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La grabadora de las actas de una reunión tiene la responsabilidad profesional de ser meticulosa y cuidadosa de que se registren las acciones y las responsabilidades correctas.
Esta sección ayudará a los involucrados en la toma de minutos para seguir un proceso preciso y oportuno. El alumno: Entender la tarea de tomar minutos en las reuniones Entender el papel de la silla y otras responsabilidades formales en las reuniones Saber cómo tomar las actas y qué hacer después de la reunión

Los siguientes consejos te ayudarán a tomarlos con precisión y facilidad.
Preparación-Para la reunión en sí, asegúrese de saber dónde tendrá que ir. Como tomador de minutos, no hay nada peor que precipitarse a la reunión en el último minuto, a menos que llegue tarde. Deje tiempo suficiente para los retrasos en el tren y los atascos de tráfico, y asegúrese de que tiene cualquier autorización de seguridad necesaria por adelantado.
Distribución-Distribuir minutos de la reunión anterior antes de la que usted está preparando para asistir. Esto le dará a usted y a todos los demás la oportunidad de recordar lo que se decidió, quién necesitaba para completar ciertas cosas, y lo que todavía hay que hacer.
Conocer el propósito-Para entender la importancia de la tarea, recuerde que los minutos sirven a varios propósitos: Son un registro histórico de las decisiones y acciones de un grupo y son un recordatorio de a quién se le dieron asignaciones. Son evidencia de plazos y son un beneficio para las personas que están ausentes cuando se toman las decisiones.
Obtenga la Agenda-Antes de la reunión, obtenga la agenda de la persona que lleva a cabo la reunión y haga un esbozo. Hacerlo ahorrará tiempo, pero tomará nota precisa del orden en el que se discuten los principales artículos.

Entender el papel de la silla y otras responsabilidades formales en las reuniones El presidente de una reunión preside el evento para garantizar que los participantes estén siguiendo las convenciones de la reunión. El objetivo de un presidente es garantizar que los participantes de una reunión se adhieran al orden del día, se respeten mutuamente y respeten las normas de la reunión. El presidente de una reunión también tiene la última palabra cuando se trata de establecer la agenda de la reunión.

El presidente de la reunión debe participar en todas las etapas del proceso, desde la planificación hasta el seguimiento. Pueden tener ayuda de otras personas a veces (por ejemplo, planes de finalización), pero tienen la responsabilidad última de que cosas como confirmar la agenda y aprobar los minutos.

Los asistentes a la reunión son individuos seleccionados y son llamados por invitación. Se unen a una reunión en respuesta a una solicitud de reunión enviada por el facilitador o organizador de reuniones. Los roles formales pueden ser el "Experto" del tema a discutir, por ejemplo, HR, si hay implicaciones de personas, o una "función de apoyo", por ejemplo, un representante de finanzas si se requiere una señal financiera, o una persona de ideas conocidas para vigorizar la discusión con el pensamiento creativo.

Saber cómo tomar las actas en las reuniones

En la reunión, siéntese donde puede ver y escuchar los procedimientos claramente. Prepara tus materiales para la reunión: tu portátil o bloc de notas, tu dispositivo de grabación de audio (si estás usando uno), y tu agenda.
Los métodos de grabación comunes incluyen: plantilla de cuaderno y abreviatura del grabador de cinta portátil

Sea cual sea el método que decida usar, asegúrese de tener todo lo que necesitará. Si es electrónico, asegúrese de que funciona. Por si el método elegido deja de funcionar, tiene listo un método de copia de seguridad. Sin embargo, usted decide tomar minutos, proporcionar un amplio espacio en papel para tomar notas.

Si es posible, tenga los nombres de todos los participantes antes de que comience la reunión. Si esto no es una opción, pase alrededor de una hoja de asistencia una vez que la gente llegue. Toma nota de quién está presente, quién está desaparecido, quién llega tarde, y quién sale temprano. Asegúrese de que todos los nombres se han escrito correctamente.


Capacidad de preparación para la toma de minutos

Puesto que los minutos deben contener información consistente independientemente de lo que se discute, ahorra una gran cantidad de tiempo para tener una plantilla o un formulario listo para usar para que su tiempo no se desperdicie escribiendo información estándar. De hecho, gran parte de la información puede llenarse antes de que comience realmente la reunión. A medida que prepare la plantilla, asegúrese de que tiene la siguiente información: Tipo de reunión (diaria, semanal, mensual, etc.) Propósito de la reunión Fecha, hora y ubicación de la reunión Nombre de la persona que ha llamado a la reunión para ordenar el nombre del presidente o el facilitador si es diferente de la persona por encima de los nombres de los asistentes Indicación de que el quórum era o no estaba presente Aprobación de las actas de la reunión anterior Todas las mociones que se hacen y los nombres de los que las han hecho

Capacidad de reuniones de minutos Una vez que comienza la reunión, la persona que toma el acta tiene la difícil tarea de hacer varias cosas simultáneamente. Una buena reunión a menudo reúne a personas que tienen ideas interesantes y mucho que decir. A veces esto significa que los debates pueden llegar a ser polémicos, incluso acalorados. Una toma de minutos neutral y objetiva es aún más importante frente a la controversia. Así que asegúrate de no tomar partido, ya sea en la reunión misma o en tus minutos.

A un nivel puramente práctico, el tomador de minutos no debería participar en el debate. Es una tarea difícil de escribir o escribir, y hablar al mismo tiempo. Tal vez incluso más importante, el tomador de minutos debe ser visto por los otros participantes como siendo objetivo. Lo ideal es que la persona que toma minutos no tenga ningún interés personal en el resultado de la reunión.


La parte más difícil es entender lo que realmente se está diciendo; enfocarse en temas, acciones y decisiones importantes y no en comentarios irrelevantes que podrían ser interesantes, pero que no tienen nada que ver con lo que está siendo discutido por el grupo.

Mejorar las habilidades de escucha para poder registrar la información apropiada, práctica diferenciando entre las declaraciones que son hechos y las que son opiniones. La grabadora necesita ceñirse a los hechos. Son piezas de información que van más allá de la disputa y del objetivo en la naturaleza. Por el contrario, las opiniones personales son subjetivas y pueden ser fácilmente cuestionadas por otros.

Nadie estará mirando sus notas personales en este punto, pero usted debe ser capaz de hacer sentido de ellos mismos con el fin de prepararlos para la distribución. Concéntrese en los puntos principales que se hicieron durante cada discusión y en las decisiones que el grupo tomó sobre estos puntos. Su corrección asegurará que sus minutos no estén llenos de palabras mal escritas, frases incompletas, abreviaturas y puntuación exacta. Si parte de tu trabajo incluye la distribución de los minutos a todos, debes tenerlos aprobados por la silla o el facilitador de la reunión antes de que estén disponibles para aquellos que necesitan tenerlos.


Ejercicio de Reflexiones-Completar esto en su propio tiempo

Escuche una grabación de audio en la que participen dos o más personas y, a continuación, resuma los puntos clave. Esto le llevará a practicar la escucha, la toma de notas y las habilidades de resumen. Revise después para comprobar la exactitud.

Vea un video en línea que muestra simulaciones de reuniones y práctica tomando minutos de las discusiones. Escoge a los que tienen más de tres personas para que te haga una buena mezcla de diálogo. Concéntrese en los puntos principales que se hicieron durante cada discusión y en las decisiones que el grupo tomó sobre estos puntos.