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Il registratore dei verbali di una riunione ha la responsabilità professionale di essere meticoloso e attento che vengano registrate le giuste azioni e le ragionamenti.
Questa sezione aiuterà i soggetti coinvolti nel minuto a seguire un processo accurato e tempestivo. L'allievo: Scarica il compito di prendere verbale alle riunioni Scarica il ruolo della cattedra e altre responsabilità formali negli incontri Sai prendere minuti e cosa fare dopo l'incontro

I seguenti consigli ti aiuteranno a prenderli con precisione e facilità.
Preparazione - Per l'incontro stesso, assicurati di sapere dove dovrai andare. Come un minuto - taker, non c'è niente di peggio che precipitarsi nell'incontro all'ultimo minuto - a meno che non arrivi in ritardo! Lasciare ampio tempo per i ritardi dei treni e le marmellate di traffico, e assicurarsi di avere in anticipo qualsiasi autorizzazione di sicurezza necessaria.
Distribuzione - Distribuisci minuti dall'incontro precedente prima di quello che si sta preparando a frequentare. Questo darà a te e a tutti gli altri la possibilità di ricordare quanto deciso, che aveva bisogno di completare certe cose, e quello che ancora deve essere fatto.
Conoscere the Purpose - Per capire l'importanza del compito, ricordarsi che i minuti servono a diversi scopi: sono un record storico di decisioni e azioni di un gruppo e sono un promemoria di chi ha ricevuto le assegnazioni. Sono prove di scadenze e sono un beneficio per le persone che sono assenti quando si prendono decisioni.
Ottenere l'Agenda - Prima dell'incontro, ottenere l'ordine del giorno dalla persona che conduce l'incontro, e fare uno schema. Così facendo salverà il tempo, ma prendete nota accurata dell'ordine in cui si discutono i principali articoli.

Comprendere il ruolo della cattedra e le altre responsabilità formali nelle riunioni Il presidente per una riunione presiede l'evento per garantire che i partecipanti seguano le convenzioni dell'incontro. Lo scopo di un presidiato è quello di assicurare che i partecipanti di un incontro rimanda all'ordine del giorno, rispettarsi reciprocamente e rispettare le regole dell'incontro. Il presidente di un incontro ha anche la parola finale quando si tratta di fissare l'ordine del giorno dell'incontro.

Il presidente della riunione dovrebbe essere coinvolto in tutte le fasi del processo, dalla pianificazione attraverso il follow - up. Possono avere assistenza da parte di altre persone a volte (per esempio piani finalizzati) ma hanno la responsabilità ultima per cose come confermare l'agenda e approvare i verbali.

I partecipanti ai meeting sono selezionati singoli e sono chiamati per invito. Si uniscono a una riunione in risposta a una richiesta di incontro inviata dal facilitatore o organizzatore di incontri. I ruoli formali possono essere l'"Expert" del soggetto da discutere, ad esempio HR, se ci sono implicazioni di persone, o una "funzione di supporto", ad esempio un rappresentante delle Finanze se è necessaria una segnaletica finanziaria, o una nota idea - persona per rinvigorire la discussione con il pensiero creativo.

Sapere come prendere minuti alle riunioni

All'incontro, sedetevi dove potete vedere e sentire chiaramente i procedimenti. Preparate i vostri materiali per l'incontro: il vostro portatile o notepad, il vostro dispositivo di registrazione audio (se ne sta usando uno) e la vostra agenda.
I metodi di registrazione comuni includono: modello di notebook e videoregistratore portatile di clipboard

Qualunque sia il metodo che decidi di usare, assicurati di avere tutto quello di cui avrai bisogno. Se è elettronico, assicurati che funzioni. Proprio nel caso in cui il metodo scelto interromperla il funzionamento, disporre di un metodo di backup pronto. Comunque si decide di prendere minuti, fornire ampio spazio sulla carta per prendere appunti.

