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Module 1: Principales fonctions administratives de l'entreprise

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La plupart des organisations ont une politique sur les voyages d'affaires et les dépenses. Les grandes organisations disposent même d'une section de voyages d'affaires à l'interne pour organiser les voyages s'ils reçoivent un itinéraire et un centre de coûts (afin de recharger les frais) avec l'autorisation du gestionnaire concerné. En outre, la plupart des organisations ont au moins un fournisseur privilégié pour les hôtels. Pour les petites organisations, cependant, le rôle de la réservation des voyages et de l'hébergement incombe à un administrateur.

Dans cette section, l'apprenant explorera les voyages d'affaires et les moyens d'obtenir des informations pour pouvoir organiser les voyages, tout en respectant le budget. L'apprenant: a pour but de confirmer un bref et un budget pour les voyages d'affaires ou l'hébergement Connaître les sources d'information et d'installations disponibles pour faire des voyages d'affaires ou des arrangements en matière d'hébergement.
Il est important que les entreprises améliorent la valeur de l'argent dépensé pour les voyages et une politique de voyage est la pierre angulaire sur laquelle de bons achats peuvent atteindre cet objectif. On a dit qu'une politique bien documentée, bien appliquée et bien contrôlée peut réduire les frais de déplacement d'au moins 10% et jusqu'à 30%.
Autres points: Communiquer la politique à tous les employés: Assurez-vous que votre entreprise de gestion des voyages construit la politique dans votre outil d'autoréservation.
Placez-le sur votre intranet et assurez-vous qu'il est facile à trouver.
Envoyez le courriel à tout le monde chaque fois qu'il est mis à jour.

Contenu de la politique de voyage Avec une politique, il y a des directives strictes à suivre. Les exemples peuvent être: Cap sur le prix par nuit pour une chambre d'hôtel Voyage en train Deuxième classe plutôt que première classe Économiseur de classe économique, plutôt que d'affaires ou de première classe Frais de kilométrage Hire des voitures plafonnées au niveau de l'économie au niveau moyen Frais de subsistance-plafonner les frais de repas du soir ou de petit déjeuner dans le cadre d'un séjour de nuit Les voyages d'affaires peuvent être réservés par l'intermédiaire d'une agence spécialisée, qui utilisera leur modèle d'affaires pour livrer des hôtels ou voyager à l'intérieur d'une fourchette de prix. C'est ainsi qu'il pourrait fonctionner, et c'est ce que l'on appelle le "modèle opaque". La société avance un prix plafonné à l'agence, puis l'agence recherche les prix fournis par les détaillants. L'agence essaiera d'obtenir la soumission la plus basse par les détaillants, afin qu'ils puissent faire une marge bénéficiaire décente et répercutant le prix avec leurs coûts sur l'entreprise qui demande le voyage. N'oubliez pas que les tarifs d'hôtel négociés (lorsqu'ils sont utilisés seuls) peuvent ne pas donner la meilleure valeur lorsque vous lancez des sites comme booking.com et laterooms.com dans le mix. Ainsi, si les taux négociés sont importants, au lieu de les réserver tout le temps, ne les utilisez que lorsqu'ils offrent la meilleure valeur. Voici un exemple de page de réservation d'hôtel:



Processus

Si vous réservez pour votre gestionnaire ou vous-même, vérifiez que les frais de déplacement et de dépenses sont à la fois raisonnables et nécessaires à la conduite des affaires de la Compagnie et qu'ils sont conformes aux dispositions de la Politique sur les voyages. La plupart des politiques comportent une mise en garde, selon laquelle il est essentiel que vous considérez les options de vidéoconférence comme un moyen de réduire les coûts et les émissions de carbone.

