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Module 1: Principales fonctions administratives de l'entreprise

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L'apprenant: Comprendre les dispositions et les actions nécessaires à la planification et à l'organisation des réunions. Soyez en mesure de vous préparer à une réunion Comment suivre une réunion

Généralement, les réunions déplacent les actions de groupe. Nous appelons cela une attention spéciale. Pour ce faire, les participants font deux choses lors des réunions: ils présentent de l'information à d'autres.
Ils collaborent-examinent, évaluent, discutent, résolent les problèmes, décident-les uns avec les autres. Il s'agit d'un comportement approprié et positif à afficher.

Les gens se rencontrent aussi pour des raisons sociales: le besoin d'appartenance et de réseau
La nécessité de réaliser et d'avoir un impact.
Un désir de communiquer, de construire et de partager une réalité commune.

Lors de la planification d'une réunion, rappelez-vous que pour que la tâche doive être satisfaite, les besoins sociaux doivent être satisfaits et pour que les besoins sociaux soient satisfaits, les besoins de la tâche doivent être satisfaits. Le contenu de la réunion répond aux besoins de la tâche pendant que le processus de réunion répond aux besoins sociaux. Et soyez assuré que le processus vous permettra de faire en sorte que les tâches soient accomplies !

Processus de réunion

Soyez clair quant à l'objectif de la réunion. Pourquoi est-ce important? Si les participants ne peuvent pas exprimer clairement le but d'une réunion, ils le feront eux-mêmes. Si cela se produit, votre réunion se fera dans autant de directions qu'il y a de participants.
Créer un programme solide. Un ordre du jour est un aperçu des points à discuter à la réunion, ainsi qu'un budget pour chaque point. Pour créer votre ordre du jour, vous devez d'abord vous pencher sur l'objectif de la réunion, car votre ordre du jour est une voie à suivre pour y parvenir. Ensuite, regardez les participants car ils auront aussi des idées sur ce qui est important. Il y a deux conseils importants à l'ordre du jour: l'ordre de priorité des points de l'ordre du jour en termes d'importance pour la plupart des participants.
Attribuer des délais réalistes à chaque point de l'ordre du jour.

Préparez-vous à l'avance. Prenez le temps de vous préparer à la réunion. Cela ne peut prendre que quelques minutes pour recueillir vos idées et les faire tomber ou prendre des heures pour une présentation officielle. Mais la préparation à l'avance permettra à la réunion d'aller de l'avant, d'éliminer le temps perdu et d'avoir l'impression que la réunion n'a pas été productive.

Qui participera? Dans le cas d'une petite équipe de projet ou d'un groupe de travail, il sera facile de déterminer qui devrait participer aux réunions. Ces questions constituent un filtre utile pour le choix des participants: dont nous avons besoin?
Qui est nécessaire pour prendre une décision?
À qui nous avons-nous besoin pour aller de l'avant?
Répondez à ces questions et vous saurez qui doit être là. Cela pourrait aussi éliminer beaucoup de gaspillage de temps de collègues et de discussions inutiles.
Parmi les accords utiles, mentionnons: le début et la fin des réunions à temps.
Tenez une conversation à la fois.
Honorer des points de vue différents Ne vous interromez pas.
Parlez ouvertement et honnêtement.



Une structure simple mais utile pour une réunion est: WASP Welcome, Say, Ask, Part

La meilleure façon de susciter l'engagement et la participation aux réunions est d'expliquer clairement pourquoi vous vous rencontrerez. Faire participer le plus grand nombre possible de participants éventuels à la planification du contenu ou du processus de la réunion.
Avant la réunion, assurez-vous d'examiner les points suivants:
Heure et lieu Préparation des documents Liste des équipements audio / visuels disponibles pour les présentateurs Demandes de tout besoin particulier

Après la réunion et les mesures de suivi Il est essentiel de tenir compte des résultats clés de la réunion pour les activités de suivi. Au minimum, assurez-vous de bien saisir ces éléments dans vos notes de réunion:
Points de suivi Questions ouvertes Une fois la réunion conclue, prendre les dispositions nécessaires pour que les notes de l'enregistreur soient affichées ou distribuées à tous les participants. La communication après la réunion fournit une forme et une fermeture à la fois aux contributions des participants et à leurs besoins sociaux. Un manque de clarté dans les notes de réunion peut faire traîner les affaires inachevées à l'avant-plan de votre prochaine réunion et ralentir inutilement les progrès du groupe vers ses objectifs à long terme. Si les enregistrements sont envoyés sous forme de liste de contrôle en cours d'exécution, toutes les personnes concernées peuvent voir et / ou y accéder. Cela aidera à préparer l'ordre du jour de la prochaine réunion, notamment en présentant un résumé des événements à la prochaine réunion. Et surtout, elle permet de s'assurer que les choses se font et que tout le monde est au courant de ce dont ils sont responsables.
Tous les documents de réunion, y compris l'ordre du jour, les procès-verbaux et les documents à l'appui, doivent être conservés ensemble et archivés.
Ces dossiers peuvent être vérifiés lorsque des questions se posent au sujet de décisions ou d'actions antérieures. Il est décourageant pour les membres du comité ou du groupe de remanié les discussions ou les décisions antérieures en raison de la mauvaise tenue des dossiers.
Tendre à la fois le contenu et le processus de vos réunions contribuera beaucoup à les rendre plus efficaces et plus productifs.

Exercice pratique:

A l'aide des informations ci-dessus, identiez une réunion avec laquelle vous pouvez accéder et voir les rôles que vous observez lors de la réunion ou de la discussion. Utilisez des réunions en dehors du travail si vous n'avez pas d'exemples basés sur le travail.

Quels rôles pouvez-vous identifier?


Quels comportements chacun de ces rôles a-il affiché?


Deuxième partie:

Utilisez WASP pour préparer une réunion:

Bienvenue: Comment va vous accueillir la personne?

Demande: Quels sont les renseignements dont vous avez besoin? Qu'est-ce qu'ils demanderont en retour?

Dire: Discuter des besoins communs et convenir des actions, des échéances et des responsabilités

Partie: Fin de la réunion et discussion s'il est nécessaire de réserver un suivi par téléphone ou face-face. Qui prendra la responsabilité de quelles actions?

W-

A-

S-

P-