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Module 1: Production et préparation de documents

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La première version de Office contenait Microsoft Word, Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint. Au fil des ans, les demandes de l'Office ont augmenté de plus d'un milliard de personnes dans le monde. Les petites entreprises ont beaucoup de concurrence, il est donc important que vous tirez profit de toutes les technologies disponibles pour aider à accroître la productivité et à améliorer le milieu de travail. Word, Outlook, PowerPoint, OneNote, Access, Excel et Publisher sont les plus populaires des paquets qui peuvent aider à rationaliser les tâches administratives.
A la fin de cette section, l'apprenant: Développer une compréhension de base de Microsoft Word et les raisons / avantages de son utilisation Développer une compréhension de base Microsoft PowerPoint et les raisons / avantages de son utilisation Développer une compréhension de base Microsoft Excel et les raisons / avantages de l'utiliser Développer une compréhension de base Microsoft Outlook et les raisons / avantages de l'utiliser De nos jours, il existe des versions pour l'utilisation mobile, ainsi que derrière le bureau. La version bureautique Office est disponible pour Windows et OS X. Une version mobile de Office, Office Mobile, est disponible gratuitement sur Windows Phone, Windows 10 Mobile, iOS et Android. Une version optimisée de Microsoft Office 2013 est disponible préinstallée sur les tablettes Windows RT. Examinons quelques applications les plus importantes, en commençant par Word.
Microsoft Word

Microsoft Word est un logiciel de traitement de texte commercial conçu par Microsoft. Microsoft Word est un composant de la suite de logiciels Microsoft Office, mais il peut également être acheté en tant que produit autonome. Il a été lancé en 1983 et a depuis été révisé à de nombreuses reprises. Microsoft Word est disponible sur les systèmes d'exploitation Windows et Macintosh.

Microsoft Word est souvent appelé simplement Word ou MS Word. Microsoft Word offre plusieurs fonctionnalités pour faciliter la création et l'édition de documents, avec des avantages tels que: WYSIWYG (quoi-vous-voyez-est-ce que-vous-get) s'affiche: il s'assure que tout ce que vous voyez à l'écran apparaîtra de la même façon lorsqu'il est imprimé ou déplacé vers un autre format ou programme.
Vérification orthographique: Word est livré avec un dictionnaire intégré pour la vérification orthographique ; les mots mal orthographiés sont marqués d'un soulignement en rouge. Parfois, Word corrige un mot ou une phrase mal orthographié.
Fonctions au niveau du texte: gras, soulignement, italique et grève pour mettre en valeur des mots ou des phrases particuliers Page de page: Indentation, paragraphes et justification pour s'assurer que les documents sont bien rangés et professionnels. Support externe: Word est compatible avec de nombreux autres programmes, le plus courant étant les autres membres de la suite Office.
Pour les besoins de ce module, nous allons regarder les nouvelles versions de Word 2010, bien que la plupart des fonctionnalités de Word 2010, fonctionnalités dans les versions 2007 et 2013. (Notez que la version 2013, peut être complètement intégrée à SkyDrive, ce qui signifie que vous pouvez accéder et effectuer des actions sur vos fichiers, quel que soit l'endroit où vous êtes situé, aussi longtemps que vous avez une connexion Internet.) Tâches de base dans Word

Créer un document

1. Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Nouveau.
2. Sous Modèles disponibles, cliquez sur Document vierge.
3. Cliquez sur Créer.

La recherche et l'application d'un modèle Word vous permet d'appliquer des modèles intégrés, d'appliquer vos propres modèles personnalisés et d'effectuer une recherche à partir d'une variété de modèles disponibles sur Office.com. Office.com offre une large sélection de modèles Word populaires, y compris les CV de base, les CV spécifiques à un travail, les ordres du jour, les cartes de visite et les télécopies.

Pour rechercher et appliquer un modèle dans Word, procédez comme suit:
1. Dans l'onglet Fichier, cliquez sur Nouveau.
2. Sous Modèles disponibles, effectuez l'une des suivantes:
3. Pour utiliser l'un des modèles intégrés, cliquez sur Modèles d'échantillon, cliquez sur le modèle de votre choix, puis cliquez sur Créer.

