Loading

Alison's New App is now available on iOS and Android! Download Now

Study Reminders
Support
Text Version

Set your study reminders

We will email you at these times to remind you to study.
  • Monday

    -

    7am

    +

    Tuesday

    -

    7am

    +

    Wednesday

    -

    7am

    +

    Thursday

    -

    7am

    +

    Friday

    -

    7am

    +

    Saturday

    -

    7am

    +

    Sunday

    -

    7am

    +

La maggior parte delle organizzazioni ha una politica di viaggio e di spesa aziendale. Le organizzazioni di maggiori dimensioni dispongono addirittura di una sezione di viaggio aziendale in house per organizzare i viaggi se hanno un itinerario e un centro di costo (al fine di ricaricarsi i costi) con l'autorizzazione del responsabile. Inoltre, la maggior parte delle organizzazioni ha almeno un fornitore preferito da utilizzare per gli alberghi. Per le organizzazioni minori, invece, il ruolo di prenotazione dei viaggi e delle strutture ricettive spetta a un amministratore aziendale.

In questa sezione, l'allievo esplorerà i viaggi di lavoro e come ottenere informazioni per poter organizzare i viaggi, pur mantenendo un budget. L'allievo intende: Comprendere lo scopo di confermare un breve e budget per gli spostamenti aziendali o l'alloggio Conoscere le fonti di informazioni e strutture disponibili a rendere le modalità di viaggio o di alloggio aziendali Essere in grado di supportare l'organizzazione con modalità di viaggio aziendali o di alloggio
È importante che le aziende migliorino il valore dal denaro speso per i viaggi e una politica di viaggio sia la pietra angolare su cui i buoni appalti possono raggiungere quell' obiettivo. Si è detto che una politica ben documentata, ben realizzata, ben monitorata, può ridurre i costi di viaggio di almeno il 10% e fino al 30%.
Altri punti: Comunicare la politica a tutti i dipendenti: assicurati che la tua azienda di gestione viaggi costruisce la politica nel tuo strumento di auto - prenotazione.
Mettilo sulla tua azienda Intranet e assicurati che sia facile da trovare.
Email a tutti ogni volta che viene aggiornato.

Travel Policy Content Con una politica ci sono delle rigide linee guida da seguire. Gli esempi possono essere: Cap sul prezzo per notte per una camera di hotel Seconda classe di viaggio piuttosto che voli di classe Economy di prima classe, piuttosto che business o first class Business Mileage Spese Hire auto capannate a livello di economia a livello di medie dimensioni Subsistenza costi - cap on an evening pasto o colazione costa in un viaggio notturno possono essere prenotati tramite un'agenzia specializzata, che utilizzerà il loro modello di business per consegnare alberghi o viaggiare all'interno di una fascia di prezzo. È così che potrebbe funzionare, e questo è noto come il "modello opaco". L'azienda mette in campo un prezzo impagabile all'agenzia e poi l'agenzia cerca i prezzi forniti dai rivenditori. L'agenzia cercherà di ottenere l'offerta più bassa da parte dei rivenditori, quindi possono fare un margine di profitto dignitoso, e passare sul prezzo con i loro costi sulla società che chiede il viaggio. Ricordate che i tassi di hotel negoziati (quando utilizzati da soli) potrebbero non consegnare il miglior valore quando si lanciano siti web come booking.com e laterooms.com nel mix. Quindi, mentre i tassi negoziati sono importanti, invece di prenotarli tutti i tempi, usarli solo quando consegneranno il miglior valore. Di seguito un esempio di pagina di prenotazione di un hotel:



Processi

Se prenotate per il vostro manager, o voi stessi, verificare che i viaggi e le spese siano ragionevoli e necessari per lo svolgimento dell'attività della Società e siano conformi alle disposizioni della politica dei viaggi. La maggior parte delle politiche ha un caveat, che afferma, che è fondamentale considerare le opzioni video / teleconferenziazione come mezzo per ridurre i costi e le emissioni di carbonio.

