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Module 1: Production et préparation de documents

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La production et la préparation de documents et de technologies d'aide

Cette unité s'occupe de la production de documents de grande qualité, de l'exploration du type de documents que vous rencontrerez, de certains des processus auxquels vous pourriez être impliqué dans le développement de la paperasserie, et de la technologie qui peut vous aider à accomplir ces tâches de façon professionnelle.

En remplissant cette section, l'apprenant va: Comprendre l'objectif de production de documents attrayants et de grande qualité dans un environnement d'affaires Connaître les ressources et la technologie disponibles et comment les utiliser lors de la production de documents dans un environnement d'affaires Comprendre l'objectif des procédures de production de documents dans un environnement d'affaires être en mesure de préparer des tâches Être en mesure de produire des documents à des spécifications convenues Comprendre l'objectif de préparer et d'évaluer une présentation Être en mesure de développer une présentation Développer une compréhension de base Microsoft Word Et les raisons / avantages de son utilisation Développer une compréhension de base Microsoft PowerPoint et les raisons / avantages de son utilisation Développer une compréhension de base Microsoft Excel et les raisons / avantages de son utilisation Développer une compréhension de base de Microsoft Outlook et les raisons / avantages de son utilisation
Cette section sera composée d'exercices et d'activités de réflexion. Il sera nécessaire de préparer et de présenter une présentation à l'extérieur de ce module, qui ne sera pas évaluée officiellement, mais qui vous permettra de pratiquer et d'évaluer vos techniques de présentation. Il est conseillé d'avoir une expérience pratique de l'utilisation de Microsoft Office, car les outils sont utilisés à grande échelle dans le monde des affaires. Ce module prendra environ 7 heures à compléter.

Documents-Comprendre le but et la valeur de la conception et de la production de documents de grande qualité et attrayants

À l'heure actuelle, la plupart des organisations s'attendent à un niveau de qualité de production de base, qu'il s'agisse de documents destinés à des réunions, à des clients ou à des organisations externes. Les différents types de documents qui peuvent être conçus et produits pourraient être: les lettres-la plupart des organisations ont leur propre modèle de lettre standard, mais il peut y avoir des cas où vous devrez modifier la lettre ou changer le style pour s'adapter à l'auditoire (p. Ex., changer la police, ajouter des images pour illustrer les produits ou la taille de la police pour les personnes atteintes de dyslexie).
Ordres du jour-Vous n'avez peut-être pas besoin d'un ordre du jour dans toutes les réunions d'équipe, mais quand vous le faites, il est important qu'il soit clair et facile à lire. C'est aussi une bonne idée de laisser de l'espace pour toute remarque que les gens voudront peut-être faire au cours de la réunion. La section de la réunion précédente dans le module a déjà abordé cette question plus en détail.
Note de service-La plupart des entreprises ont un modèle standard pour une note de service qui sera simple, adaptée à la finalité et qui contiendra généralement le logo de la société et la tagline.
Cartes de gestion-Les cartes d'affaires d'une organisation peuvent différer car il peut y avoir différentes raisons de produire la carte. Les vendeurs peuvent inclure des incitations à la vente ou des confirmations de rendez-vous à l'arrière de la carte, tandis que le directeur général ne peut pas inclure son numéro personnel mobile et peut s'en remettre au numéro de son AP. Dans tous les cas, les cartes d'affaires doivent être faites d'une carte de qualité, épaisse, avec un fini mat ou brillant, ou en plastique.
Le procès-verbal est déjà couvert.
Rapports et tableurs-à l'aide de Word et d'Excel qui seront bientôt couverts.
Présentations-à l'aide de PowerPoint ou d'autres outils, ou documents à distribuer après la présentation.
Newsletters-mise à jour des clients et des clients potentiels avec les nouvelles et offres actuelles.
Les documents juridiques devront être professionnels et contenir la terminologie et les clauses juridiques appropriées. Cela devra faire l'objet d'une vérification approfondie après avoir tapi pour s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs contractuelles ou de fautes de frappe.
Listes de prix / Catalogues-besoin de mettre en valeur les produits et la conception et la production peuvent être confiées à une agence spécialisée pour la coordination et l'impression. La société peut encore produire de nouveaux pricelistes pour promouvoir des offres qui peuvent être envoyées à des clients ; elles peuvent être ramassées sur place ou être envoyées par e-mail.
Différents formats dans lesquels le texte peut être présenté peuvent être Rich Text Format (.rtf), Plain Text (.txt) et Microsoft Word (.doc &.docx). Un autre format qui peut être utilisé pour présenter le texte est un PDF. Les fichiers PDF sont généralement utilisés pour les documents finis et ne peuvent pas être modifiés ou modifiés. Certains documents PDF ont cependant des champs pour entrer des données dans certains domaines. Ils seront abordés plus loin dans cette section lors de l'exploration de Microsoft Office comme une suite d'outils.
Production de documents aux normes convenues Si ces documents sont régulièrement utilisés par l'organisation, le ministère fonctionnel, p. Ex., RH, Marketing, Opérations ou Ventes, peut choisir de créer un modèle pour les employés à utiliser et à conserver sur une unité partagée afin que tout employé puisse avoir un accès rapide et facile. Cela signifie également que les documents auront le même format et seront professionnels et conserveront la haute qualité et les normes.
Convenir de l'objectif, du contenu, de la mise en page, du style, des normes de qualité et des délais pour la conception et la production des documents assure la représentation constante de la marque ou de l'image de l'entreprise. Il veille également à ce que le document comprenne les renseignements exacts et répond aux normes d'organisation, de conformité ou de réglementation.
Les ressources et la technologie disponibles et comment les utiliser lors de la production de documents dans un environnement d'affaires De nombreuses organisations s'opposent au matériel et aux logiciels pour aider les employés à concevoir et à produire des documents de grande qualité et attrayants. Les outils habituellement utilisés sont: photocopieur / imprimante de haute qualité Logiciels ou applications informatiques de haute qualité Ordinateurs / ordinateurs portables Papier de qualité pour impression ou acétates pour les présentations Machines à reliure ou liant la chaleur-pour lier des rapports professionnels ou des documents Guillotines-pour créer des formats de papier faits-à-mesurer
Lorsque les documents sont bien présentés, les clients et les autres intervenants, comme les actionnaires, les investisseurs, les employés et les partenaires externes, estiment qu'il est plus facile de lire ou de regarder. Si la qualité est médiocre, cela reflétera l'image et la réputation de votre entreprise.
Les différents types de technologie disponibles pour l'entrée, la mise en forme et l'édition du texte sont: Ordinateur (avec moniteur et clavier ou un ordinateur portable) Imprimante, scanner Logiciels-Adobe Photoshop (logiciel d'édition d'images) /InDesign (logiciel de publication assistée par ordinateur), Microsoft Word, ou Works, Microsoft Publisher (partie de Office et est un autre module de conception pour les bulletins, les certificats et les brochures) Les ordinateurs sont le moyen le plus rapide d'inmettre, de formater et d'éditer du texte lorsque vous utilisez le bon logiciel pour ce dont vous avez besoin. Microsoft Word est généralement le logiciel le plus utilisé car il est compatible avec la plupart des ordinateurs. Microsoft Word possède une variété de fonctions intégrées qui permettent des niveaux plus élevés d'édition et de formatage. Vous pouvez modifier et éditer des polices, des tailles, des agencements, des modèles et des couleurs. Cette question sera étudiée plus en avant dans le module. Une autre façon de saisir le texte consiste à passer par un scanner au format JPEG ou PDF. Grâce à un logiciel de reconnaissance de caractères, vous pouvez convertir des documents numérisés en documents Word et apporter les modifications nécessaires. Pour ce faire, le système que vous utilisez et le document lui-même doivent être de haute qualité pour que le logiciel lise le document numérisé.
Comprendre l'objectif des procédures suivantes lors de la production de documents dans un environnement métier