Pour réutiliser un modèle que vous avez récemment utilisé, cliquez sur Modèles récents, cliquez sur le modèle de votre choix, puis cliquez sur Créer.
Pour utiliser votre propre modèle que vous avez créé précédemment, cliquez sur Mes modèles, cliquez sur le modèle de votre choix, puis cliquez sur OK. Vous pouvez également télécharger les modèles rom Office.com

Saisie dans un document

Dans le document, recherchez le curseur, qui vous indique où le contenu que vous tapez apparaîtra sur la page. Word attend que vous commencez à taper.

Si vous souhaitez commencer à taper plus bas sur la page au lieu d'en haut, appuyez sur la touche ENTER sur votre clavier jusqu'à ce que le curseur soit là où vous voulez taper.

Lorsque vous commencez à taper, tout texte que vous tapez pousse le curseur vers la droite. Si vous venez à la fin d'une ligne, continuez à taper. Le texte et le point d'insertion se déplaceront vers la ligne suivante pour vous. Une fois que vous avez fini de taper votre premier paragraphe, appuyez sur la touche ENTREE pour passer au paragraphe suivant.

Ouvrir un document
1. Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Ouvrir.
2. Dans la sous-fenêtre de gauche de la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur l'unité ou le dossier contenant le document.
3. Dans la sous-fenêtre de droite de la boîte de dialogue Ouvrir, ouvrez le dossier contenant le dessin souhaité.
4. Cliquez sur le document, puis cliquez sur Ouvrir.

Enregistrer un document Pour sauvegarder un document dans le format utilisé par les versions antérieures, telles que Word 2010 et Word 2007, procédez comme suit:
1. Cliquez sur l'onglet Fichier.
2. Cliquez sur Enregistrer sous.
3. Dans la zone Nom de fichier, entrez un nom pour votre document.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour sauvegarder un document afin qu'il soit compatible avec Word 2003 ou une version antérieure, procédez comme suit:
1. Ouvrez le document que vous souhaitez utiliser dans Word 2003 ou une version antérieure.
2. Cliquez sur l'onglet Fichier.
3. Cliquez sur Enregistrer sous.
4. Dans la liste Sauvegarde en tant que type, cliquez sur Word 97-2003 Document. Ceci change le format de fichier en .doc.
5. Dans la zone Nom de fichier, entrez un nom pour le document.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Lire les documents
1. Ouvrez le document que vous souhaitez lire.
2. Dans l'onglet Vue, dans le groupe Vues de document, cliquez sur Lecture d'écran complète
3. Pour passer d'une page à une autre dans un document, effectuez l'une des suivantes:

Cliquez sur les flèches dans les coins inférieurs des pages.
Appuyez sur PAGE DOWN et PAGE UP ou SPACEBAR et BACKSPACE sur le clavier.
Cliquez sur les flèches de navigation au centre supérieur de l'écran.
Cliquez sur Options de vue, puis sur Afficher deux pages pour afficher deux pages, ou écrans, à la fois.

Imprimer votre document
1. Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Imprimer.
2. Procédez comme suit: Sous Print, dans la zone Copies, entrez le nombre de copies que vous souhaitez imprimer.
Sous Imprimante, vérifiez que l'imprimante que vous souhaitez est sélectionnée.

3. Sous Paramètres, les paramètres d'impression par défaut de votre imprimante sont sélectionnés pour vous. Si vous souhaitez modifier un paramètre, cliquez sur le paramètre que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez le paramètre souhaité. Lorsque vous êtes satisfait des paramètres, cliquez sur Imprimer.

Aperçu avant impression L'aperçu avant impression s'affiche automatiquement lorsque vous cliquez sur l'onglet Imprimer de la vue en arrière.
Chaque fois que vous modifiez un paramètre lié à l'impression, l'aperçu est automatiquement mis à jour.
1. Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Imprimer.
2. Un aperçu de votre document apparaît automatiquement. Pour afficher chaque page, cliquez sur les flèches ci-dessous.

