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Module 1: Production et préparation de documents

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Microsoft PowerPoint

La raison principale de l'utilisation de PowerPoint est de créer des présentations qui peuvent inclure des graphiques, des animations et un assortiment de façons de passer de la diapositive à la diapositive. Il existe différentes vues et interfaces utilisateur adaptées à vos besoins. Il existe de nombreux avantages différents que les présentations PowerPoint peuvent offrir, comme les suivantes:

Présentation en direct-En général, un enseignant ou un présentateur d'affaires ou quelqu'un d'autre qui souhaite montrer sa présentation le fera devant d'autres personnes. Ils ont la capacité de mettre l'accent sur les points clés et de contrôler le rythme auquel la présentation s'exécute, en utilisant les fonctionnalités de Slideshow, avec ou sans animation, audio ou vidéos insérés.

CD et DVD-Vous pouvez sauvegarder une présentation PowerPoint sur un CD ou un DVD, qui pourrait être utilisé à des fins de marketing ou donner aux personnes que vous présentez. Vous pouvez choisir de sauvegarder dans le format de fichier PowerPoint normal, ou même de convertir la présentation en un format tel que Adobe PDF, ou un clip vidéo.

Auto-présentation-Vous pouvez utiliser une présentation PowerPoint dans un endroit qui serait sans surveillance, comme un stand lors d'un spectacle ou dans un centre de conférences.

Examinons certaines caractéristiques.

Démarrage de PowerPoint

Lorsque vous ouvrez PowerPoint, l'écran de démarrage s'affiche automatiquement. A partir de l'écran de démarrage, vous pouvez lancer une nouvelle présentation ou ouvrir une nouvelle présentation. L'écran de démarrage répertorie les présentations récemment ouvertes et vous permet de créer une présentation à partir de modèles sur votre ordinateur ou de rechercher des modèles PowerPoint sur Internet.
Le Ruban

Toutes les commandes que vous utiliserez lors de la conception et de la présentation de votre diaporama sont sur le ruban. Le ruban est l'interface utilisateur en haut de la fenêtre PowerPoint. Il existe des groupes qui sont organisés en onglets, qui sont conçus pour rendre la commande souhaitée aussi simple que possible. Par exemple, si vous souhaitez ajouter quelque chose à la présentation, vous cliquez sur l'onglet Insérer. Si vous souhaitez ajuster les paramètres tels que la taille de page ou les marges, vous pouvez cliquer sur l'onglet Mise en page. Chaque onglet que vous cliquez aura d'autres commandes organisées ensemble en groupes. Regardons la création et l'enregistrement d'une nouvelle présentation en tant que démonstration, tout en utilisant certaines des autres fonctionnalités disponibles.

Création d'une présentation Pour créer une nouvelle présentation, vous pouvez soit créer une présentation vierge, soit utiliser un modèle. De là, il vous suffit de cliquer sur l'option "Présentation vide" et une nouvelle présentation apparaîtra, avec deux cases vous invitant à "cliquer pour ajouter le titre" et "Cliquez pour ajouter le sous-titre". Vous pouvez changer la conception de cette diapositive si nécessaire, si vous avez déjà ouvert PowerPoint, vous pouvez cliquer sur le menu Fichier, qui ouvre la vue Backstage. Cliquez sur Nouveau, puis double-cliquez sur Blank Presentation.

Utilisation d'un modèle

Vous pouvez utiliser un modèle préconçu qui a un schéma de couleurs set, des boîtes de texte configurées, avec des polices déjà choisies. Il existe également des milliers de modèles que vous pouvez télécharger dans une large gamme de catégories. Vous pouvez créer un certificat de récompense ou une invitation de partie, de sorte qu'une recherche simple vous montrera tous les modèles disponibles qui correspondent à vos critères.

1. Cliquez sur l'onglet Fichier à afficher, qui vous montre la vue en attente. 2. Cliquez sur Nouveau. 3. Dans la zone "Recherche de modèles et de thèmes en ligne", entrez les mots clés de ce que vous souhaitez trouver, par exemple "certificat", puis appuyez sur la touche Entrée, ou cliquez sur la loupe à la fin de la zone de recherche. Vous pouvez utiliser la zone de texte pour ajouter du texte ou des images peuvent être insérées.