Un modulo di prenotazione deve contenere informazioni sufficienti per consentire all'agenzia di prenotare viaggi e / o sistemazioni in conformità alle vostre esigenze (salvo i limiti imposti dalla politica. Si prega di assicurarsi che il nome del passeggero sia esattamente come questo appare sul proprio passaporto o ID utilizzato per i viaggi. Se vengono fornite le informazioni errate, possono essere sostenute anche le spese di cancellazione. Una volta completato, farlo controllare dal viaggiatore con una firma per confermare ciò è giusto. Poi puoi andare avanti e organizzare il viaggio, o passarlo alla società di gestione dei viaggi. Ecco un esempio di base: RICHIESTA AVANZATA DI VIAGGIO D'AFFARI


ID dipendente:

Nome completo:

Titolo:

Costo Centro Dept.:

Destinazione:

Partenza:

Ritorno:

Finalità:

Giorni totali:

Tipo di Descrizione Spese
Bilancio
Richiesta
Qtà
Unità
Totale
Airfare

Treno

Hotel
Noleggio Auto



Requisiti visti



Sussistenza: pasti / bevande

Costi di trasporto locale


Altro: Specificare



Totale:

Note:

Confermo di attenersi alle linee guida della politica di viaggio e tutte le spese quietanzate rivendicate sono genuine: Firma di Dipendente: Data:



Firma del Garante: Data:



Assicurati di avere copie duplicate di itinerari, biglietti, ricevute, mappe, lettere di invito, polizze assicurative di viaggio, ricevute di valuta, email da colleghi a te e / o il tuo manager, e da te e / o il tuo manager a tutti coinvolti nel viaggio a qualunque livello. Se il tuo itinerario attentamente pianificato è stato smarrito, avrai anche bisogno di un nome di qualcuno, chiunque, che possa aiutarti o metterti in contatto con qualcuno che possa venire in soccorso.
Foreign Currency Foreign exchange service provider può affrontare il primo e più semplice aspetto dei pagamenti all'estero - migliori tassi di cambio rispetto a quelli offerti dalle banche, e tariffe sostanzialmente ridotte. I clienti regolari possono inoltre essere supportati con un responsabile account dedicato, gli strumenti di gestione dei costi e di tracciamento, la rendicontazione e l'analisi personalizzata.
Se siete coinvolti nell'ottenimento di valuta per un viaggiatore, controllate per vedere cosa afferma prima la vostra politica di viaggio. Potrebbe esserci un punto di contatto dedicato con cui parlare. Un fornitore di servizi può anche assistere con una varietà di opzioni per ridurre l'esposizione alle fluttuazioni dei tassi di cambio, consentendo un risparmio dei costi e una maggiore certezza intorno alla pianificazione finanziaria. Alcuni paesi hanno limiti a quanto contante può essere trasportato, quindi potrebbe anche valere la pena di ottenere una carta di credito aziendale autorizzata per coprire le emergenze. Le note più piccole per i taxi e i trasporti pubblici sono migliori delle grandi note.

Avrai anche bisogno di far rispettare la requisizione delle ricevute. Le regole di casa di HMRC per rivendicare le spese aziendali - che devono essere "interamente ed esclusivamente" per scopi aziendali - si applicano ovunque tu sia nel mondo. Il requisito per mantenere la prova di acquisto è anche a livello mondiale. Se una fattura, una fattura o una ricevuta ha spesa per un beneficio personale su di esso, non si può pretirlo indietro.
I tassi di sussistenza possono essere visualizzati sul sito HMRC. Ecco un link: https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/359797/2014_Worldwide_subsistence_rates.pdf


