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Introducción-¿Qué es un sistema de diario?
El uso de un sistema de diario tiene muchos propósitos diferentes y puede aportar muchos beneficios al negocio. Dentro de la mayoría de las empresas hay muchas oficinas diferentes y a veces puede ser difícil comunicarse entre sí y saber exactamente lo que cada persona está haciendo en qué día. Pueden estar basadas en papel en forma de diario de destino tradicional, o pueden estar en formato electrónico.
Mediante el uso de un sistema de diario, es mucho más fácil averiguar si una persona está en la oficina o si está en las citas. También asegura que nadie es ‘ doble reservado ’, lo que significa que si tienen una cita en un día determinado, pueden comprobar el sistema diario y asegurarse de que no reserven nada más al mismo tiempo. La gestión del tiempo es un propósito muy importante de utilizar un sistema de diario ya que significa que los empleados no necesitan pasar demasiado tiempo coordinando diarios para programar citas o reuniones.
Se puede acceder a muchos diarios electrónicos desde cualquier sistema o dispositivo portátil, siempre que el usuario tenga la información y la contraseña de inicio de sesión correctas. Esto permite cambiar, confirmar o revisar la información en cualquier momento desde casi cualquier lugar del mundo.
Si está gestionando un sistema de diario para el gestor:

Antes de confirmar una reunión en el calendario, siempre mire lo que su representante ha programado en cada lado de la reunión.   ¿Tienen una reunión difícil que tendrá un impacto en su estado de ánimo, tienen algo programado que requiere   su concentración   – escribiendo un informe por ejemplo. Miren cómo sus otras reuniones impactarán en su desempeño y planificarán en consecuencia. Si tienen una fecha límite importante para un informe esa mañana, programen un poco de espacio para respirar esa tarde para que puedan tomar un café, o hacer algo de captura general.
Siempre factor en los tiempos de viaje y un poco más. Por mucho que su director desee meter mucho en su día, no quiere que lleguen a una reunión completamente sin problemas.
La investigación muestra que hay un 75% más de posibilidades de que una persona complete una tarea si está en su calendario. Sólo en esa estadística, vale la pena incluir los plazos en el calendario y la hora de planificación del gestor para que el gestor     realice tareas importantes.
Cada decisión que tome con respecto al calendario del gestor debe ser decisiva y debe hacerse con el tiempo en mente del gestor. Usted es el guardián y usted está allí para asegurar que el día del gerente es productivo. Al responder a citas de diario, todo el mundo debe proporcionarle una agenda o un propósito para la reunión.  

 
Ejercicio de reflexión
 
¿Ha utilizado alguna vez un calendario o diario?  
 
Si no es así, ¿cómo recordar sucesos y actividades?
 
Si sí, ¿qué tan útil encuentra estos?
 
 
Cómo utilizar un sistema de diario

Puede imprimir su diario para que tenga un documento de trabajo para el día. Esto ayudará si usted necesita llevarlo con usted a las reuniones, y usted don ’ t tiene un teléfono para almacenar su calendario con usted. A continuación, puede estar a tiempo si necesita salir si su cita es probable que se desborde.
Cada entrada de calendario debe aparecer con la siguiente información (como mínimo):

Fecha, hora, ubicación
Asistentes
Objetivo de agenda/reunión
Documentos de soporte
Tipo de reunión (conferencia, cara a cara, etc.)

Una forma de establecer recordatorios es utilizar la función de cita de ‘ all day ’ en Office Outlook. Esta es una herramienta para recordarte fechas importantes, tu licencia anual y la del equipo. Puede incluir cualquier información general que los miembros del equipo necesiten conocer, pero no necesitan acción.  
Utilice las categorías y la codificación de colores en Outlook Office. La codificación de colores y la categorización pueden aplicarse para todo; desde cumpleaños, reuniones de clientes, 1-2-1s con colegas, tiempo de lectura y correo electrónico,   reuniones de celebración e incluso almuerzo.   Todas las diferentes partes de su día pueden estar codificadas de color para que sepa lo que está haciendo a simple vista.