Modification de diapositives à l'aide de marqueurs de texte Pour ajouter du texte à une diapositive, vous pouvez utiliser une marque de réservation dans laquelle vous cliquez simplement sur la marque de réservation, puis commencez à taper. PowerPoint a trois types différents de marques de texte: le titre, le contenu et le sous-titre. La marque de réservation de contenu est une liste à puces. L'exemple suivant explique comment ajouter une diapositive de titre et de contenu, qui utilise deux marques de réservation de texte différentes. 1. Bascule la vue sur la vue normale (cliquez sur l'onglet Vue, puis sélectionnez Normal).

2. Créez une diapositive (cliquez sur l'onglet Accueil, puis sur Nouvelle diapositive) et sélectionnez la diapositive Titre et Contenu.
Cliquez n'importe où sur la marque de réservation de texte de titre où elle indique'Cliquez pour ajouter le titre'(comme indiqué ci-dessous en rouge). Entrez le texte que vous souhaitez pour le titre.

5. Pour terminer l'ajout de texte, cliquez n'importe où en dehors de la marque de réservation de texte.

6. Cliquez maintenant sur la marque de réservation de texte de contenu (où elle indique'Cliquez pour ajouter du texte).

Enregistrement d'une présentation
Lorsque vous commencez à travailler sur une présentation, à un moment donné, vous devrez probablement le sauvegarder, afin que vous puissiez travailler sur la présentation à une date ultérieure ou partager avec d'autres personnes. Il est préférable d'essayer d'économiser fréquemment, de sorte que si une panne de courant ou un accident de machine devait se produire, vous réduiiez la perte de toutes les données. Pour sauvegarder un fichier que vous avez travaillé, suivez les étapes suivantes: 1. Cliquez sur le menu Fichier pour ouvrir la vue en attente. 2. Cliquez sur Enregistrer sous. 3. Cliquez sur Ordinateur. 4. Cliquez sur Parcourir. 5. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît alors.

Autres fonctions Notes de page Dans la vue Page de notes, vous pouvez afficher chaque diapositive et l'intervenant associé comme une page complète. Vous pouvez également taper des notes sur la page tout en affichant votre diapositive qui est la vue la plus pratique pour taper des notes de présentation. Dans l'onglet Vue, cliquez sur Page Notes pour utiliser cette vue.
Vue Sélecteur de diapositive
La vue Sélecteur de diapositive est la meilleure vue pour modifier l'ordre des diapositives, supprimer des diapositives ou dupliquer des diapositives. Dans la vue Diaporama, vous pouvez cliquer et faire glisser une diapositive pour le déplacer. Si vous cliquez deux fois sur une diapositive, PowerPoint passe à la vue Normal et affiche cette diapositive dans la sous-fenêtre Diapositive.
Vidéos / Audio Vous pouvez également ajouter des vidéos et enregistrer votre propre audio en utilisant les éléments audiovisuels du ruban.

Microsoft Excel

Excel est un tableur électronique qui peut être utilisé pour stocker, organiser et manipuler des données. Excel utilise une grille de cellules disposées en rangées numérotées et des colonnes nommées avec des lettres. Excel offre une multitude d'avantages, notamment des tâches telles que l'ajout de valeurs de cellules, ou l'assemblage de texte à partir de plusieurs colonnes. Vous pouvez également afficher vos résultats de diverses façons, par exemple à l'aide de graphiques ou de graphiques à courbes.

Créer un nouveau classeur
Lorsque vous créez ou travaillez un fichier dans Excel, ces fichiers sont appelés "Workbooks". Chaque cahier comporte des feuilles, communément appelées feuilles de calcul. Vous pouvez ajouter autant de feuilles à un classeur que vous voulez, ou créer un classeur distinct pour conserver vos données dans des fichiers différents. 1. Pour créer un nouveau classeur, cliquez sur le menu Fichier, puis sélectionnez Nouveau. 2. Le côté droit de l'écran va changer et vous pouvez choisir "Livre de travail vierge" pour créer un nouveau classeur.

Saisie de données
Lorsque vous avez créé votre premier classeur, vous serez placé dans la référence de cellule A1. Chaque cellule a sa propre référence qui est effectuée par l'emplacement de la ligne et de la colonne, donc la cellule A1 se trouve dans la première ligne de la colonne A. Il existe de nombreuses façons d'entrer des données dans Excel et vous pouvez entrer des données dans une cellule, dans plusieurs cellules en même temps, ou une seule feuille de calcul en même temps. Vous pouvez entrer du texte, des nombres, des dates ou des heures. Vous pouvez cependant formater les données de différentes manières.

