Loading
Apuntes
Study Reminders
Support
Text Version

Diseño de documentos atractivos y de alta calidad

Set your study reminders

We will email you at these times to remind you to study.
  • Monday

    -

    7am

    +

    Tuesday

    -

    7am

    +

    Wednesday

    -

    7am

    +

    Thursday

    -

    7am

    +

    Friday

    -

    7am

    +

    Saturday

    -

    7am

    +

    Sunday

    -

    7am

    +

Producción y preparación de documentos y tecnología de evaluación

Esta unidad se refiere a la producción de documentos de alta calidad, la exploración del tipo de documentos que encontrará, algunos de los procesos con los que podría estar involucrado en el desarrollo de documentos, y la tecnología que puede apoyarle para completar estas tareas profesionalmente.

Al completar esta sección, el estudiante: Entender el propósito de producir documentos atractivos y de alta calidad en un entorno empresarial Conozca los recursos y la tecnología disponibles y cómo utilizarlos al producir documentos en un entorno empresarial. Entender el propósito de seguir los procedimientos al producir documentos en un entorno empresarial Poder prepararse para tareas Poder producir documentos a especificaciones acordadas Entender el propósito de preparar y evaluar una presentación Poder desarrollar una presentación Desarrollar una comprensión básica Microsoft Word y las razones/beneficios de su uso Desarrollar una comprensión básica de Microsoft PowerPoint y las razones/beneficios de su uso Desarrollar una comprensión básica de Microsoft Excel y las razones/beneficios de su uso Desarrollar una comprensión básica de Microsoft Outlook y las razones/beneficios de su uso
Esta sección consistirá en ejercicios de reflexión y actividades. Habrá un requisito para preparar y entregar una presentación fuera de este módulo, que no será evaluado oficialmente, pero le permitirá practicar y evaluar sus técnicas de presentación. Se aconseja que obtenga alguna experiencia práctica de utilizar Microsoft Office, ya que las herramientas se utilizan de forma generalizada dentro del mundo de los negocios. Este módulo tardará unas 7 horas en completarse.

Documentos-Entender el propósito y el valor de diseñar y producir documentos de alta calidad y atractivos

En esta era de negocio actual, la mayoría de las organizaciones esperan un nivel básico de calidad de producción, si los documentos se producen para reuniones, para clientes o para su uso con organizaciones externas. Los diferentes tipos de documentos que se pueden diseñar y producir pueden ser: Cartas-la mayoría de las organizaciones tienen su propia plantilla de carta estándar, pero puede haber casos en los que tendrá que alterar la letra o cambiar el estilo para adaptarse a la audiencia (por ejemplo, cambiar la fuente, añadir imágenes para ilustrar productos o tamaño de fuente para aquellos con dislexia).
Agendas-Puede que no necesite una agenda en todas las reuniones del equipo, pero cuando lo hace es importante que sea claro y fácil de leer. También es una buena idea dejar espacio para cualquier nota que la gente quiera hacer durante la reunión. La sección de la reunión anterior en el módulo ya ha cubierto esto con más detalle.
Memos-La mayoría de las empresas tienen una plantilla estándar para un memorándum que será sencillo, apto para fines y que normalmente contendrá el logotipo de la empresa y el tagline.
Tarjetas de visita-Las tarjetas de visita en una organización pueden diferir ya que puede haber diferentes razones para producir la tarjeta. Las personas de ventas pueden incluir incentivos de ventas o confirmaciones de citas en la parte posterior de la tarjeta, mientras que el CEO no puede incluir su número de móvil personal, y puede diferir a su número de PA. En todos los casos, las tarjetas de visita deben estar hechas de una tarjeta de calidad, gruesa, con un acabado mate o brillante, o ser de plástico.
Minutos-como ya se ha cubierto.
Informes y hojas de cálculo-utilizando Word y Excel que se cubrirá en breve.
Presentaciones-usando PowerPoint u otras herramientas, o dádivas para dar salida después de la presentación.
Boletines-actualización de clientes y clientes potenciales con noticias y ofertas actuales.
Los documentos legales tendrán que ser profesionales y contener la terminología y las cláusulas legales adecuadas. Esto tendrá que ser revisado a fondo después de escribir para asegurar que no haya errores contractuales o errores tipográficos.
Las listas de precios/Catálogos-necesitan mostrar los productos y el diseño/producción puede ser subcontratado a una agencia especializada para coordinar e imprimir. La empresa puede seguir produciendo nuevos pricelistas para promover ofertas que se pueden enviar a los clientes; se pueden recoger en el sitio, o ser enviados por correo electrónico.
Los diferentes formatos en los que se puede presentar texto pueden ser Rich Text Format (.rtf), Plain Text (.txt) y Microsoft Word (.doc &.docx). Otro formato que se puede utilizar para presentar texto es un PDF. Los archivos PDF se suelen utilizar para documentos terminados y no se pueden editar ni cambiar. Sin embargo, algunos documentos PDF tienen campos para introducir datos en determinados campos. Estos se cubrirán más adelante en esta sección al explorar Microsoft Office como un conjunto de herramientas.
Producción de documentos a las especificaciones acordadas Si estos documentos son utilizados regularmente por la organización, el departamento funcional, por ejemplo, HR, Marketing, Operaciones o Ventas, puede optar por crear una plantilla para que los empleados utilicen y mantengan en una unidad compartida para que cualquier empleado pueda tener un acceso rápido y fácil. Esto también significa que los documentos tendrán el mismo formato y serán profesionales y mantendrán la alta calidad y los estándares.
Acordar el propósito, el contenido, el diseño, el estilo, los estándares de calidad y los plazos para el diseño y la producción de documentos asegura que la marca o la imagen de la empresa se retrate de forma consistente. También asegura que el documento incluya la información correcta y cumpla con los estándares de organización, cumplimiento o regulación.
Los recursos y la tecnología disponibles y cómo utilizarlos al producir documentos en un entorno empresarial Muchas organizaciones se encuentran con el hardware y el software para ayudar a los empleados a diseñar y producir documentos de alta calidad y atractivos. Las herramientas que se suelen utilizar son: fotocopiadora/impresora de alta calidad Software de ordenador de alta calidad o aplicaciones Ordenadores de escritorio/Papel de calidad para la impresión o acetatos para presentaciones Ring Binding o máquinas de enlace de calor-para vincular informes profesionales o documentos Guillotines-para crear tamaños de papel hechos a medida
Cuando los documentos están bien presentados, los clientes y otras partes interesadas, como los accionistas, los inversores, los empleados y los socios externos, sienten que es más fácil leer o consultar. Si la calidad es pobre, entonces esto se reflejará en la imagen de su empresa y su reputación.
Los diferentes tipos de tecnología disponibles para la introducción, formato y edición de texto son: Computadora (con monitor y teclado o una computadora portátil) Impresora, escáner de software de computadora-Adobe Photoshop (software de edición de imágenes) /InDesign (software de publicación de escritorio), Microsoft Word, o Works, Microsoft Publisher (parte de Office y es otro paquete de diseño para boletines, certificados y folletos) Los ordenadores son la forma más rápida de introducir, formatear y editar el texto cuando se utiliza el software correcto para lo que usted necesita. Microsoft Word es generalmente el software más usado, ya que es compatible con la mayoría de las computadoras. Microsoft Word tiene una variedad de funciones incorporadas que permiten niveles más altos de edición y formato. Puede cambiar y editar fonts, tamaños, diseños, plantillas y colores. Esto se explorará más adelante en el Módulo. Otra forma de introducir texto es a través de un escáner a través de un JPEG o PDF. Mediante el uso de software de reconocimiento de caracteres, puede convertir documentos escaneados en documentos de texto y realizar los cambios necesarios. Sin embargo, para ello, el sistema que está operando y el propio documento tiene que ser de alta calidad para que el software lea el documento escaneado.
Comprender el propósito de seguir los procedimientos al producir documentos en un entorno empresarial

