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Module 1: Planificación de sus proyectos

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Consejos adicionales para la gestión de proyectos

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Consejos adicionales para la gestión de proyectos
Toda la información mencionada anteriormente es muy útil para las personas que están muy organizadas por naturaleza. Sin embargo, no todos los que entran en el diseño habrán agudizado sus habilidades de planificación y organización antes de iniciar su negocio.
Evitar el Creep de ámbito
Uno de los primeros pasos para la gestión de proyectos es determinar el alcance del proyecto. El ámbito inicial es relativamente fácil de determinar si tiene la información correcta. Sin embargo, es posible que encuentre que el ámbito empieza lentamente a expandirse con el tiempo. Los especialistas en gestión de proyectos llaman a este campo de ‘ creep ’ y aprenden a evitar que sea esencial para mantenerse en el camino y gestionar bien el proyecto.
Se dará aviso ‘ ‘ ámbito creep ’ cuando el foco del proyecto empiece a expandirse para incluir nuevas áreas y detalles que no se han desarrollado en el plan original. Por supuesto, parece una buena idea incluir nuevos aspectos del proyecto a medida que vayan avanzando. Sin embargo, sólo debería hacerlo en consulta con el presupuesto. De lo contrario, encontrará que está haciendo más trabajo por menos dinero y que su productividad bajará.
El creep de ámbito se produce por dos razones. La razón más común es que los gestores de proyectos no siguen el plan y luego se empantanan en los detalles que surgen cada vez que se desvían de la tarea. Sin embargo, ocasionalmente habrá clientes que intenten empujar el alcance para usted. De cualquier manera, nunca debe presentar un cliente con una tarea o proyecto adicional sin consultar primero el presupuesto y presentar los nuevos costes y la línea de tiempo actualizada junto con él.
Gestionar los riesgos
Durante las fases de planificación, ha identificado los posibles riesgos que pueden surgir durante el proyecto. Sin embargo, no hay manera de que puedas identificarlos a todos, sin importar cuánta experiencia tengas. Por lo tanto, aunque haya mitigado muchos de los riesgos inherentes a la naturaleza del diseño del jardín, algunas cosas aún pueden aparecer, porque los riesgos pueden presentarse en cualquier momento durante el proyecto.
Por lo tanto, necesita ser experto en la gestión de riesgos para mantener todo bajo control. Afortunadamente, la gestión de riesgos es una herramienta que puedes aprender a través de recursos educativos y experiencia. Aún así, la mejor manera de controlar sus riesgos es tener una comunicación abierta. Esto le permitirá ver y comprender los problemas que se avecinan y gestionarlos antes de que se desarrollen desde las posibilidades a problemas en toda regla.
Consejos adicionales para cumplir sus objetivos de planificación
Ir a través de los movimientos de planificación es importante; sin embargo, el control de las cajas por sí solo no significa que usted cumplirá automáticamente sus objetivos. Es necesario actuar de forma intencionada en todo lo que haga si desea estar encima de lo que está trabajando.
Plan de estrategia
Las partes anteriores del modelo pueden haberte proporcionado una estrategia; sin embargo, es necesario implementar esa estrategia estratégicamente para que pueda alcanzar definitivamente sus objetivos por la mañana.
Esto puede sonar redundante, pero la estrategia siempre debe estar impulsando sus actividades, tanto si está planificando o implementando el proyecto.
Plan para la planificación
Esta es otra parte de la planificación que puede decir que el sonido es redundante, pero puede que le sorprenda cuánto tiempo toma la planificación y qué tan inane puede ser. La planificación no suele ser muy emocionante; de hecho, puede ser una de las partes más difíciles y mundanas del proceso. Sin embargo, es una de las partes más importantes del proceso y es necesario estar preparado para ello. En algunos casos, el 70 por ciento de su tiempo dedicado a un proyecto se dedicará a la planificación de proyectos.
Siempre se da suficiente tiempo, energía y dinero para pasar las etapas de planificación. Al hacer esto, estará planificando su plan y encontrará que es capaz de alcanzar los objetivos de forma más eficiente.
Comunicarse de forma eficaz
La comunicación efectiva es increíblemente importante para su negocio y su plan; sin embargo, debe evitar confundir comunicación constante con una comunicación efectiva.
La primera manera de asegurarse de que se está comunicando de forma eficaz es asegurándose de que se vuelve a hablar a través del medio adecuado. Es útil crear una dirección de correo electrónico profesional para utilizar la comunicación con clientes, colegas, proveedores y cualquier otra persona relacionada con su negocio. Entonces, todo el mundo sabrá exactamente dónde pueden encontrarte y que sus mensajes te recibirán de manera oportuna.
Tener un método de comunicación dedicado también es importante porque le permite organizar sus programas y comunicaciones. Mantener todo lo importante en un lugar le impedirá confundir mensajes y proyectos. Más importante aún, mantener todo en el mismo lugar reducirá el tiempo dedicado a organizar su correo, lo que significa que tiene más tiempo para realizar otras funciones importantes.
También necesita un patrón para las comunicaciones. Todos lo aprecian cuando saben aproximadamente cuándo y dónde obtendrán una respuesta. Trate de dedicar tiempo cada día para responder a los correos electrónicos y hacer todo lo posible para mantenerlo establecido en ese momento tan a menudo como sea posible. Si usted responde correos electrónicos por la mañana, su cliente sabrá que cualquier cosa que le envíe por la tarde recibirá algún tipo de respuesta al día siguiente.
Puede parecer una buena idea responder a los correos electrónicos a medida que vienen en – si sus 7 AM o 9 PM. Mientras que algunos clientes aprecian esto, es posible que se preocupen cuando no obtengan una respuesta inmediata.
Por último, la planificación de un patrón es útil porque le da tiempo para recopilar la información que necesita para responder al método de correo electrónico o comunicación de forma eficaz. Hacerlo evitará que tenga que repetirse o enviar más emails de los necesarios. También le da tiempo para editar y revisar su mensaje antes de enviarlo, lo que a veces puede ahorrar mucho dolor de cabeza.
Es una buena idea planificar qué tipo de lenguaje utilizará en su comunicación. Es una buena idea seguir siendo profesional en todos los contextos – si usted está hablando con un cliente en persona o a través del texto. Sin embargo, intente evitar la jerga a menos que el cliente haya demostrado fluidez en términos de diseño o jardín.
Métodos de plan para la medición
Podría ser tentador moverse a través de un plan con el único objetivo de llegar al final y estar terminado. Usted puede diseñar un jardín de esta manera y puede ejecutar un negocio de esta manera. Sin embargo, debe estar evaluando su progreso a medida que vaya.
Las tres cosas básicas para medir durante el proceso incluyen costo, tiempo y calidad. La medición de estas cosas le permite evaluar si su sistema está funcionando. Puede utilizar estas medidas más adelante para mejorar sus procesos y hacerlos aún mejores. No sólo será más eficiente, sino que ganará mejores clientes porque estará trabajando bien.
Si está luchando para medir su tiempo, utilice una herramienta de seguimiento de tiempo. Las herramientas en línea como FreeAgent le ayudarán a realizar un seguimiento del tiempo dedicado a varias tareas para que pueda ver cuánto tiempo se está gastando y en qué se está gastando.