Entrer un texte ou un nombre dans une cellule 1. Vous pouvez cliquer sur une cellule et entrer un texte ou un numéro. 2. Appuyez sur la touche Entrée ou Tab pour passer à la cellule suivante.

Entrez un nombre qui comporte un nombre décimal fixe 1. Dans l'onglet Fichier, cliquez sur Options. 2. Cliquez sur Avancé, puis sur Options d'édition, cochez la case'Insérer automatiquement un point décimal'.
Entrez une date ou une heure dans une cellule 1. Sur la feuille de calcul, cliquez sur une cellule. 2. Entrez une date ou une heure comme suit: Pour entrer une date, utilisez une barre oblique ou un trait d'union pour séparer les parties d'une date ; par exemple, tapez 29/8/2015 ou 29-Aug-2015. Pour entrer une heure basée sur l'horloge de 12 heures, entrez le temps suivi par un espace, puis tapez un ou un p après l'heure ; par exemple, 9:00 p. Sinon, Excel entre le moment où AM. Si vous souhaitez entrer la date et l'heure actuelles, appuyez sur Ctrl + Maj + ; (point virgule).

Pour faciliter la saisie d'une séquence particulière de données (comme une liste de noms ou de régions de vente), vous pouvez créer une série de remplissage personnalisée. Une série de remplissage personnalisée peut être basée sur une liste d'éléments existants sur une feuille de calcul, ou vous pouvez taper la liste à partir de zéro. Autres fonctions Entrez les mêmes données sur plusieurs feuilles de travail en même temps En rendant plusieurs feuilles de travail actives simultanément, vous pouvez entrer de nouvelles données ou modifier les données existantes sur l'une des feuilles de travail, et les modifications sont appliquées aux mêmes cellules sur toutes les feuilles de travail sélectionnées.
Utiliser AutoSum pour ajouter vos données
Lorsque vous avez entré des nombres dans votre feuille, vous pouvez les ajouter. La façon la plus rapide d'y parvenir est d'utiliser la fonction AutoSum.
Créer une formule à l'aide de la fonction AutoSum vous permet d'ajouter tous les nombres qui ont été sélectionnés dans une plage. Avec une formule cependant, vous pouvez ajouter diverses autres opérations mathématiques telles que la soustraction, la multiplication ou la division de vos nombres.

Sauvegarde de votre travail
Le travail peut être sauvegardé automatiquement comme les autres applications, ce qui permet de réaliser des économies au fur et à mesure de vos progrès.

Transfert de graphiques en Word ou PowerPoint Vous pouvez facilement utiliser vos graphiques et graphiques comme images pour les mettre dans des documents ou des présentations.