Partie imprimée d'un document Vous pouvez imprimer la totalité ou une partie de votre document. Les options permettant de choisir la partie d'un document sont imprimées dans l'onglet Imprimer de la vue d'arrière-plan Microsoft Office. Sous Paramètres, cliquez sur Imprimer toutes les pages pour afficher ces options.
1. Si vous choisissez Imprimer toutes les pages, vous imprimerez l'ensemble du document.
2. Le choix de la sélection d'impression n'imprimera que le contenu sélectionné.
3. Le choix de la page en cours d'impression n'imprimera que la page en cours.
4. Choisissez Imprimer la plage personnalisée pour imprimer une plage de pages.








Enregistrement dans un format différent

Lorsque vous enregistrez le document pour la première fois, si vous cliquez sur Enregistrer en tant que type et que vous verrez un hôte de différents types de fichier, vous pouvez le sauvegarder comme. Nous allons examiner les points les plus communs ci-dessous:

Document Word (.docx)
C'est le format de document standard que Microsoft a introduit pour la première fois dans Word 2007.

Word 97-2003 Document (.doc) Les versions antérieures de Word ne peuvent pas lire le format .docx ou .docm sans un module de compatibilité spécial installé. Si vous prévoyez de partager votre document avec quelqu'un qui possède une ancienne version de Word, enregistrez le fichier dans ce format ou obtenez vos collègues pour installer le module de compatibilité.

Modèle Word (.dotx, .dotm ou .dot)
Si vous souhaitez sauvegarder un document en tant que modèle à utiliser comme modèle pour la création de documents futurs, sélectionnez l'un de ces formats. Le format .dotx fonctionne avec Word 2007 et 2010, tout comme le format .dotm, qui vous permet d'utiliser des macros dans le document. Si vous enregistrez le modèle pour utiliser Word 97-2003, utilisez le format .dot.

PDF (.pdf) Portable Document Format (PDF for short) est un format de fichier standard qui préserve avec précision votre formatage, ce qui facilite l'échange de documents par voie électronique. Bon nombre des publications et formulaires que vous pouvez télécharger à partir de l'Internet sont dans ce format.

Page Web (.htm) Si vous souhaitez afficher un document sur Internet en tant que page Web, il s'agit du type de fichier à choisir. Il formate le document pour le rendre bon sur Internet.

Format de texte riche (.rtf)
Ce format, conçu pour être compatible avec de nombreux programmes de traitement de texte différents, contient le texte et quelques informations de formatage.

Texte OpenDocument (.odt)
Ce type de fichier utilise la norme OpenDocument pour créer un fichier que vous pouvez ouvrir et éditer dans Word, Writer OpenOffice.org's Writer et beaucoup d'autres programmes de traitement de texte, y compris StarOffice, NeoOfficeWriter, et LotusNotes 8 ou version ultérieure, ainsi que des processeurs de mots en ligne tels que Google Docs.

Works 6.0-9.0 (.wps) Microsoft Works est une version réduite de Office que Microsoft a cessé de vendre en 2009, en le remplaçant par Office Starter 2010. Pourtant, beaucoup de gens ont utilisé Works comme une alternative moins chère à Office, donc si vous avez besoin de partager un document avec quelqu'un qui utilise Works, enregistrez-vous dans ce format.

Veuillez noter que si vous prévoyez de créer des documents de fantaisie et des bulletins, Microsoft Publisher pourrait être une meilleure option que Word. Microsoft Publisher est une application de publication de bureau de Microsoft, différente de Microsoft Word, en ce sens que l'accent est mis sur la mise en page et la conception plutôt que sur la composition et la correction de texte. Il n'est pas aussi sophistiqué qu'Adobe InDesign, qui est un autre paquet de conception, mais a quelques modèles qui sont utiles pour le marketing dans un environnement de petites entreprises.
Maintenant, nous allons passer aux principales fonctionnalités de PowerPoint.