Loading
Apuntes
Study Reminders
Support
Text Version

Viajes de negocios o alojamiento

Set your study reminders

We will email you at these times to remind you to study.
  • Monday

    -

    7am

    +

    Tuesday

    -

    7am

    +

    Wednesday

    -

    7am

    +

    Thursday

    -

    7am

    +

    Friday

    -

    7am

    +

    Saturday

    -

    7am

    +

    Sunday

    -

    7am

    +

La mayoría de las organizaciones tienen una política de viajes y gastos de negocios. Las organizaciones más grandes tienen incluso una sección de viajes de negocios interna para organizar los viajes si se les da un itinerario y un centro de costes (con el fin de cobrar de nuevo los costes) con la correspondiente autorización del gestor. Además, la mayoría de las organizaciones tienen al menos un proveedor preferido para usar en hoteles. Sin embargo, para las organizaciones más pequeñas, el rol de reservar viajes y alojamiento recae en un administrador de empresas.

En esta sección, el alumno explorará los viajes de negocios y cómo obtener información para poder organizar los viajes, mientras se mantiene un presupuesto. El estudiante: Entender el propósito de confirmar un breve y presupuesto para viajes de negocios o alojamiento Conozca las fuentes de información y las facilidades disponibles para hacer arreglos de viaje de negocios o alojamiento Ser capaz de apoyar a la organización con viajes de negocios o arreglos de alojamiento
Es importante que las empresas mejoren el valor del dinero gastado en los viajes y una política de viajes es la piedra angular en la que la buena contratación puede alcanzar ese objetivo. Se ha dicho que una política bien documentada, bien implementada y bien supervisada puede reducir los costes de viaje en al menos un 10% y hasta un 30%.
Otros puntos: Comunicar la política a todos los empleados: Asegúrate de que tu empresa de gestión de viajes construya la política en tu herramienta de auto-reserva.
Ponlo en tu empresa Intranet y asegúrate de que sea fácil de encontrar.
Envíalo por correo electrónico a todo el mundo cada vez que se actualice.

Contenido de la política de viajes Con una política hay pautas estrictas a seguir. Ejemplos pueden ser: Cap en el precio por noche para una habitación de hotel Segunda clase de viaje en tren en lugar de clase de primera clase Economía vuelos, en lugar de negocios o primera clase Gastos de kilometraje de negocios Alquiler de coches a nivel de la economía a nivel de tamaño mediano Subsidios de subsistencia-cap en una comida de noche o los gastos de desayuno en una estancia de la noche a la estancia Los viajes de negocios se pueden reservar a través de una agencia especializada, que utilizará su modelo de negocio para entregar hoteles o viajar dentro de un rango de precios. Así es como podría funcionar, y esto se conoce como el 'modelo opaco'. La compañía pone un precio limitado a la agencia, y luego la agencia busca los precios proporcionados por los minoristas. La agencia tratará de obtener la oferta más baja por parte de los minoristas, para que puedan hacer un margen de beneficio decente, y pasar el precio con sus costos a la empresa que solicita el viaje. Recuerde que las tarifas de hotel negociadas (cuando se utilizan por su cuenta) pueden no ofrecer el mejor valor cuando se lanzan sitios web como booking.com y laterooms.com en la mezcla. Por lo tanto, aunque las tasas negociadas son importantes, en lugar de reservarlas todo el tiempo, sólo las utilizan cuando darán el mejor valor. Aquí hay un ejemplo de una página de reserva de hotel:



Procesos

Si reserva para su gerente, o usted mismo, compruebe que el viaje y el gasto es razonable y necesario para la realización del negocio de la empresa y cumple con las disposiciones de la política de viajes. La mayoría de las políticas tienen una advertencia, que establece, que es esencial que considere las opciones de video/teleconferencias como un medio para reducir los costos y las emisiones de carbono.