Un formulaire de réservation doit contenir suffisamment d'informations pour permettre à l'agence de réserver un voyage et / ou un logement en fonction de vos besoins (sous réserve des limites imposées par la politique. Veuillez vous assurer que le nom du passager est exactement tel qu'il figure sur son passeport ou son numéro d'identification utilisé pour le voyage. Si des renseignements erronés sont fournis, des frais d'annulation peuvent être engagés. Une fois rempli, le voyageur doit le faire vérifier avec une signature pour confirmer que c'est bien. Ensuite, vous pouvez aller de l'avant et organiser le voyage, ou le transmettre à la société de gestion des voyages. Voici un exemple de base: BUSINESS TRAVEL ADVANCE REQUEST


ID employé:

Nom complet:

Titre:

Centre de coûts Ministère:

Destination:

Départ:

Retour:

Objet:

Nombre total de jours:

Type de dépense Description
Budget
Demande
Qté
Unités
Total
Airfare

Train

Hôtel
Voiture de voiture



Exigences relatives aux visas



Séjour: repas / boissons

Frais de transport locaux


Autre: Veuillez préciser



Total:

Notes:

Je confirme que je respecteront les lignes directrices de la politique sur les voyages et que tous les frais réclamés sont authentiques: Signature de l'employé:



Signature du superviseur Date:



Assurez-vous d'avoir en double exemplaire des itinéraires, des billets, des reçus, des cartes, des lettres d'invitation, des polices d'assurance voyage, des reçus de devises, des courriels de collègues à vous et / ou votre gestionnaire, et de vous et / ou de votre gestionnaire à tous ceux qui participent au voyage à quelque niveau que ce soit. Si votre itinéraire soigneusement planifié a été mal placé, vous aurez aussi besoin d'un nom de quelqu'un, qui peut vous aider ou vous mettre en contact avec quelqu'un qui peut venir au secours.
Devises étrangères Les fournisseurs de services de change peuvent aborder le premier et le plus simple aspect des paiements à l'étranger-de meilleurs taux de change que ceux offerts par les banques, et une réduction substantielle des frais. Les clients réguliers peuvent également être appuyés par un gestionnaire de comptes dédié, des outils de gestion des coûts et de suivi, des rapports personnalisés et des analyses.
Si vous êtes impliqué dans l'obtention d'une devise pour un voyageur, vérifiez d'abord les états de votre politique de voyage. Il peut y avoir un point de contact pour parler à. Un fournisseur de services peut également aider à diverses options pour réduire l'exposition aux fluctuations des taux de change, ce qui permet des économies et une plus grande certitude quant à la planification financière. Certains pays ont des limites quant à la quantité de liquidités pouvant être transportées, de sorte qu'il peut être intéressant d'obtenir une carte de crédit d'entreprise autorisée pour couvrir les situations d'urgence. Les notes plus petites pour les taxis et les transports en commun sont meilleures que les grosses notes.

Vous devrez aussi faire appliquer la demande de reçus. Les règles de la maison HMRC pour la demande de dépenses d'entreprise-qu'elles doivent être " entièrement et exclusivement à des fins commerciales-s'appliquent partout où vous êtes dans le monde. L'obligation de conserver une preuve d'achat est également une exigence mondiale. Si une facture, une facture ou un reçu a été dépensé à des fins personnelles, vous ne pouvez pas le récupérer.
Les taux de subsistance peuvent être consultés sur le site Web du HMRC. Voici un lien: https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/359797/2014_Worldwide_subsistence_rates.pdf


