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Module 1: Principales fonctions administratives de l'entreprise

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Introduction-Qu'est-ce qu'un système de journal?
L'utilisation d'un journal intime a plusieurs objectifs et peut apporter de nombreux avantages à l'entreprise. Dans la plupart des entreprises il y a beaucoup de bureaux différents et il peut parfois être difficile de communiquer entre eux et de savoir exactement ce que chaque personne fait le jour. Elles peuvent être sur support papier sous la forme d'un journal lié traditionnel, ou être en format électronique.
En utilisant un système de journal, il est beaucoup plus facile de savoir si une personne est dans le bureau ou s'il s'agit de rendez-vous. Il garantit également que personne n'est ‘ double réservé ’, ce qui signifie que s'ils ont une nomination un jour donné, ils peuvent vérifier le journal du journal et s'assurer qu'ils ne réservent rien d'autre en même temps. La gestion du temps est un objectif très important de l'utilisation d'un système de journal, car cela signifie que les employés ne doivent pas consacrer trop de temps à la coordination des journaux pour planifier des rendez-vous ou des réunions.
Il est possible d'accéder à de nombreux journaux électroniques à partir de n'importe quel ordinateur ou appareil de poche, à condition que l'utilisateur dispose des informations de connexion et du mot de passe corrects. Ainsi, les informations peuvent être modifiées, confirmées ou révisées à tout moment de presque n'importe où dans le monde.
Si vous gérez un système de journal pour votre gestionnaire:

Avant de confirmer une réunion dans le calendrier, regardez toujours ce que votre manager a planifié de part et d'autre de la réunion.   Est-ce qu'ils ont une réunion difficile qui aura un impact sur leur humeur, faites qu'ils ont quelque chose de planifié qui nécessite   leur concentration   – écrire un rapport par exemple. Il faut se pencher sur la façon dont leurs autres réunions auront une incidence sur leur rendement et sur leur plan en conséquence. S'ils ont une échéance importante pour un rapport ce matin-là, planiquent-ils un peu d'espace respiratoire cet après-midi afin qu'ils puissent prendre un café, ou faire un rattrapage général.
Toujours prendre en compte les temps de déplacement et un peu plus. Dans la mesure où votre manager peut vouloir cram beaucoup dans leur journée, vous ne voulez pas qu'ils arrivent à une réunion complètement tracassées.
La recherche montre qu'il y a 75% plus de chance qu'une personne termine une tâche si elle est dans son agenda. Sur cette seule statistique, il vaut la peine d'inclure des délais dans l'agenda de votre gestionnaire, ainsi que le temps de planification de votre gestionnaire pour     exécuter des tâches importantes.
Chaque décision prise concernant votre agenda de gestionnaire ’ doit être décisive et doit être prise en compte avec votre manager ’. Vous êtes la gatekeeper et vous êtes là pour vous assurer que votre manager ’ est productif. Lorsque vous répondez à des rendez-vous de journal, tout le monde doit vous fournir un ordre du jour ou un objectif pour la réunion.  

 
Exercice de réflexion
 
Avez-vous déjà utilisé un agenda ou un agenda?  
 
Si non, comment mémoriser les événements et les activités?
 
Si oui, quelle est l'utilité de ces informations?
 
 
Procédure d'utilisation d'un système de numérotation

Vous pouvez imprimer votre journal afin que vous puissiez disposer d'un document de travail pour la journée. Cela vous aidera si vous avez besoin de le prendre avec vous à des réunions, et vous n'avez pas de téléphone pour stocker votre calendrier avec vous. Vous pouvez alors être à l'heure si vous devez partir si votre rendez-vous risque d'être dépassé.
Chaque entrée d'agenda doit fournir les informations suivantes (au minimum):

Date, heure, emplacement
Participants
Ordre du jour / réunion
Documents de support
Type de réunion (conférence téléphonique, face à face, etc.)

Pour définir des rappels, utilisez la fonction de rendez-vous ‘ toute la journée ’ sur Office Outlook. C'est un outil pour vous rappeler les dates importantes, votre congé annuel et celui de l'équipe. Il peut inclure toutes les informations générales que les membres de votre équipe doivent connaître, mais qui n'ont pas besoin d'être prises en compte.  
Utiliser les catégories et le codage de couleurs sur Outlook Office. Le codage et la catégorisation des couleurs peuvent s'appliquer à tout ; depuis les anniversaires, les réunions de clients, les 1-2-1s avec des collègues, le temps de lecture et de courrier électronique,   la tenue de réunions et même le déjeuner.   Toutes les différentes parties de votre journée peuvent être codées en couleur de sorte que vous sachiez ce que vous faites à un simple coup d'œil.