Un formulario de reserva debe contener información suficiente para que la agencia pueda reservar viajes y/o alojamiento de acuerdo con sus necesidades (sujeto a los límites impuestos por la póliza). Por favor, asegúrese de que el nombre del pasajero es exactamente como aparece en su pasaporte o ID utilizado para viajar. Si se proporciona información errónea, se pueden incurrir en cargos de cancelación. Una vez completado, que lo compruebe el viajero con una firma para confirmar que esto es correcto. Luego puedes seguir adelante y organizar el viaje, o pasarlo a la empresa de gestión de viajes. A continuación se muestra un ejemplo básico: BUSINESS TRAVEL ADVANCE REQUEST


ID de empleado:

Nombre completo:

Título:

Coste del Centro de costes:

Destino:

Salida:

Retorno:

Objeto:

Total Días:

Tipo de descripción de gastos
Presupuesto
Solicitud
Qty
Unidades
Total
Airfare

Tren

Hotel
Alquiler de coches



Requisitos de visado



Subsistencia: comidas/bebidas

Costes de transporte


Otros: Por favor, especifique



Total:

Notas:

Confirmo que acataré las directrices de política de viaje y todos los gastos por cobrar que se reclamen son genuinos: Firma del empleado: Fecha:



Firma del Supervisor: Fecha:



Asegúrese de tener copias duplicadas de itinerarios, tickets, recibos, mapas, cartas de invitación, pólizas de seguro de viaje, recibos de divisas, correos electrónicos de colegas a usted y/o su gerente, y de usted y/o su gerente a todos los involucrados en el viaje en cualquier nivel. Si tu itinerario cuidadosamente planeado ha sido fuera de lugar, también necesitarás un nombre de alguien, cualquiera, que te pueda ayudar o ponerte en contacto con alguien que pueda venir al rescate.
Divisas extranjeras Los proveedores de servicios de divisas pueden abordar el primer y más simple aspecto del pago en el extranjero-mejores tipos de cambio que los ofrecidos por los bancos, y tasas sustancialmente reducidas. Los clientes habituales también pueden recibir soporte con un gestor de cuentas dedicado, herramientas de gestión de costes y seguimiento, informes y análisis personalizados.
Si usted está involucrado en la obtención de la moneda para un viajero, compruebe para ver lo que sus estados de política de viajes primero. Puede haber un punto de contacto dedicado al que hablar. Un proveedor de servicios también puede ayudar con una variedad de opciones para reducir la exposición a las fluctuaciones en las tasas de cambio, lo que permite ahorros de costos y más certeza en torno a la planificación financiera. Algunos países tienen límites en cuanto a la cantidad de efectivo que se puede llevar, por lo que también puede valer la pena obtener una tarjeta de crédito de la empresa autorizada para cubrir emergencias. Las notas más pequeñas para los taxis y el transporte público son mejores que las notas grandes.

También tendrá que hacer cumplir la solicitud de recibos. Las reglas de la casa de la HMRC para reclamar los gastos de negocios-que deben ser "total y exclusivamente" para propósitos de negocios-se aplican en cualquier lugar que usted está en el mundo. El requisito de mantener la prueba de compra es también a nivel mundial. Si una factura, factura o recibo tiene gastos para el beneficio personal en él, no puede reclamarlo de vuelta.
Las tasas de subsistencia se pueden ver en el sitio web de la HMRC. Aquí hay un enlace: https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/359797/2014_Worldwide_subsistence_rates.pdf