Consigli per Viaggi

I requisiti dei visti devono essere indagati non appena la destinazione del viaggio è nota - alcune ambasciate straniere hanno regolamenti e requisiti molto datati per viaggiare. Come esempio, quando si chiede un visto per visitare l'India, le dimensioni della fotografia devono essere di 5cm x 5cm - che non sono le dimensioni che forniscono le foto di foto del Regno Unito, ma i negozi di foto possono ridimensionare per voi. L'India richiede inoltre ai richiedenti di elencare tutti i paesi visitati negli ultimi 10 anni, e se gli altri francobolli sono scoperti in un passaporto la domanda può essere respinta. L'India richiede inoltre a tutti i richiedenti di inserire eventuali nomi di mezzo sul modulo di domanda, se li hanno.
Verificare anche che il viaggiatore abbia tutte le inoculazioni giuste per la loro destinazione e che siano aggiornate. I potenziatori possono essere richiesti per il tetano, ecc. pertanto questi punti devono essere inclusi in una checklist.
Ci sono molti outfit privati nel Regno Unito che lavorano con le aziende o Travel Management Companies (TMCs) per acquisire i visti - e possono anche gestire le applicazioni del passaporto. Il più grande, e anche un giocatore globale, è CIBT, mentre VisaSwift è uno dei più grandi giocatori di casa. Questo è diventato un business altamente professionale, guidato dalla tecnologia, che offre l'opzione di turnarici veloci (per quanto riguarda le ambasciate o i consolati) per gli imprenditori di fretta. Ma il costo può essere elevato e ci si può aspettare di pagare oltre £ 300 per alcuni visti multi - ingresso, che dovranno essere preventivati.
È possibile verificare i link per ulteriori informazioni: http://cibtvisas.co.uk/ https://visaswift.com/
Alcuni paesi richiedono una lettera di invito aziendale da consentire nel paese. Un Invito Lettera è un documento presentato all'Ambasciata dalla società invitante, o organizzazione, nel paese che state progettando di visitare.
I visitatori d'affari possono essere acquirenti esistenti o potenziali, investitori, show commerciali o visitatori di conferenza, partner, dipendenti o singoli soggetti in arrivo per la formazione presso le strutture dell'azienda.
Se hai bisogno di un visto, una lettera di invito non garantisce che venga rilasciato un visto. I visti ufficiali valutano i richiedenti per sapere se il viaggiatore è idoneo a visitare il paese destinato e alcuni uffici visti possono aver bisogno di queste lettere per essere notarizzate da un ente ufficiale. Un esempio di tale lettera è incluso il prossimo:


INVITO AZIENDALE (da un'azienda oltreoceano)

A Business Invito Letter deve essere stampato sulla carta intestata ufficiale della società e deve contenere i dettagli delle date di ingresso e di uscita proposte dal richiedente, la loro durata di permanenza e il tipo di attività che condurranno durante il loro soggiorno. La lettera deve:


nome completo, indirizzo e numero di telefono della società o dell'organizzazione invitante. essere datato (la lettera non deve essere superiore a un mese al momento della domanda).
essere firmato da una persona la cui posizione nella società invitante è superiore a quella del richiedente. includere un nome stampato oltre che una firma.

A: nome e indirizzo dell'ambasciata (questo può essere ottenuto cliccando sui siti web dell'ambasciata link nella parte superiore del nostro sito web, e quindi selezionando il relativo paese.) Data:

Cari Sirs,
Questo per confermare che il nome del richiedente (data & luogo di nascita, cittadinanza & numero del passaporto) è stato invitato a visitare il nome di invitante azienda tra data e data.
Il nome del richiedente sta visitando l'azienda in un viaggio di lavoro, ai fini di dare finalità, ad esempio gli incontri d'affari.
Se si richiedono maggiori informazioni su questo viaggio, si prega di contattare il nome di riferimento (due necessari per i visti indiani) al nome della società invitante sul numero di telefono telefonico della società invitante. Opzionale: il nome del richiedente sarà tenuto a visitare regolarmente l'azienda nei prossimi mesi ai fini di dare finalità. Vi chiediamo quindi se potete rilasciarlo / lei con un visto d'ingresso multiplo per questo periodo.
La vostra assistenza in materia sarebbe molto apprezzata.
La tua fedelmente, Firma
Nome
Posizione Ora che sei fiducioso nel booking travel, andiamo a pianificare e organizzare incontri