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Reuniones de planificación y organización

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El alumno: Entender los arreglos y las acciones necesarias para la planificación y organización de las reuniones Poder preparar una reunión Cómo hacer un seguimiento de una reunión

Generalmente, las reuniones mueven las acciones del grupo hacia adelante. Llamamos a esto un enfoque de tarea. Para ello, los participantes hacen dos cosas en las reuniones: Presentan información a otros.
Colaboran-revisan, evalúan, discuten, resuelven problemas, deciden-entre sí. Esto es un comportamiento apropiado y positivo para mostrar.

La gente también se reúne por razones sociales: La necesidad de pertenecer y de la red
La necesidad de lograr y hacer un impacto.
Un deseo de comunicar, construir y compartir una realidad común.

En la planificación de una reunión, recuerde que para que la tarea sea cumplida, las necesidades sociales deben ser satisfechas y para que las necesidades sociales sean satisfechas, las necesidades de la tarea deben ser satisfechas. El contenido de la reunión abordará las necesidades de la tarea mientras el proceso de reunión atiende a las necesidades sociales. Y, ¡estad seguros, prestando atención al proceso asegura que las tareas se hagan!

Proceso de reunión

Tenga claro el objetivo de la reunión. ¿Por qué es tan importante? Si los participantes no pueden articular el propósito claro de una reunión, ellos lo harán propio. Si esto sucede, su reunión vagará en tantas direcciones como los participantes.
Crear una agenda sólida. Una agenda es un esbozo de las cosas que se discutirán en la reunión, junto con un presupuesto de tiempo para cada artículo. Para crear su agenda, primero busque el objetivo de la reunión, ya que su agenda es un camino para lograrlo. Entonces miren a los participantes ya que también tendrán ideas sobre lo que es importante. Hay dos consejos importantes sobre la agenda: Priorizar los puntos de la agenda en términos de importancia para la mayoría de los participantes.
Asigne cantidades de tiempo realistas a cada elemento del programa.

Prepárese con antelación. Tómese el tiempo para preparar la reunión. Esto puede tomar sólo unos minutos para recoger sus pensamientos y jotarlos abajo o puede tomar horas para una presentación formal. Pero la preparación anticipada permitirá que la reunión avance sin problemas, eliminando el tiempo perdido y la impresión de que la reunión fue improductiva.

¿Quién participará? En un equipo de proyecto pequeño o grupo de trabajo, será fácil determinar quién debe participar en las reuniones. Estas preguntas proporcionan un filtro útil para la elección de los participantes: ¿De quién necesita la entrada?
¿Quién es necesario para tomar una decisión?
¿De quién es el buy-in que necesitamos para seguir adelante?
Responda a estas preguntas y sabrá quién necesita estar allí. Hacerlo también puede eliminar una gran cantidad de residuos, el tiempo de los colegas y las discusiones innecesarias.
Algunos acuerdos útiles incluyen: Iniciar y finalizar las reuniones a tiempo.
Mantenga una conversación a la vez.
Honre diferentes puntos de vista No interrumpa.
Habla abierta y honestamente.



Una estructura simple, pero útil para una reunión es: WASP Welcome, Say, Ask, Part

La mejor manera de crear compromiso y participación en las reuniones es tener claro por qué se va a reunir. Implicar a tantos asistentes potenciales como sea posible en la planificación del contenido o del proceso de la reunión.
Antes de la reunión, asegúrese de considerar lo siguiente: Avanzar en la agenda Participantes
Tiempo y lugar Preparación de materiales Lista de equipos de audio/visuales disponibles para los presentadores Solicitudes de cualquier necesidad especial

Después de la reunión y las acciones de seguimiento, la captura y la notificación de los resultados clave de la reunión son fundamentales para las actividades de seguimiento. Como mínimo, asegúrese de capturar estos elementos en sus notas de reunión: Decisiones
Elementos de acción Temas abiertos Una vez concluida la reunión, disponer que las notas del registrador se publiquen o se distribuyan a todos los participantes. La comunicación posterior a la reunión proporciona forma y cierre tanto a las contribuciones de los participantes como a sus necesidades sociales. Una falta de claridad en las notas de la reunión puede arrastrar a las empresas inconclusas a la vanguardia de su próxima reunión y ralentizar innecesariamente el progreso del grupo hacia sus objetivos de largo alcance. Si se graban como una lista de comprobación en ejecución, todas las personas relevantes pueden ver y/o acceder a esto. Esto ayudará a preparar la agenda de la próxima reunión, incluyendo la presentación de un resumen de los acontecimientos en la próxima reunión. Y lo más importante, asegura que las cosas se están haciendo y que todo el mundo es consciente de lo que son responsables.
Todos los documentos de la reunión, incluidos el orden del día, los minutos y los documentos justificativos deben mantenerse juntos y archivarse.
Estos registros se pueden comprobar cuando surgen preguntas sobre decisiones o acciones pasadas. Es desalentador para los miembros del comité o del grupo refritar las discusiones o decisiones previas debido a la mala conservación de los registros.
Atender tanto los aspectos de contenido como de proceso de sus reuniones será un largo camino para hacerlos más efectivos y productivos.

Ejercicio práctico:

Utilizando la información anterior, identifique una reunión con la que puede ir y vea qué roles observa durante la reunión o discusión. Utilice reuniones fuera del trabajo si no tiene ejemplos basados en el trabajo.

¿Qué roles podría identificar?


¿Qué comportamientos muestran cada uno de esos roles?


Segunda parte:

Utilice WASP para preparar una reunión:

Bienvenido: ¿Cómo saludará a la persona?

Pregunta: ¿Qué información necesitas? ¿Qué pedirán a cambio?

Di: Discutir las necesidades conjuntas y acordar cualquier acción, plazos y responsabilidades

Parte: Finalice la reunión y discuta si es necesario reservar un seguimiento por teléfono o cara a cara. ¿Quién asumirá la responsabilidad de qué acciones?

W-

A-

S-

P-