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Introduzione - Cos' è un sistema di diario?
Utilizzando un sistema di diario ha molti scopi diversi e può portare molti vantaggi all'azienda. All'interno della maggior parte delle aziende ci sono molti uffici diversi e a volte può essere difficile comunicare tra di loro e sapere esattamente cosa sta facendo ogni persona in che giornata. Possono essere cartacei a forma di diario tradizionale legato o possono essere in formato elettronico.
Utilizzando un sistema di diario rende molto più facile scoprire se una certa persona è in ufficio o se si tratta di appuntamenti. Garantisce inoltre che nessuno sia &ld'altra doppia prenotazione prenotata, significa che se hanno un appuntamento in un certo giorno, possono controllare il sistema di diario e assicurarsi di non prenotare altro allo stesso tempo. La gestione del tempo è uno scopo molto importante di utilizzare un sistema di diario in quanto significa che i dipendenti don non hanno bisogno di trascorrere troppo tempo coordinando diari per pianificare appuntamenti o riunioni.
Molti diari elettronici possono essere accesi da qualsiasi computer o dispositivo portatile, a condizione che l'utente abbia la corretta informazione e password di collegamento. Ciò consente di modificare le informazioni, confermate o riviste in qualsiasi momento da quasi ovunque nel mondo.
Se si gestisce un sistema di diario per il proprio manager:

Prima di confermare una riunione nel calendario, guarda sempre cosa ha programmato il tuo manager su entrambi i lati dell'incontro.   Sono loro che hanno un incontro difficile che avrà un impatto sul loro umore, hanno qualcosa di programmato che richiede   la loro concentrazione   – scrivere un report per esempio. Guardate come i loro altri incontri avranno impatto sulle loro prestazioni e piano di conseguenza. Se hanno una scadenza importante per un report quella mattina, programmano un po' di spazio di respirazione quel pomeriggio così possono afferrarsi un caffè, oppure fare qualche capolino in generale.
Sempre fattore nei tempi di viaggio e un po' di extra. Per quanto il tuo manager potrebbe voler schiantare molto nel loro giorno che tu non li desideri arrivare a un incontro completamente hassato.
La ricerca dimostra che c'è una probabilità maggiore del 75% che una persona completa un compito se è nel loro calendario. Su quella statistica da sola vale la pena di inserire delle scadenze nel calendario dei propri manager e del tempo di pianificazione per il proprio manager in       completare le attività importanti.
Ogni decisione che si fa per quanto riguarda il calendario del tuo manager, dovrebbe essere decisiva e dovrebbe essere fatta con il tempo in mente del tuo manager. Tu sei il guardiano e sei lì per garantire che il tuo manager sia giorno è produttivo. Quando risponde agli appuntamenti del diario ognuno dovrebbe fornirti un'agenda o uno scopo per l'incontro.  

 
Riflessi Esercizio
 
Hai mai usato un calendario o un diario?  
 
Se no, come ricordare eventi e attività?
 
Se sì, quanto utili trovi questi?
 
 
Come utilizzare un Sistema Diario

Si può stampare il proprio diario in modo da avere un documento di lavoro per la giornata. Questo ti aiuterà se hai bisogno di portarlo con te agli incontri, e tu non hai un telefono per memorizzare il tuo calendario con te. Puoi quindi essere in orario se hai bisogno di partire se il tuo appuntamento sembra destinato a sovrastare.
Ogni voce del calendario dovrebbe venire con le seguenti informazioni (a un minimo minimo):

Data, ora, posizione
Attendi
Agenda / scopo di riunione
Docule di supporto
Tipo di riunione (chiamata conferenza, faccia a faccia, ecc.)

Un modo di impostare i ricordini sta utilizzando la funzione di nomina di tutti i giorni su Office Outlook. Questo è uno strumento per ricordare date importanti, il vostro congedo annuale e quello della squadra. Può includere qualsiasi informazione generale i tuoi membri del team devono sapere ma non hanno bisogno di azione.  
Utilizza categorie e codifica dei colori su Outlook Office. La codifica e la categorizzazione dei colori possono richiedere tutto; dai compleanni, dalle riunioni dei clienti, 1-2-1s con i colleghi, la lettura e l'ora delle email,   tenendo incontri e anche il pranzo.   Tutte le diverse parti della tua giornata possono essere codificate di colore in modo da sapere cosa stai facendo a una facile occhiata.