Es importante ponerse de acuerdo sobre el propósito, el contenido, el estilo y los plazos para el diseño y la producción de documentos para que todo el mundo tenga claro lo que se espera y el resultado del documento sea apto para su propósito. Acordar el propósito, el contenido, el estilo y la fecha límite asegurará que la información llegue a la audiencia prevista de la mejor manera posible para ellos. También puedes ahorrar tiempo si tienes una idea clara de lo que se espera de ti y evitarás cualquier malentendido.
Estas son las formas clave en las que se puede investigar el contenido necesario para los documentos: Archivos de la empresa o manuales De Colleagues Internet (en todo el mundo web-que cualquiera puede acceder) /Intranet (la versión de la empresa interna para el uso de los empleados) Informes organizativos o sitios de revisión de datos que comentan sobre su organización Puede organizar el contenido y la investigación para documentos mediante la clasificación de información similar en carpetas claras antes de empezar a poner todo junto con líneas claras para que sepa dónde encontrar la información cuando la necesita.
También debe asegurarse de que conoce el propósito del documento para que pueda asegurarse de que el estilo del documento es apropiado (por ejemplo, audiencia formal/no formal, de destino). Al saberlos se puede crear un borrador y a partir de ahí se puede mostrar el originador del documento para asegurarse de que usted está cubriendo todas las áreas acordadas y es apto para el propósito.
Una forma sencilla de integrar y establecer texto y no texto es utilizar un procesador de textos como Microsoft Office Word. Microsoft Word le permite introducir texto e imágenes como gráficos, imágenes prediseñadas y otras imágenes. Puede 'ajustar' el texto alrededor de las imágenes haciendo que el diseño del documento sea fácil de leer. También puede cambiar el diseño de la página añadiendo columnas o utilizando una plantilla incorporada. Otras publicaciones de Microsoft Office como Excel, PowerPoint y Publisher también tienen características similares para integrar y exponer texto y no texto.
El propósito de verificar los documentos terminados para la exactitud es asegurarse de que lo que usted ha escrito es comprensible para la audiencia. También da una imagen positiva de la organización que es importante para las ventas y el crecimiento. Una empresa que envía información con errores ortográficos será evitada, o burlada, y se harán suposiciones sobre el nivel de calidad en la entrega de sus bienes y servicios. Todos los documentos deben ser precisos en términos de ortografía, gramática y puntuación evitarás malentendidos si se escribe una palabra mal o se usa una puntuación incorrecta.
Las formas en que puede comprobar los documentos terminados para la precisión son: cheque de ortografía y gramática
Corrección
Pedir a un colega que pruebe la lectura Asegurarse de que los hechos que ha incluido son corregir los documentos de almacenamiento de forma segura y segura permitirá el dolor que la información sensible no será revelada a personas no autorizadas. El almacenamiento de documentos de forma segura cumple con la ley de protección de datos y garantiza que la información no se revele a terceros que no hayan recibido permiso. Formas en las que puede almacenar documentos de forma segura son: archivadores de filtrado (para copias impresas de archivos) Documentos de presentación digital en un ordenador (protegido con contraseñas) Copia de seguridad de los archivos digitales (la copia de seguridad debe llevarse a cabo con regularidad en caso de que haya pérdidas o cortes de energía cuando se abran los documentos.)