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Module 1: Principales fonctions administratives de l'entreprise

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L'enregistreur des procès-verbaux d'une réunion a une responsabilité professionnelle d'être méticuleux et de veiller à ce que les bonnes actions et les responsabilités soient consignées.
Cette section aidera les personnes qui prennent part à la prise d'une minute à suivre un processus précis et opportun. L'apprenant: Comprendre la tâche de prendre des minutes lors des réunions Comprendre le rôle du président et d'autres responsabilités formelles dans les réunions. Sachez comment prendre quelques minutes et ce qu'il faut faire après la réunion.

Les conseils suivants vous aideront à les prendre avec précision et facilité.
Préparation-Pour la réunion elle-même, assurez-vous de savoir où vous devez aller. En tant que preneur de minute, il n'y a rien de pire que de se précipir dans la réunion à la dernière minute, à moins qu'il ne soit arrivé en retard ! Laissez suffisamment de temps pour les retards de trains et les embouteillages, et assurez-vous d'avoir à l'avance toute autorisation de sécurité nécessaire.
Distribution-Distribuez les minutes de la réunion précédente avant celle que vous êtes prêt à assister. Cela vous donnera, ainsi qu'à tout le monde, une chance de rappeler ce qui a été décidé, qui a dû accomplir certaines choses, et ce qui doit encore être fait.
Connaître l'objet-Pour comprendre l'importance de la tâche, n'oubliez pas que les procès-verbaux servent à plusieurs fins: ils constituent un dossier historique des décisions et des actions d'un groupe et nous rappellent ceux qui ont été affectés. Elles sont la preuve de délais et constituent un avantage pour les personnes qui sont abselles lorsque des décisions sont prises.
Obtenez l'ordre du jour-Avant la réunion, obtenez l'ordre du jour de la personne qui mène la réunion et faites un aperçu. Cela permettra de gagner du temps, mais de prendre note avec précision de l'ordre dans lequel les principaux points sont discutés.

Comprendre le rôle du président et d'autres responsabilités officielles lors des réunions Le président d'une réunion préside l'événement afin de s'assurer que les participants suivent les conventions de la réunion. Le but d'un président est de s'assurer que les participants à une réunion s'en tiennent à l'ordre du jour, se respectent les uns les autres et respectent les règles de la réunion. Le président d'une réunion a également le dernier mot lorsqu'il s'agit de fixer l'ordre du jour de la réunion.

Le président de la réunion devrait participer à toutes les étapes du processus, de la planification jusqu'au suivi. Ils peuvent parfois avoir de l'aide d'autres personnes (p. Ex., finaliser les plans), mais ils ont la responsabilité ultime de confirmer l'ordre du jour et d'approuver le procès-verbal.

Les participants à la réunion sont des personnes sélectionnées et sont invités par invitation. Ils se joignent à une réunion en réponse à une demande de réunion envoyée par l'animateur ou l'organisateur de la réunion. Les rôles formels peuvent être l'"expert" du sujet à discuter, p. Ex. Les RH, s'il y a des répercussions sur les gens, ou une "fonction de soutien", p. Ex. Un représentant des finances si une approbation financière est requise, ou une personne connue pour donner un coup de force à la discussion avec la pensée créative.

Savoir prendre quelques minutes aux réunions

Lors de la réunion, vous êtes assis là où vous pouvez voir et entendre les procédures clairement. Préparez vos documents pour la réunion: votre ordinateur portable ou votre bloc-notes, votre appareil d'enregistrement audio (si vous en avez un), et votre agenda.
Les méthodes d'enregistrement courantes comprennent: le modèle de bloc-notes et l'enregistreur de bande pour ordinateur portable du presse-papiers

Quelle que soit la méthode que vous décidez d'utiliser, assurez-vous d'avoir tout ce dont vous aurez besoin. S'il est électronique, assurez-vous qu'il fonctionne. Juste au cas où votre méthode choisie s'arrête de travailler, une méthode de sauvegarde est prête. Cependant, vous décidez de prendre des minutes, de fournir suffisamment de place sur le papier pour prendre des notes.

