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Module 1: Planificación de sus proyectos

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Pasos detallados de la planificación del proyecto

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Pasos detallados de la planificación de proyectos

Definir el ámbito

En esta etapa, usted debe tener todas las bases llevadas a cabo y ser claro en el objetivo para el jardín. Tenga claro el alcance del proyecto. El ámbito del proyecto es el área o materia que está en el centro del proyecto o es relevante para el proyecto. Definirlo evitará que el alcance crezca demasiado, lo que complicará el proyecto y socavará el presupuesto.

Determinar recursos disponibles

¿Qué equipo, herramientas, materiales, plantas, recursos humanos y dinero tendrá a su disposición para alcanzar los objetivos del proyecto?
Recuerde incluir los recursos internos y externos en este paso. Asegúrese de que todo lo que usted no tiene disponible internamente puede ser razonablemente accesible externamente. Considere la posibilidad de dar los primeros pasos para confirmar los recursos externos antes de decidir avanzar.

Conozca la línea temporal del proyecto

Una línea de tiempo es una parte esencial del proyecto, especialmente cuando se trabaja al aire libre. Cuando usted tiene una línea de tiempo, usted debe ser claro en la siguiente pregunta: ¿Cuándo tiene que ser completado el jardín? ¿Hay alguna flexibilidad involucrada o es un plazo fijo? Si el proyecto sufre retrasos imprevisibles o tarda más de lo previsto, ¿existe un acuerdo para el pago adicional?
Puede considerar añadir tareas administrativas a la línea de tiempo. Estas tareas pueden incluir un plan de pago o informes.

ensamblar el equipo del proyecto

Si contrata personal, está tomando trabajadores temporeros o externalizando algunos aspectos del trabajo, tenga todo configurado antes de que se inicie el trabajo.
Recuerde comunicarse claramente con su equipo. Escuche a cualquier experto involucrado y aprenda todo lo que pueda para futuros proyectos. Gestionar el equipo de forma eficaz, asegurándose de que todo el mundo es consciente de su papel y su lugar en la línea de tiempo y el plan. Por ejemplo, debe asegurarse de que el equipo sepa en qué orden deben ejecutarse las tareas del jardín de acuerdo con el plan.
Más información sobre la comunicación con el equipo al final del módulo.

Esquema de los pasos grandes en orden

Listar los pasos principales en orden cronológico. Tenga en cuenta que la flexibilidad es parte de cada buen plan y que se pueden hacer cambios. Sin embargo, no se desvíe innecesariamente del plan.
  Si un paso depende del paso inicial que se está completando, realice un seguimiento de esto en consecuencia. Si se desvía, reestructure la bandeja para que pueda seguir cumpliendo los objetivos del proyecto.

Listar los pasos más pequeños

Dentro de cada paso grande, liste todos los pasos más pequeños que necesita para lograr esto, de nuevo, en orden cronológico. Es posible que tenga que crear sublistas de pasos más pequeños en algunos casos y crear más detalles en función del tamaño y la complejidad de cada fase del proyecto.
Asegúrese de que todos los que están trabajando en los pasos más pequeños estén al tanto de los demás para que puedan trabajar en tándem para completar los pasos más grandes.

Desarrollar un plan preliminar

Organice todos los pasos en un plan procesable. Comience con lo que hay que hacer primero, después y así sucesivamente. Pregúntate a ti mismo las siguientes preguntas: ¿Qué pasos se pueden completar juntos? ¿Qué recursos se necesitan para iniciar algún paso? ¿Quién es responsable de cada paso? ¿Cuál es el tiempo necesario para cada paso?
Es importante planificar con antelación, mirando cada paso para ver qué se puede combinar y mover fuera del orden cronológico si tiene sentido hacer trabajos similares a la vez, especialmente si se están compartiendo recursos.
Si está contratando maquinaria para extraer el jardín frontal, por ejemplo, asegúrese de que lo utilice completamente y combine todos los trabajos de excavación en el mismo periodo de tiempo.
Recuerde extraer las herramientas de gestión de proyectos listadas anteriormente. Esto le ayudará a organizar sus ideas y tareas visualmente, lo que le ayudará a crear un mejor plan en menos tiempo.

Crear su plan de línea base

Reúna los comentarios de cualquier miembro del equipo y propietarios de propietarios en su plan preliminar y ajuste si es necesario para ajustar el proyecto en el marco de tiempo disponible. Estos comentarios pueden ser invaluables y no deben omitirse porque pueden hacer puntos importantes sobre cómo poner el plan en acción.
A continuación, cree un plan de línea base para definir cómo será la visión del proyecto e incluir marcos de tiempo, costes y objetivos para formar una estimación razonable. El plan de referencia proporciona orientación a lo largo de todas las etapas del proyecto; es una hoja de ruta para el éxito del proyecto.

Solicitar ajustes de proyecto, si es necesario

Si descubre que los límites de tiempo o presupuesto del proyecto no son razonables, indique su caso con antelación y solicite que se ajusten los límites poco realistas. No espere hasta que el proyecto esté en peligro antes de indicar lo que ha sido obvio anteriormente.

Siga el plan pero permita la flexibilidad

Un plan es de suma importancia y seguirlo de cerca es crucial para el éxito. Tenga en cuenta que los planes pueden y a menudo deben cambiarse. Es posible que ciertas plantas no estén disponibles al momento de plantar las camas. Acepte esto y pase al siguiente paso mientras espera la entrega. Cambie según sea necesario, pero mantenga el ámbito y los recursos a medida que lo haga.

Supervisar el progreso del o del Equipo

Una vez que el proyecto esté en marcha, supervise los logros y retrocesos diarios, registre lo que es necesario y encontrará que descubre cualquier problema potencial antes de que se conviertan en problemas más grandes.

Document Everything

Mantenga siempre registros; documente todos los cambios desde la línea base, especifique cualquier desviación, costes adicionales y por qué era necesario. Si descubre que hay nuevos requisitos para el plan, escriba esto y cómo se verá afectada la línea de tiempo y el presupuesto. Mantenga un cuaderno con usted diariamente, ya que es difícil recordar todos los incidentes, especialmente en proyectos grandes o cuando se administra un equipo. Son útiles para las revisiones posteriores al proyecto.

Mantener líneas de comunicación abiertas a todos los implicados

Asegúrese de que todos los miembros del equipo estén al tanto de cualquier cambio significativo y, por supuesto, de todos los clientes. Cada vez que haya completado un hito, deje que el propietario del jardín lo sepa. Recuerde mantenerlos al día con los problemas que surjan.