Conseils pour le voyage

Les exigences en matière de visa doivent faire l'objet d'une enquête dès que la destination du voyage est connue-certaines ambassades étrangères ont des règlements très datés et des exigences en matière de voyage. Par exemple, lors de la demande de visa pour visiter l'Inde, la taille de la photo doit être de 5cm x 5cm-ce qui n'est pas la taille que fournissent les cabines photo britanniques, mais les magasins de photos peuvent redimensier pour vous. L'Inde exige également que les candidats dressait la liste de tous les pays visités au cours des dix dernières années, et si d'autres timbres sont découverts dans un passeport, la demande peut être rejetée. L'Inde exige également que tous les candidats incluent tous les noms intermédiaires sur le formulaire de demande, s'ils en ont.
Vérifiez également que le voyageur a reçu toutes les bonnes inoculations pour sa destination et qu'il est à jour. Il se peut que des bouteurs soient requis pour le tétanos, etc., de sorte que ces points soient inclus dans une liste de contrôle.
Il y a beaucoup de tenues privées au Royaume-Uni qui travaillent avec les entreprises ou les sociétés de gestion des voyages pour obtenir des visas-et ils peuvent aussi traiter les demandes de passeport. Le plus grand, et aussi un joueur mondial, est CIBT, tandis que VisaSwift est l'un des plus grands joueurs locaux. Il s'agit d'une entreprise hautement professionnelle et dirigée par la technologie, qui offre la possibilité de faire des affaires rapides (dans la mesure où les ambassades ou les consulats le permettent) pour les gens d'affaires. Mais le coût peut être élevé et vous pouvez vous attendre à payer plus de 300 £ pour certains visas à entrées multiples, qui devront être budgétisé.
Vous pouvez consulter les liens pour plus d'informations: http://cibtvisas.co.uk/ https://visaswift.com/
Certains pays exigent qu'une lettre d'invitation à l'entreprise soit envoyée dans le pays. Une lettre d'invitation est un document soumis à l'ambassade de la société ou de l'organisation invitée dans le pays que vous projetez de visiter.
Les visiteurs d'affaires peuvent être des acheteurs actuels ou potentiels, des investisseurs, des visiteurs de salon ou de conférence, des partenaires, des employés ou des personnes qui viennent s'entraîner dans les installations de l'entreprise.
Si vous avez besoin d'un visa, une lettre d'invitation ne garantit pas qu'un visa sera délivré. Les agents des visas évaluent les demandeurs pour savoir si le voyageur a le droit de visiter le pays prévu et certains bureaux des visas peuvent avoir besoin de ces lettres pour être notariées-signées par un organisme officiel. Voici un exemple d'une telle lettre:


INVITATION DES ENTREPRISES (d'une entreprise à l'étranger)

Une lettre d'invitation à l'entreprise doit être imprimée sur le papier à lettre officielle de la compagnie et doit contenir des détails sur les dates d'entrée et de sortie proposées par le demandeur, sa durée de séjour et le type d'entreprise qu'ils effectueront pendant leur séjour. La lettre doit:


Indiquer le nom complet, l'adresse et le numéro de téléphone de la société ou de l'organisation invitée. (la lettre ne doit pas avoir plus d'un mois au moment de la demande).
être signée par une personne dont le poste dans la société d'invitation est plus élevé que celui du demandeur. Inclure un nom imprimé ainsi qu'une signature.

À: nom et adresse de l'ambassade (Ceci peut être obtenu en cliquant sur le lien des sites Web de l'ambassade en haut de notre site Web, puis en sélectionnant le pays concerné.) Date:

Cher Sœurs,
Il s'agit de confirmer que le nom du demandeur (date et lieu de naissance, nationalité et numéro de passeport) a été invité à visiter le nom de l'entreprise invitante entre la date et la date.
Le nom du demandeur est en visite à l'entreprise dans le cadre d'un voyage d'affaires, dans le but de donner un but, p. Ex. Des réunions d'affaires.
Si vous avez besoin de plus d'information au sujet de ce voyage, veuillez communiquer avec le nom de référence (deux pour les visas indiens) au nom de la compagnie d'invitation au numéro de téléphone de la compagnie d'invitation. Facultatif: le nom du demandeur sera requis pour visiter régulièrement l'entreprise au cours des prochains mois aux fins de son but. Nous vous demandons donc si vous pouvez lui délivrer un visa d'entrée multiple pour cette période.
Votre assistance dans ce domaine serait très appréciée.
Yours fidèlement, Signature
Nom
Position Maintenant que vous avez confiance dans la réservation de voyages, allons à la planification et à l'organisation de réunions