Per dare priorità alle richieste è necessario assicurarsi di inserire prima le più importanti. Questo assicura che quelle che sono urgenti, ad esempio vengano affrontate prima di quelle che potrebbero non essere altrettanto urgenti ma comunque importanti
E'importante mantenere la riservatezza sicura quando si utilizza un sistema di diario come ci saranno molte informazioni che andranno nelle voci del diario e questo potrebbe includere informazioni personali da parte dei clienti, ad esempio, e potrebbero non volere che queste informazioni vengano trasmesse a chiunque altro. È inoltre importante tenere un sistema di diario sicuro in quanto l'organizzazione non vorrà che nessuno possa accedere al proprio sistema di diario.   Si può spesso utilizzare una funzione privacy che blocca l'ingresso a chiunque ma a te o al tuo manager.

Case Study
Giustino aveva appena iniziato a lavorare all'interno di una nuova società come Amministratore delle Finanze. Questo era il suo primo lavoro da officina. A Justin è stato chiesto di gestire il diario del suo manager mentre sarà in vacanza per due settimane. Il manager, Carl, ha chiesto a Justin di farsi avanti e solo prenotare incontri essenziali, giustificabili, ma solo per il mese dopo il suo ritorno e non sovrascrivere il diario con più di 50% minuti di incontri ogni giorno lavorativo, a meno che non si tratti di un incontro di senior management. La giornata lavorativa è lunga otto ore, più una mezz' ora per il pranzo, quindi Justin sa che può fare il libro su tutto più lungo di circa quattro ore. Sai come usare il sistema, e questo è uno spegnimento, come Carl normalmente libri nei suoi appuntamenti.
 
Il Giorno 1 di Carl's holiday Justin ha tre richieste di email da prenotare. Come deve gestire queste richieste?

Il direttore delle Finanze sta ripianificando una riunione di squadra di alto livello, a causa delle vacanze e ha richiesto un blocco full-day out. Si tratta di una riunione mensile regolare. C'è un incontro ormonale con l'HR Manager quella mattina per discutere dell'assenza di malattia, quindi c'è una sovrapposizione con i due appuntamenti.
Un fornitore ha richiesto un incontro per due ore nel loro sito, che è a distanza di venti minuti. Justin ha notato che gli incontri precedenti si sono svolti presso il suo ufficio di manager.
Una richiesta è stata messa attraverso la quale ha detto che il suo manager &ld'ora saprà di cosa si tratta.   Si tratta di una richiesta tardiva del pomeriggio e non si è sicuri di cosa si tratta. Quando si ha chiesto più informazioni, il richiedente ha vinto il secondo per sapere perché vogliono l'incontro.

 
 
 
Risposte suggerite:
 

Speak al Gestore HR e scusate ma che è necessario riprogrammare l'incontro e dare al più presto un paio di opzioni di data / ora alternative, intorno alla data in cui è stato programmato l'incontro. Allora concordi con la riunione del direttore delle Finanze come priorità.
Contattare il fornitore e prenotare provvisoriamente l'alloggiamento richiesto e programmare questo per accadere sia nell'ufficio del gestore, sia sul sito del fornitore. Poi Justin dovrebbe rispondere che il suo manager discuterà una location confermata al suo ritorno. Lascialo come prenotazione provvisoria fino a quando il manager non torna. Lasciar trascorrere una mezzora in caso vi sia un motivo giustificato per cui Carl visita il sito del fornitore, che permetterà di viaggiare in ogni modo. Fortunatamente l'incontro poi non copre più del 50% della giornata lavorativa.
Il gestore potrebbe conoscere – ma voi don t! Bisognerà sapere di ogni incontro nel caso in cui il vostro manager chiede a – chiedilo! Di nuovo questo è in calo alla comunicazione, se mai si è incerti su un incontro, chiedi al tuo manager. Per ora, don non lo pianifica e rispondi che il tuo manager ne discuterà con loro al suo ritorno come ha chiesto solo i più alti incontri prioritari con un motivo giustificabile da prenotare in sua assenza.