Para dar prioridad a las solicitudes, debe asegurarse de que anteponga las más importantes. Esto asegura que los que son urgentes, por ejemplo, se están tratando antes de los que pueden no ser tan urgentes, pero que todavía son importantes
Es importante mantener la confidencialidad segura al utilizar un sistema de diario ya que habrá mucha información entrando en las entradas del diario y esto puede incluir información personal de los clientes, por ejemplo, y es posible que no quieran que esta información se le pase a nadie más. También es importante mantener un sistema de diario seguro ya que la organización no querrá que nadie pueda acceder a su sistema de diario.   A menudo se puede utilizar una función de privacidad que bloquea la entrada a cualquier persona, pero usted mismo o su representante.

Estudio de caso
Justin acababa de empezar a trabajar dentro de una nueva empresa como Administrador de Finanzas. Este fue su primer trabajo basado en la oficina. A Justin se le ha pedido que gestione el diario de su manager, ya que estará de vacaciones por dos semanas. El gerente, Carl, ha pedido a Justin que intervenga y solo reserve reuniones esenciales, justificables, pero solo para el mes después de que regrese y no para anular el diario con más del 50% de las reuniones cada día laborable, a menos que sea una reunión de alta dirección. El día laborable es de ocho horas de duración, más una media hora para el almuerzo, por lo que Justin sabe que puede reservar en algo más largo que alrededor de cuatro horas. Usted sabe cómo usar el sistema, y este es un único, como Carl normalmente los libros en sus propias citas.
 
En el Día 1 de la festividad de Carl ’ Justin tiene tres correos electrónicos para reservar. ¿Cómo debe manejar estas solicitudes?

El Director de Finanzas está reagendando una reunión de equipo senior de día completo, debido a las vacaciones y ha solicitado un bloqueo de jornada completa. Esta es una reunión mensual regular. Hay una reunión por hora con el Gestor de Recursos Humanos esa mañana para discutir la ausencia de enfermedad, por lo que hay un solapamiento con las dos citas.
Un proveedor ha solicitado una reunión durante dos horas en su sitio, que está a veinte minutos en coche. Justin ha señalado que las reuniones anteriores se celebraron en la oficina de su gerente.
Se ha enviado una solicitud que ha dicho que su manager ‘ sabrá lo que se trata de ’.   Es una solicitud de tarde, y no está seguro de qué se trata. Cuando se ha solicitado más información, el solicitante ha ganado ’ t say por qué desea la reunión.

 
 
 
Respuestas sugeridas:
 

Hable con el Gestor de Recursos Humanos y pida disculpas, pero necesita reprogramar la reunión y dar un par de opciones de fecha/hora alternativas tan pronto como sea posible, alrededor de la fecha en que se ha planificado la reunión. A continuación, acepte la reunión del Director de Finanzas como una prioridad.
Póngase en contacto con el proveedor y reserve provisionalmente la ranura solicitada y planifique que se produzca en la oficina del gestor o en el sitio del proveedor. Entonces Justin debería responder que su representante discutirá una ubicación confirmada en su regreso. Déjelo como reserva provisional hasta que vuelva el gestor. Permitir una media hora a cada lado en caso de que haya una razón justificada para que Carl visite el sitio del proveedor, lo que permitirá que el tiempo para viajar en cada sentido. Por suerte, la reunión no cubre más del 50% del día laborable.
Es posible que el gestor sepa – pero usted no lo sabe. Usted tendrá que saber sobre cada reunión en caso de que su gerente pregunte – así que pregunte! Una vez más, esto se reduce a la comunicación, si alguna vez no está seguro de una reunión, pregunte a su gerente. Por ahora, no planifique esto y responda que su representante lo discutirá con ellos a su regreso, ya que ha pedido sólo las reuniones de prioridad más alta con una razón justificable para ser reservado en su ausencia.