Se possibile, avere i nomi di tutti i partecipanti prima dell'inizio dell'incontro. Se questa non è un'opzione, passa intorno a un foglio di frequenza una volta che la gente arriva. Prendete nota di chi è presente, che manca, chi arriva in ritardo e chi lascia presto. Assicurati che tutti i nomi siano spelati correttamente.


Possibilità di prepararsi a prendere verbale

Dal momento che i minuti devono contenere informazioni coerenti indipendentemente da ciò che viene discusso, salva un enorme lasso di tempo per avere un modello o una forma fill-in-the-blank preparata in modo che il tuo tempo non venga sprecato a scrivere informazioni standard. Infatti gran parte delle informazioni possono essere compilate prima che l'incontro inizi effettivamente. Mentre si prepara il modello, assicurarsi di avere le seguenti informazioni: Tipo di riunione (giornaliera, settimanale, mensile, ecc.) Finalità di riunione Data, orario e luogo di riunione Nome di persona che ha definito l'incontro per ordinare Nome di presidente o facilitatore se diverso dalla persona sopra Nomi di quelli in frequenza Indicazione che un quorum è stato o non è stato presente Approvazione dei verbali dell'incontro precedente Tutte le mozioni fatte e nomi di coloro che li hanno resi

Capacità agli incontri Minuti Una volta che inizia l'incontro, la persona che prende i minuti ha il difficile compito di fare diverse cose contemporaneamente. Un buon incontro riunisce spesso persone che hanno idee interessanti e molto da dire. A volte questo significa che i dibattiti possono arrivare contenziosi, anche riscaldati. Neutrale, obiettivo minuto - presa è tanto più importante di fronte alle polemiche. Quindi assicurati di non prendere lati - o nell'incontro stesso o nei tuoi minuti.

A livello puramente pratico, il minuto - taker non dovrebbe partecipare al dibattito. È un compito difficile da scarabitare o digitare, e parlare allo stesso tempo. Forse ancora più importante, il minuto di taker deve essere visto dagli altri partecipanti come obbiettivo. Idealmente, la persona che prende i minuti non dovrebbe avere alcun interesse personale per l'esito dell'incontro.


La parte più difficile è capire cosa si sta realmente dicendo; puntare su grandi questioni, azioni e decisioni e non su commenti irrilevanti che potrebbero essere interessanti ma non hanno nulla a che vedere con quello che è in discussione dal gruppo.

Per migliorare le capacità di ascolto al fine di registrare informazioni appropriate, praticare la differenziazione tra le dichiarazioni che sono fatti e quelle che sono opinioni. Il registratore deve attenersi ai fatti. Si tratta di pezzi di informazioni che vanno oltre le controversie e l'obiettivo in natura. Per contro, le opinioni personali sono soggettive e possono essere facilmente contestate da altri.

Nessuno guarderà le tue note personali a questo punto, ma devi essere in grado di dare un senso a loro stessi per prepararli alla distribuzione. Focus sui principali punti che sono stati fatti durante ogni discussione e le decisioni che il gruppo ha raggiunto su questi punti. La vostra proofreading garantirà che i vostri minuti non siano pieni di parole di missaggio, frasi incomplete, abbreviazioni e punteggiatura accurata. Se parte del tuo lavoro include la distribuzione dei minuti a tutti, dovresti averli approvati dalla poltrona o facilitatore della riunione prima di essere a disposizione di chi ha bisogno di averli.


Riflessioni Esercizio - Completa questo in Your Own Time

Ascolta una registrazione audio che coinvolge due o più persone e che poi sintetizza i punti chiave. Questo vi farà entrare in pratica ad ascoltare, prendere appunti e riepilogare le competenze. Proofread dopodichè per verificare la precisione.

Guarda un video online che mostra simulazioni di incontri e pratica a prendere minuti dalle discussioni. Scegli quelli con più di tre persone così si ottiene un buon mix di dialogo. Focus sui principali punti che sono stati fatti durante ogni discussione e le decisioni che il gruppo ha raggiunto su questi punti.