Pour hiérarchiser les demandes, vous devez d'abord placer les plus importantes. Cela garantit que ceux qui sont urgents, par exemple, sont traités avant ceux qui ne sont pas aussi urgents mais qui restent importants
Il est important de sécuriser la confidentialité lors de l'utilisation d'un système de journal car il y aura beaucoup d'informations allant dans les entrées du journal et ceci peut inclure des informations personnelles de clients, par exemple, et ils peuvent ne pas vouloir transmettre ces informations à personne d'autre. Il est également important de garder un système de journal sécurisé, car l'organisation ne veut pas que quiconque puisse accéder à son journal.   Vous pouvez souvent utiliser une fonction de confidentialité qui bloque l'accès à qui que ce soit, mais vous-même ou votre manager.

Etude de cas
Justin venait de commencer à travailler au sein d'une nouvelle société en tant qu'administrateur des finances. C'était son premier emploi de bureau. On a demandé à Justin de gérer son journal de gestion, car il sera en vacances pendant deux semaines. Le directeur, Carl, a demandé à Justin d'intervenir et de réserver seulement des réunions essentielles et justifiables, mais seulement pour le mois suivant son retour et de ne pas surpasser le journal avec plus de 50% des réunions chaque jour ouvrable, à moins qu'il ne s'agit d'une réunion de la haute direction. Le jour de travail est de huit heures, plus une demi-heure pour le déjeuner, donc Justin sait qu'il peut faire un livre de plus de quatre heures. Vous savez comment utiliser le système, et il s'agit d'un système unique, comme Carl normalement, dans ses propres rendez-vous.
 
Le jour 1 de la fête de Carl ’ Justin a trois demandes de réservation de courriels. Comment traiter ces demandes?

Le directeur financier reprograme une réunion d'équipe senior d'une journée, en raison de congés et a demandé un bloc d'une journée complète. Il s'agit d'une réunion mensuelle régulière. Il y a une réunion horaire avec le gestionnaire des RH ce matin-là pour discuter de l'absence de maladie, de sorte qu'il y a un chevauchement avec les deux nominations.
Un fournisseur a demandé une réunion pendant deux heures sur son site, qui est à vingt minutes de route. Justin a noté que des réunions précédentes avaient eu lieu au bureau de son gestionnaire.
Une demande a été soumise qui a indiqué que son gestionnaire ‘ saura ce qu'il s'agit de ’.   Il s'agit d'une demande en fin d'après-midi, et vous n'êtes pas sûr de ce qu'il s'agit. Lorsque vous avez demandé des informations supplémentaires, le demandeur a gagné ’ t dire pourquoi il souhaite la réunion.

 
 
 
Réponses suggérées:
 

Parlez au responsable des ressources humaines et excusez-vous mais vous devez reprogrammer la réunion et donner quelques options de date / heure alternatives dès que possible, autour de la date prévue de la réunion. Ensuite, acceptez la réunion de la directrice des finances, ’, en tant que priorité.
Contactez le fournisseur et réservéle provisoirement l'emplacement demandé et planirele que cela se produise soit dans le bureau du gestionnaire ’, soit sur le site du fournisseur. Justin devrait alors répondre que son directeur discutera d'un lieu confirmé à son retour. Conservez-le comme une réservation provisoire jusqu'à ce que le gestionnaire revienne. Laisser une demi-heure de l'un ou l'autre côté au cas où il y a une raison justifiée pour Carl de visiter le site du fournisseur, ce qui permettra au temps de voyager à chaque fois. Heureusement, la réunion ne couvre pas plus de 50% du jour ouvrable.
Le gestionnaire peut savoir – mais vous n'avez pas de ’ t! Vous devez connaître toutes les réunions au cas où votre manager vous demande – alors demandez ! Encore une fois, c'est à la communication, si vous n'êtes pas sûr d'une réunion, demandez à votre manager. Pour l'instant, ne le planifiera pas et répondit que votre manager en discutera avec lui à son retour, car il n'a demandé que les réunions les plus prioritaires avec une raison justifiable d'être réservé en son absence.