriato (ad esempio udienza formale / non formale, target di riferimento). Conoscendo questi è possibile creare una bozza grezza e da lì è possibile mostrare l'originatore del documento per assicurarsi di coprire tutte le aree convenite ed è idoneo allo scopo.
Un modo semplice per integrare e sporre testo e non testo è quello di utilizzare un word processor come Microsoft Office Word. Microsoft Word consente di inserire testo e immagini come grafici, clip art e altre immagini. È possibile 'avvolgere' il testo intorno alle immagini rendendo il layout del documento facile da leggere. È anche possibile modificare il layout della pagina aggiungendo colonne o utilizzando un modello costruito in modello. Anche altre pubblicazioni Microsoft Office come Excel, PowerPoint e Publisher hanno caratteristiche simili per integrare e sporre testo e non testo.
Lo scopo di verificare i documenti finiti per la precisione è assicurarsi che quello che hai scritto sia comprensibile per il pubblico. Inoltre dà un'immagine positiva dell'organizzazione che è importante per le vendite e la crescita. Un'azienda che invia informazioni con errori di ortografia sarà evitata, o moccato, e si faranno delle ipotesi sul livello di qualità nel consegnare i loro beni e servizi. Tutti i documenti devono essere accurati in termini di ortografia, grammatica e punteggiatura evitate equivoci se una parola è spelta errata o viene utilizzata una punteggiatura errata.
I modi in cui è possibile controllare i documenti finiti per la precisione sono: Spell & Grammar check
Proofreading
Chiedere a un collega di provare la lettura Fare in modo che i fatti che hai incluso siano documenti di Storing corretti in modo sicuro e sicuro, permetterà di verificare che le informazioni sensibili non vengano divulgate a persone non autorizzate. Archiviare i documenti in modo sicuro è conforme all'atto di protezione dei dati e garantisce informazioni non sono divulgati a terzi che non hanno ricevuto il permesso. I modi in cui si possono tranquillamente archiviare i documenti sono: gli armadi di Filing Lockable (per le copie cartacei di file) Digitalizzano i documenti su un computer (protetto con le password) Copia di backup dei file digitali (il backup deve essere effettuato regolarmente nel caso ci siano perdite o tagli di potenza quando vengono aperti i documenti).