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L'allievo: Comprende le modalità e le azioni necessarie per la pianificazione e l'organizzazione delle riunioni Essere in grado di prepararsi ad un incontro Come seguire un incontro

Generalmente gli incontri spostano le azioni di gruppo in avanti. Lo chiamiamo un focus di attività. Per fare questo, i partecipanti fanno due cose negli incontri: presentano le informazioni agli altri.
Collaborano - revisore, valutano, discutono, problem - risolte, decidono - tra di loro. Questo è un comportamento appropriato e positivo da visualizzare.

Le persone si incontrano anche per motivi sociali: la necessità di appartenere e di fare rete
La necessità di realizzare e fare un impatto.
Un desiderio di comunicare, costruire e condividere una realtà comune.

Nella pianificazione di un incontro, ricordati che per il compito deve essere soddisfatto, le esigenze sociali devono essere soddisfatte e per le esigenze sociali da rispettare, bisogna soddisfare le esigenze dei compiti. Il contenuto della riunione affronterà le esigenze delle attività mentre il processo di riunione si allega alle esigenze sociali. E, state tranquilli, prestare attenzione al processo assicura che le attività vengano fatte!

Processo di riunione

Sia chiaro sull'obiettivo dell'incontro. Perché questo è importante? Se i partecipanti non possono articolare lo scopo chiaro di un incontro, ne faranno il loro. Se questo accade, il tuo incontro vagerà in altrettante direzioni come ci sono i partecipanti.
Creare un'agenda solida. Un'agenda è uno schema di cose da discutere in occasione dell'incontro, insieme ad un budget per ogni articolo. Per creare la tua agenda, prima guarda l'obiettivo di incontro, visto che la tua agenda è un percorso per raggiungerlo. Allora guarda ai partecipanti dato che avranno anche idee su ciò che è importante. Ci sono due importanti consigli sull'agenda: Prioritisi punti agenda in termini di importanza per la maggior parte dei partecipanti.
Assegnare quantità di tempo realistiche a ciascun articolo dell'agenda.

Prepararsi in anticipo. Prenditi il tempo per prepararsi all'incontro. Questo può richiedere solo pochi minuti per raccogliere i tuoi pensieri e scherzarli o potrebbe richiedere ore per una presentazione formale. Ma la preparazione anticipata permetterà all'incontro di andare avanti senza problemi, eliminando il tempo sprecato e l'impressione che l'incontro sia stato improduttivo.

Chi parteciperà? Su un piccolo team di progetto o task force sarà facile determinare chi deve partecipare agli incontri. Queste domande forniscono un filtro utile per la scelta dei partecipanti: di chi abbiamo bisogno di input?
Chi ha bisogno di prendere una decisione?
Il cui buy-in dobbiamo andare avanti?
Rispondi a queste domande e saprete chi deve esserci. Così facendo potrebbe anche eliminare un sacco di spreco - di tempo dei colleghi e discussioni inutili.
Alcuni accordi utili includono: Start e terminare gli incontri sul tempo.
Tieni una conversazione alla volta.
Onore diversi punti di vista Non interrompere.
Parla apertamente e onestamente.



Una struttura semplice ma utile per un incontro è: WASP Welcome, Say, Ask, Part

Il modo migliore per creare impegno e partecipazione agli incontri è quello di essere chiari sul perché si incontrerà. Coinvolgere il maggior numero possibile di potenziali partecipanti nella pianificazione dei contenuti o del processo di riunione.
Prima che l'incontro sia sicuro di considerare quanto segue: Advance agenda partecipanti
Orario e luogo Preparazione dei materiali Elenco delle apparecchiature audio / visive disponibili per presentatori Richieste per qualsiasi esigenza particolare

Dopo il Meeting e le azioni di follow-up che catturano e riportano gli esiti chiave dell'incontro sono critiche per le attività di follow-up. Al minimo, assicurati di catturare questi articoli nelle note di riunione: Decisioni
Elementi d'azione Aperti i problemi Una volta concluso l'incontro, disporre le note del registratore da pubblicare o distribuite a tutti i partecipanti. La comunicazione post incontro fornisce forma e chiusura sia ai contributi dei partecipanti che alle loro esigenze sociali. Una mancanza di chiarezza nelle note di riunione può trascinare il business incompiuto all'avanguardia del vostro prossimo incontro e rallentare inutilmente il progresso del gruppo verso i suoi obiettivi a lungo raggio. Se registrati vengono inviati come checklist in esecuzione, tutte le persone rilevanti possono vedere e / o accedere a questo. Questo aiuterà a preparare l'agenda del prossimo incontro, anche fornendo una sintesi di eventi al prossimo incontro. E soprattutto, garantisce che le cose si fanno e che tutti siano consapevoli di ciò di cui sono responsabili.
Tutti i documenti di incontro compresi l'ordine del giorno, i verbali e i documenti giustificativi devono essere tenuti insieme e archiviati.
Questi record possono essere controllati quando si pongono domande sulle decisioni o sulle azioni del passato. Si scoraggia in commissione o membri del gruppo a riagganciarsi a discussioni o decisioni a causa di una scarsa tenuta da record.
Abbinarsi sia agli aspetti di contenuto che di processo dei vostri incontri andrà molto verso di renderli più efficaci e produttivi.

Esercizio Pratico:

Utilizzando le informazioni di cui sopra, identificare un incontro con cui è possibile andare a con e vedere quali ruoli osservare durante l'incontro o la discussione. Usa incontri al di fuori del lavoro se non hai esempi di lavoro.

Quali ruoli si potrebbero identificare?


Quali comportamenti hanno fatto ognuno di quei ruoli?


Parte seconda:

Utilizzare WASP per preparare una riunione:

Benvenuto: come accoglierà la persona?

Chiedi: quali informazioni hai bisogno? Cosa chiederanno in cambio?

Say: Discutere delle esigenze congiunte e concordare eventuali azioni, scadenze e responsabilità

Parte: Fine dell'incontro e discutere se c'è la necessità di prenotare un follow-up per telefono o faccia a faccia. Chi si assumerà la responsabilità di quali azioni?

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