Consejos para viajar

Los requisitos de visado deben ser investigados tan pronto como se conozca el destino del viaje-algunas embajadas extranjeras tienen regulaciones muy fechadas y requisitos para viajar. Como ejemplo, al solicitar una visa para visitar la India, el tamaño de la fotografía debe ser de 5cm x 5cm-que no es el tamaño que proporcionan las cabinas de fotos del Reino Unido, pero las tiendas de fotos pueden cambiar el tamaño para usted. India también requiere que los solicitantes enumeren todos los países visitados en los últimos 10 años, y si se descubren otros sellos en un pasaporte, la solicitud puede ser rechazada. India también requiere que todos los solicitantes incluyan cualquier nombre medio en el formulario de solicitud, si los tienen.
También comprobar que el viajero tiene todas las inoculaciones adecuadas para su destino y que están actualizados. Los impulsores pueden ser necesarios para el tétanos, etc., por lo que estos puntos deben incluirse en una lista de verificación.
Hay muchos outfits privados en el Reino Unido que trabajan con empresas o empresas de gestión de viajes (TMCs) para adquirir visas-y también pueden manejar las solicitudes de pasaporte. El más grande, y también un jugador global, es CIBE, mientras que VisaSwift es uno de los jugadores más grandes en casa. Esto se ha convertido en un negocio altamente profesional, liderado por la tecnología, que ofrece la opción de los turnosos rápidos (hasta donde las embajadas o los consulados lo permiten) para las personas de negocios a toda prisa. Pero el costo puede ser alto, y se puede esperar pagar más de £ 300 para algunos visados de entrada múltiple, que será necesario presupuestar para.
Puede consultar los enlaces para obtener más información: http://cibtvisas.co.uk/ https://visaswift.com/
Algunos países requieren que se permita la entrada de una carta de invitación empresarial al país. Una carta de invitación es un documento enviado a la Embajada de la empresa de invitación, u organización, en el país que usted está planeando visitar.
Los visitantes de negocios pueden ser compradores existentes o potenciales, inversionistas, visitantes o visitantes de conferencias, socios, empleados o personas que vienen para la capacitación en las instalaciones de la compañía.
Si usted necesita un visado, una carta de invitación no garantiza que se emita un visado. Los oficiales de visas evalúan a los solicitantes para averiguar si el viajero es elegible para visitar el país previsto y algunas oficinas de visas pueden necesitar que estas cartas sean notarizadas por un organismo oficial. A continuación se incluye un ejemplo de dicha carta:


INVITACION DE NEGOCIOS (de una empresa en el extranjero)

Una carta de invitación empresarial debe imprimirse en el documento oficial de la empresa y debe contener detalles de las fechas de entrada y salida propuestas por el solicitante, su duración de estancia y el tipo de negocio que llevarán a cabo durante su estancia. La carta deberá:


el nombre completo del estado, la dirección y el número de teléfono de la empresa o la organización que lo invita (la carta no debe tener más de un mes de antigüedad en el momento de la solicitud).
ser firmado por una persona cuya posición en la empresa de invitación es superior a la del solicitante. incluya un nombre impreso, así como una firma.

Para: nombre y dirección de la embajada (esto se puede obtener haciendo clic en el enlace de los sitios web de la embajada en la parte superior de nuestro sitio web, y luego seleccionando el país correspondiente.) Fecha:

Estimados Señores,
Esto es para confirmar que el nombre del solicitante (fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad y número de pasaporte) ha sido invitado a visitar el nombre de la compañía de invitación entre la fecha y la fecha.
El nombre del solicitante es visitar la empresa en un viaje de negocios, con el propósito de dar un propósito, por ejemplo, reuniones de negocios.
Si necesita más información sobre este viaje, por favor póngase en contacto con el nombre de referencia (dos necesarios para los visados de la India) en nombre de la compañía de invitación en el número de teléfono de teléfono de la compañía de invitación. Opcional: El nombre del solicitante será necesario para visitar la compañía regularmente en el próximo número meses con el propósito de dar propósito. Por lo tanto, preguntamos si usted puede emitir su/ella con una visa de entrada múltiple para este período.
Su ayuda en este asunto sería muy apreciada.
El suyo fielmente, Firma
Nombre
Posición Ahora que usted confía en la reserva de viajes, vamos a pasar a la planificación y la organización de reuniones