Il est important de s'entendre sur le but, le contenu, le style et les échéances de la conception et de la production des documents de façon à ce que chacun soit clair sur ce qui est attendu et sur le résultat du document. Convenir de l'objectif, du contenu, du style et de la date limite permettra de s'assurer que l'information parvient au public cible de la meilleure façon possible. Vous pouvez aussi gagner du temps si vous avez une idée claire de ce que l'on attend de vous et que vous évitez tout malentendu.
Voici les principales façons dont vous pouvez faire des recherches sur le contenu nécessaire pour les documents: fichiers de l'entreprise ou manuels de l'entreprise De Colleagues Internet (Internet mondial-que tout le monde peut accéder) /Intranet (la version interne de l'entreprise pour l'usage des employés) Rapports organisationnels ou sites d'examen des données qui font des commentaires sur votre organisation Vous pouvez organiser le contenu et la recherche des documents en colligant des informations similaires dans des dossiers clairs avant de commencer à les placer tous ensemble avec des en-têtes clairs afin que vous sachiez où trouver les informations lorsque vous en avez besoin.
Vous devez également vous assurer que vous connaissez l'objet du document afin que vous puissiez vous assurer que le style du document est approprié (p. Ex. Audience formelle / non formelle, public cible). En sachant que vous pouvez créer une ébauche approximative et de là, vous pouvez montrer à l'auteur du document que vous couvrez tous les domaines convenus et qu'il est adapté à l'objectif.
Une façon simple d'intégrer et de déposer du texte et du non-texte est d'utiliser un logiciel de traitement de texte tel que Microsoft Office Word. Microsoft Word vous permet d'entrer des textes et des images tels que des graphiques, des clips et d'autres images. Vous pouvez "envelopper" le texte autour des images, ce qui rend la disposition du document facile à lire. Vous pouvez également modifier la présentation de la page en ajoutant des colonnes ou en utilisant un modèle intégré. D'autres publications Microsoft Office telles que Excel, PowerPoint et Publisher ont également des fonctions similaires pour intégrer et mettre en page texte et non-texte.
Le but de vérifier l'exactitude des documents finis est de s'assurer que ce que vous avez écrit est compréhensible pour le public. Il donne également une image positive de l'organisation qui est importante pour les ventes et la croissance. Une entreprise qui envoie de l'information avec des fautes d'orthographe sera évitée, ou moquetée, et des suppositions seront faites au sujet du niveau de qualité dans la livraison de ses biens et services. Tous les documents doivent être exacts en termes d'orthographe, de grammaire et de ponctuation, vous évitez les malentendus si un mot est mal orthographié ou si une ponctuation incorrecte est utilisée.
Les moyens de vérifier l'exactitude des documents finis sont les suivants: Vérification orthographique et grammaticale
Proofreading
Demander à un collègue de prouver que les faits que vous avez inclus sont exacts Le stockage des documents en toute sécurité et en toute sécurité permettra de ne pas divulguer les renseignements de nature délicate à des personnes non autorisées. Le stockage de documents en toute sécurité est conforme à la loi sur la protection des données et garantit que l'information n'est pas divulguée à des tiers qui n'ont pas reçu l'autorisation. Les façons dont vous pouvez stocker les documents en toute sécurité sont: les classeurs verrouillables (pour les copies papier des dossiers) Les documents de dépôt numérique sur un ordinateur (protégés par des mots de passe) La copie de sauvegarde des fichiers numériques (à sauvegarder devrait être effectuée régulièrement au cas où il y aurait des pertes ou des coupures de courant lorsque des documents sont ouverts).