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Module 1: Planificación de sus proyectos

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Planificación de sus proyectos

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Planificación de los proyectos
Tener un plan estratégico para su proyecto es la mejor práctica, ya sea que esté plantando una cama de flores o rediseñando el jardín de una casa señorial. No sólo es rentable y efectivo para planificar cada proyecto de jardinería antes de empezar, sino que sus clientes esperan tener una línea de tiempo y una estimación antes de que elijan usted para el trabajo. Ser capaz de proveer y apegarse a estas cosas te ayudará a ganar y a mantener a los clientes y a evitar que tengas serios desacuerdos por la falta de comunicación.
Tener un plan le permite establecer restricciones de tiempo y objetivos presupuestarios. También le permite ordenar los materiales adecuados, así como la cantidad adecuada de materiales.
Independientemente del tamaño de su proyecto de diseño de jardín, las etapas de planificación y gestión de proyectos son las mismas:

Inicio
Planificación
Ejecución
Supervisor y control
Cerrar proyecto

Iniciación
Una iniciación de proyecto concreta no sólo mejorará el éxito de su proyecto, sino que establecerá una base sólida para las fases posteriores.
El periodo de inicio implica asignar tareas a miembros del equipo, contratistas externos y otras partes. En esta etapa, usted informará a todas las partes involucradas en los objetivos generales del proyecto y le preguntará al cliente las preguntas necesarias para que el proyecto pueda ser planificado de manera eficiente.
Este es el momento de inspirar entusiasmo creativo para el proyecto y asegurar que todos los detalles sean aclarados antes de que comience la planificación. Sin embargo, también es el momento de mediciones precisas. La etapa de iniciación también es donde se lleva a cabo la inspección y evaluación de todo el sitio. Usted necesita hacer esto primero, porque será la base de su plan. No puede crear un plan sin ninguna idea del jardín base con el que está trabajando.
Recuerde que la información en esta fase es información importante. Escribe todo lo que aprendes, porque nunca sabes si y cuándo lo necesitas más tarde.
Planificación
Una vez que esté satisfecho y esté seguro de que tiene toda la información esencial necesaria, que ha recopilado durante la consulta inicial, la encuesta del sitio y la evaluación y las reuniones posteriores con los clientes y los miembros del equipo implicados, puede pasar a la etapa de planificación.
El objetivo de esta etapa de su plan de proyecto es emerger con un plan de proyecto claro desde el cual todos puedan llevar a cabo sus tareas asignadas. Si usted es la única persona que trabaja en este proyecto, también le asegura seguir el plan en el orden correcto de acuerdo con el marco de tiempo y los presupuestos esbozados. Tener un plan de proyecto claro es útil para los clientes, porque pueden seguir junto con el plan para comprobar su progreso.
Hay otro beneficio importante de crear un plan de proyecto. Tener un plan detallado y detallado le ayudará a identificar problemas si algo va mal. Si bien tener un plan te ayudará a mitigar los problemas del proyecto y a prevenir errores, también proporcionará una hoja de ruta en el caso de que algo suceda. En estos casos, puede rastrear el problema directamente a la fuente e identificar rápidamente una causa raíz antes de llegar a una solución sólida.
El plan de proyecto siempre debe escribirse. Usted comenzará con todas las notas escritas que se han tomado durante el transcurso del proyecto; sin embargo, es importante crear algo más formal y organizado para los suyos, sus clientes y sus colegas. Puede hacerlo de varias maneras.
La forma más fácil es utilizar un software simple como Microsoft Office. Si quieres ser capaz de trabajar en el plan, actualizarlo en el go o compartirlo sin problemas pero aún así quieres mantener la simplicidad, podrías considerar usar algo como Google Documents. Funciona como una hoja de cálculo y procesador de texto, pero se basa en Internet para que pueda acceder a ella desde cualquier dispositivo.
Si tiene un proyecto grande o desea utilizar un sistema más ágil, puede utilizar el software de planificación de proyectos. Hay varios tipos de software disponibles de forma gratuita en línea, especialmente si el software sólo se utilizará a pequeña escala para unos pocos proyectos a la vez con unos pocos empleados.
Puede utilizar software de planificación de proyectos si es técnicamente experto, eligiendo entre muchos software de planificación de proyectos en línea gratuitos como Asana o Basecamp. Estos programas le permiten crear proyectos separados, cargar documentos y archivos y crear tareas que se pueden asignar a diferentes usuarios. Ofrecen una vía útil para que todos en el proyecto vean quién es el responsable de qué y si se ha hecho o no. Muchos emprendedores y creativos como estos programas porque les permite mantener todo en un solo lugar y reduce la cantidad de tiempo que pasan enviando, leyendo y esperando correos electrónicos con actualizaciones de proyectos.
Ejecución
Una vez que el plan está en su lugar y comunicado a todas las partes necesarias, es el momento de ejecutar los pasos involucrados. En otras palabras, esta es la parte del proceso donde el trabajo del jardín está a punto de comenzar.
En este momento, comenzarás a ver que las semillas de tu esfuerzo de planificación comienzan a florecer en su totalidad. Con un plan, sabrá exactamente dónde empezar y qué tareas preliminares deben realizarse antes de que empiece el trabajo completo.
Sin embargo, la planificación no se detiene durante la fase de ejecución. Es importante seguir haciendo referencia al plan para asegurar que todo se está haciendo y no se está extrañando nada. Recuerde mantener actualizado el plan con el que se realizan las tareas. Puede parecer tedioso, pero descuidar estas cosas puede realmente ponerlo detrás más adelante, especialmente si surge un problema.
Recuerde que la ejecución de un plan tiene tanto que ver con la comunicación como con la jardinería y el diseño. Mantenga informados a todas las partes pertinentes con regularidad, pero mantenga estas actualizaciones sucintas y necesarias para saberlo. No se vea tan abrumado por las actualizaciones de comunicación que realmente le pone detrás o empieza a molestar a sus clientes o colegas.
Supervisor y control
A medida que se mueve a lo largo de las etapas del plan, asegúrese de que está supervisando todos los aspectos para asegurarse de que cada área está fluyendo según lo planificado.
Si un equipo está involucrado, organice comprobaciones periódicas, reuniones y actualice los informes de estado según sea necesario. Trate de facturar con todos en un día establecido, una vez a la semana. Ajuste el tiempo en consecuencia, dependiendo de cuántos problemas encuentre.
Si usted está trabajando solo en este proyecto, mantenga sus trámites al día, esté atento a cualquier alteración que se requiera y esté atento a posibles problemas o retrasos. Si encuentra alguno, asegúrese de comunicarse con el cliente inmediatamente delineando los problemas y cómo afecta a la línea de tiempo del proyecto y al presupuesto, etc.
Mantenga los canales de comunicación abiertos para que cualquier replanificación o ajuste pueda producirse sin demora.
Cerrar proyecto
Una vez que el jardín está completo y todos los detalles y tareas están finalizados y aprobados por el propietario, es hora de cerrar el proyecto.
Aquí es donde se documentan todos los documentos en orden correcto en la necesidad de que tenga que volver a hacer referencia a él.
Es una buena idea llevar a cabo una autopsia que resalte lo que funcionó, lo que no fue y cómo cambiarías las cosas en futuros proyectos. Documente esto y utilícelo como directriz para su próxima empresa.