Si possible, prénoms de tous les participants avant le début de la réunion. S'il ne s'agit pas d'une option, passez une feuille de présences une fois que les gens arriveront. Prenez note de qui est présent, qui manque, qui arrive en retard, et qui part tôt. Assurez-vous que tous les noms sont correctement orthographies.


Capacité de se préparer à prendre un procès-verbal

Puisque les minutes doivent contenir des informations cohérentes, indépendamment de ce qui est discuté, cela permet d'économiser énormément de temps pour disposer d'un modèle ou d'un formulaire à remplir en blanc afin que votre temps ne soit pas gaspillé par écrit des informations standard. En fait, une grande partie de l'information peut être remplie avant le début de la réunion. Au fur et à mesure que vous préparez le modèle, assurez-vous d'avoir les renseignements suivants: Type de réunion (quotidien, hebdomadaire, mensuel, etc.) But de la réunion Date, heure et lieu de la réunion Nom de la personne qui a appelé la réunion pour commander Nom du président ou de l'animateur si différent de la personne ci-dessus Noms des personnes présentes Indication qu'un quorum était ou n'était pas présent Approbation du procès-verbal de la réunion précédente Toutes les motions et noms de ceux qui les ont faits

Capacité de participer aux réunions Une fois la réunion commence, la personne qui prend le procès-verbal a la tâche difficile de faire plusieurs choses en même temps. Une bonne réunion réunit souvent des gens qui ont des idées intéressantes et beaucoup à dire. Parfois, cela signifie que les débats peuvent être litigieux, même chauffés. La prise de décision neutre et objective est d'autant plus importante dans le contexte de la controverse. Alors, assurez-vous de ne pas prendre parti-ni dans la réunion elle-même ni dans vos minutes.

À un niveau purement pratique, le preneur d'une minute ne devrait pas participer au débat. C'est une tâche difficile à griffer ou à taper, et parler en même temps. Peut-être plus important encore, le preneur de minute doit être considéré par les autres participants comme étant objectif. Idéalement, la personne qui prend le procès-verbal ne devrait pas avoir d'intérêt personnel dans le résultat de la réunion.


La partie la plus difficile est de comprendre ce qui est réellement dit, de se concentrer sur des questions, des actions et des décisions importantes, et non sur des commentaires non pertinents qui pourraient être intéressants, mais qui n'ont rien à voir avec ce qui est en discussion par le groupe.

Afin d'améliorer les compétences d'écoute afin d'enregistrer des informations appropriées, la pratique se différencie entre les énoncés qui sont des faits et ceux qui sont des opinions. L'enregistreur doit s'en tenir aux faits. Ce sont des éléments d'information qui ne sont pas contes­tant et qui ont un caractère objectif. En revanche, les opinions personnelles sont subjectives et peuvent facilement être contestées par d'autres.

Personne n'examinera vos notes personnelles à ce stade, mais vous devez être en mesure de les comprendre vous-même afin de les préparer à la distribution. Se concentrer sur les principaux points qui ont été soulevés au cours de chaque discussion et sur les décisions que le groupe a prises à ce sujet. Votre relecture veillera à ce que vos minutes ne soient pas remplies de mots mal orthographiés, de phrases incomplètes, d'abréviations et de ponctuation précise. Si une partie de votre travail comprend la distribution du procès-verbal à tous, vous devriez les faire approuver par le président ou l'animateur de la réunion avant qu'ils ne soient disponibles pour ceux qui en ont besoin.


Exercice de réflexion-Complétez cette période à votre propre heure

Ecoutez un enregistrement audio impliquant deux personnes ou plus, puis récapitulez les points clés. Cela vous fera participer à la pratique de l'écoute, de la prise de notes et de la synthèse des compétences. Proofread par la suite pour vérifier l'exactitude.

Regardez une vidéo en ligne qui montre des simulations de réunions et de pratique en prenant les minutes des discussions. Choisissez ceux qui ont plus de trois personnes pour avoir un bon mélange de dialogue. Se concentrer sur les principaux points qui ont été soulevés au cours de chaque discussion et sur les décisions que le groupe a prises à ce sujet.