Maintenant, nous allons passer à notre application finale: Microsoft Outlook

Microsoft Outlook
Microsoft Outlook est un gestionnaire d'informations personnel disponible en tant que partie de la suite Microsoft Office. Bien que souvent utilisé principalement comme une application de courrier électronique, il inclut également un calendrier, un gestionnaire de tâches, un gestionnaire de contacts, une prise de notes, un journal et une navigation sur le Web. La boîte de réception Outlook vous a montré le nom et la ligne d'objet de l'expéditeur pour chaque courrier électronique. Pour afficher le contenu réel, cliquez deux fois dessus (ou cliquez une fois pour l'afficher dans le panneau de prévisualisation) afin de pouvoir lire les messages.
Les versions ultérieures d'Outlook, telles que 2013, offrent des aperçus de messages (accessibles dans l'onglet Affichage), ce qui vous permet de prévisualiser une, deux ou trois lignes du corps du message à l'intérieur de la boîte de réception-une excellente façon de numériser les messages sans avoir à ouvrir chacun individuellement. Vous pouvez également répondre à (ou à l'avant) un courrier électronique dans cette sous-fenêtre, sans avoir à atteindre le ruban.
Enregistrement de texte pour les messages futurs Si vous devez préparer régulièrement un passage standard de texte à envoyer, vous pouvez le sauvegarder en tant que partie rapide pour faciliter l'insertion dans vos e-mails. Il suffit de mettre en évidence le texte dans la fenêtre du composeur, puis de passer à l'onglet Insérer, cliquez sur la liste déroulante Pièces rapides et sélectionnez "Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides". À l'avenir, lorsque vous commencez à taper la phrase, vous verrez qu'il apparaît comme un retour à la suggestion pour l'insérer dans son intégralité.
Fonction Delay Si vous avez des nouvelles que vous ne souhaitez pas partager immédiatement, Outlook vous permet de différer la livraison jusqu'à une heure spécifiée. Écrivez votre courriel, puis passez à l'onglet Options et cliquez sur Livraison différée. Cela ouvre un demandeur avec un champ "Ne pas livrer avant:" ; entrez une date et une heure, puis cliquez sur Fermer. Une fois que vous avez atteint Envoyer, le message sera maintenu jusqu'à l'heure indiquée pour l'envoi. Si vous utilisez un serveur Exchange, vous pouvez maintenant fermer Outlook ; si vous utilisez POP ou IMAP, vous devez laisser l'application ouverte jusqu'à ce que le délai de livraison spécifié soit écoulé.
Accès rapide aux courriels Un moyen rapide de trouver des courriels précis est d'utiliser le menu déroulant Filtrer les courriels à l'extrême droite de l'onglet Accueil. En choisissant une option de menu, vous pouvez filtrer instantanément votre affichage de boîte aux lettres pour n'afficher que certains types de courriers électroniques, tels que ceux qui ont des pièces jointes, ceux qui sont datés dans un délai spécifique et ainsi de suite. Dans votre vue filtrée, vous pouvez entrer dans la zone de recherche standard pour explorer en aval.
Tâches régulières Si vous vous trouvez régulièrement à exécuter une tâche particulière-telle que la transmission d'un courrier électronique à un collègue ou l'invitation d'un groupe de destinataires à une réunion-, les étapes rapides peuvent vous faire gagner du temps. Vous trouverez un ensemble d'étapes rapides prédéfinies au milieu de l'onglet Accueil, mais la puissance réelle de la fonction vient de définir votre propre. Cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez Nouvelle étape rapide pour créer une séquence personnalisée d'actions pouvant catégoriser, déplacer, marquer et supprimer des messages avec un seul clic de la souris. En cliquant sur "Gestion des étapes rapides ...", vous ouvrez un dialogue à partir duquel vous pouvez dupliquer et éditer des raccourcis, de sorte que vous pouvez créer une plage de variations sur un thème.
Règles d'organisation de vos messages La suppression des règles dans la section Déplacer de l'onglet Accueil fournit des options permettant de créer et de gérer des règles pour le traitement automatique des messages lors de leur arrivée. Si vous sélectionnez un message avant de cliquer, il vous proposera de créer une règle affectant des messages similaires. Sélectionnez Créer une règle et vous aurez la possibilité de définir toutes sortes de critères pour vérifier-l'expéditeur, le destinataire, la taille, la date et plus-et choisir ce qui doit arriver à la correspondance des courriers électroniques.
Zoom sur le zoom Selon la façon dont un courriel est mis en forme ou la taille ou la résolution de votre écran, le texte peut être trop petit pour être lu confortablement-ou trop grand pour les limites, par exemple, de la sous-fenêtre de prévisualisation. Word 2013 inclut un curseur Zoom qui est disponible dans le coin inférieur droit de la sous-fenêtre de prévisualisation, il vous permet d'ajuster rapidement et facilement le niveau de zoom pour le message que vous visualisez.
Pièces jointes
Outlook peut maintenant vous avertir lorsqu'il apparaît que vous avez oublié d'inclure une pièce jointe référencée dans le corps de votre message. C'est une petite chose, mais si vous êtes constamment sur la réception de "Vous avez oublié les pièces jointes !", cela devrait venir à la main.
Rechercher
Outlook est livré avec une fonction de recherche intégrée qui vous permet de trouver rapidement ce que vous cherchez. Recherche à l'aide de mots clés pour trouver des courriels, des contacts et des dates. Cette fonction peut être utilisée dans n'importe quel programme Outlook, y compris le calendrier, le gestionnaire de tâches et le gestionnaire de contacts.
Security Features Outlook dispose de quelques fonctions de sécurité améliorées pour protéger votre compte de messagerie des prédateurs. Cela inclut également la protection contre la malbouffe et le phishing. Son scanner de courriel intégré vous avertit lorsque vous êtes envoyé quelque chose d'un expéditeur qui n'est pas digne de confiance. Vous pouvez désactiver les liens en direct et si quelqu'un bloque votre boîte de réception, vous pouvez bloquer tous les futurs courriers électroniques de cet expéditeur en cliquant sur la liste déroulante Junk dans l'onglet Accueil. Sélectionnez "Options de courrier indésirable" pour ouvrir une boîte de dialogue de configuration qui vous permet de spécifier ce que vous comptez comme junk et ce que vous ne faites pas-ici vous pouvez blacklister des domaines entiers et même des pays entiers.